Workplace Experience für das Team - Teil 2

Mobiles Arbeiten und weniger Präsenzarbeit in Büros wird, wie in der vergangenen Woche schon im ersten Teil dieser Serie beschrieben, zukünftig wohl zum Alltag vieler Unternehmen gehören. Es zeichnet sich deutlich ab, dass Homeoffice Konzepte und flexible Arbeitsmodelle nicht nur ein kurzzeitiger Trend sein werden. Denn vielerorts hat ein Umdenken in Richtung moderner Arbeitskonzepte und New Work stattgefunden. Diese Tendenz hat bereits vor der Pandemie eingesetzt – Homeoffice-Regelungen und hybride Arbeitsweisen wurden populärer und im Sinne einer besseren Work-Life-Balance immer häufiger umgesetzt.  

Nicht zu bestreiten ist aber auch, dass die Pandemie einen großen Schub zu einer neuen Denkweise beigetragen hat. Unternehmen haben gemerkt, das Arbeiten auch anders funktionieren kann. “Back to Business” – die Rückkehr in einen “traditionellen” Arbeitsalltag mit fünf Bürotagen – wird es in vielen Unternehmen, in denen es möglich ist, wohl nicht mehr geben. Flexible Arbeitsmodelle in Zeit und Ort sind vielerorts mittlerweile zur Regel geworden und formieren sich zu einem entscheidenden Kriterium für Angestellte und Talente, um sich bei einem Arbeitgeber “wohlzufühlen” oder sich für ihn zu entscheiden. Viele Unternehmen stehen daher vor der Frage, wie sie das flexible Arbeiten in ihren Alltag integrieren können, ohne dass es in Chaos ausartet. Die Umsetzung von Faktoren, wie unterschiedliche Arbeits- oder Bürozeiten und eine dafür nicht kompatible Bürowelt stehen bei den Gedankenspielen von Unternehmen hier an zentraler Stelle.

Den richtigen Ansatz für ein gelungenes Arbeitsplatzmanagement in diesem Sinne zu finden, ist mitunter einfacher gesagt als getan. Die Umsetzung erfordert ein umfassendes Konzept, das ein Management von Büros, Räumen und einzelnen Arbeitsplätzen umfasst, welches es den Mitarbeitenden gleichzeitig auch ermöglicht, eigenständig die von ihnen gewünschten und benötigten Arbeitsplätze zu buchen, (zusammen) zu arbeiten, zu lernen und innovativ zu sein. 

Ziel dieses modernen Umgangs bzw. Managements mit und von Arbeitswelten ist es daher, das Arbeitsumfeld effektiv in den Dienst der Mitarbeitenden zu stellen, um ihnen eine unkomplizierte Büro- und Arbeitsplatznutzung in Zeiten hybrider Arbeit zu ermöglichen. Die Arbeitswelt mit all seinen Räumen und Arbeitsplätzen muss in diesem Sinne zukünftig flexibel nutzbar sein. Das erfordert zunächst ein Umdenken und eine Neuausrichtung sowohl bei Unternehmen als auch bei vielen “traditionellen” Mitarbeiter*innen, die auf dem Weg in diese moderne Arbeitswelt noch abgeholt werden müssen. Vielerorts ist eine komplett neue Bürostruktur vonnöten – keine festen Arbeitsplätze und Clean-Desk Philosophie sind beispielsweise erste wichtige Aspekte, um die notwendige Flexibilität für moderne Arbeitsformen zu schaffen. Man muss sich für eine flexible Arbeitsweise also von einer starren Bürostruktur lösen – eine Herausforderung für alle Beteiligten. 

Gleichzeitig müssen Lösungen gefunden und eingesetzt werden, mit denen die neue Arbeitswelt flexibel genutzt werden kann. An oberster Stelle stehen hier die einfache und schnelle Reservierung, Buchung und Nutzung flexibler Arbeitsplätze in einer neuen Bürostruktur. Unternehmen können das Umdenken und die Akzeptanz ihrer Angestellten sowie die Anpassungen an diese sich verändernde Arbeitswelt nur dann vorantreiben, wenn sie im Alltag unkompliziert umsetzbar gemacht wird – diese Möglichkeit erschaffen umfassende digitale Lösungen für das Arbeitsplatzmanagement mit Tools für die Nutzung der Arbeitswelt im Alltag.

Mit neuen Aufteilungen, einer anderen Struktur oder weniger festen Arbeitsplätze für die Angestellten ergibt sich die Herausforderung, die seit vielen Jahrzehnten in den Köpfen “traditioneller” Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen verankerten festen Strukturen aufzuweichen – der erste Schritt einer Umsetzung moderner Arbeitskonzepte beginnt vielerorts daher im Kopf. Moderne Workplace Lösungen können hier gezielt dazu beitragen, dass sich alle Nutzer*innen schnell und intuitiv in der neuen Situation einer modernen Arbeitswelt zurechtfinden und sind daher ein gutes Argument, den Weg in die Zukunft jetzt einzuschlagen. 

Bei der Einführung hybrider Arbeitsweisen muss neben dem Verständnis “von Arbeiten” also bestenfalls ein “Werkzeug” etabliert werden, dass die angepasste Infrastruktur von bestehenden Arbeitswelten einfach nutzbar macht. Sind Mitarbeiter*innen beispielsweise an drei Tagen in der Woche im Homeoffice, benötigen sie keinen festen Arbeitsplatz im Büro – die vorhandenen flexiblen Arbeitsplätze in den Büros müssen aber transparent sein und unkompliziert gebucht und genutzt werden können. 

Jede Branche und jedes Team benötigten hier jedoch eine individuelle Herangehensweise und maßgeschneiderte Lösungen, die auf ihre Bedürfnisse und Arbeitsweisen zugeschnitten sind. Die flexible Nutzung von weniger und dabei von freien Arbeitsplätzen steht hier im Vordergrund und gehört zur Bürowelt der Zukunft – eine gut nutzbare, operative Flexibilität im Arbeitsalltag ist entscheidend. Eine neue Arbeitswelt, in dem die Mitarbeitenden Schwierigkeiten haben, den benötigten Arbeitsplatz oder Raum zu finden, den sie für ihre Arbeit benötigen, ist nicht gut organisiert und verschlechtert die Akzeptanz gegenüber modernen Arbeitsweisen. 

Der primäre Mehrwert des Arbeitsplatzmanagements besteht daher darin, den Mitarbeiter*innen die Arbeit zu erleichtern, indem ihnen intelligente Lösungen angeboten werden, um die von ihnen benötigten Räume, Plätze und Ausrüstung unkompliziert und schnell zu finden, sie zu reservieren und sie zu nutzen. Dem Team muss die flexible Arbeitsplatznutzung so einfach wie möglich gemacht werden. Mitarbeiter*innen möchten zukünftig nicht ins Büro kommen und aufwendig nach einem adäquaten Arbeitsplatz suchen müssen – mit einer modernen Workplace Lösung und der unkomplizierten Reservierung oder Buchung von Arbeitsplätzen müssen sie das nicht. 

Die Workplace Lösung ermöglicht hier eine weitaus flexiblere Büronutzung mithilfe des Internet of Things (IoT) und optional integrierbarer Sensoren für die Übermittlung von Echtzeitdaten an das System, die anderen Lösungen nicht bieten. Mitarbeiter*innen sehen auf einer dreidimensionalen Bürokarte in einer App, auf dem PC oder auf vor Ort im Eingangsbereich installierten Displays sofort, welcher Platz reserviert oder aktuell besetzt ist. Freie Plätze können sie dann ganz einfach direkt über die Karte im System reservieren bzw. buchen – flexible Arbeitsplatznutzung ganz einfach. 

Bei ihrer Buchung und der Wahl ihres Arbeitsplatzes können die Nutzer*innen gleichzeitig weitere Faktoren mit einbeziehen. Das System kann beispielsweise anzeigen, wie ein Arbeitsplatz ausgestattet ist – ist ein “zweiter” Monitor oder die passende Docking-Station für den Laptop vorhanden – und zusätzlich über weitere integrierte Sensoren für die Raumtemperatur oder Luftqualität darstellen. Hier spielen z. B. die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter, die Luftqualität und viele weitere Faktoren eine Rolle. Mit all diesen Tools unterstützt die Workplace Lösung Unternehmen und Mitarbeitende, sich in einem flexiblen Arbeitsumfeld zu orientieren – mitunter auch dank Echtzeitdaten.

Mithilfe der optional integrierbaren Sensoren kann das System diese Echtzeitdaten nutzen (muss aber nicht), um Mitarbeiter*innen bei der Navigation durch die komplexen Gegebenheiten einer flexiblen Büroumgebung und Arbeitsplatznutzung erheblich zu unterstützen. Dabei ermöglicht besonders die Visualisierung der Büroumgebung in Form einer maßgeschneiderten Bürokarte eine einfache Suche und die schnelle Buchung freier Kapazitäten. Auf den beschriebenen dreidimensionalen Karten wird die Bürowelt anschaulich dargestellt und alle Nutzer*innen sehen anhand unterschiedlich farbiger Markierungen, welche Plätze und welche Räume reserviert oder gebucht sind. 

Aktuell belegte Plätze und Räume werden hier anhand eines Bewegungssensors erkannt und mit einem Symbol markiert (Diese Funktion kann im Sinne des Datenschutzes anonym dargestellt werden). Ein Vorteil dieser Funktion ist es, dass auch Mitarbeitenden, die spontan ins Büro kommen, unkompliziert und schnell einen Arbeitsplatz finden können. Verzichtet man auf die Anonymisierung, ermöglicht das System es, Kolleg*innen aufzufinden bzw. herauszufinden, wann sie im Büro sind. Eine hilfreiche Unterstützung, um z. B. die für ein Meeting notwendigen Kolleg*innen zu koordinieren. Das smarte System bietet so, ein für alle Mitarbeitenden einfach bedienbares Tool, um sich bei der hybriden Arbeitsweise in einem neuen Büroumfeld mit flexiblen Arbeitsplätzen zurechtzufinden.

Die digitale Workplace Lösung kann Unternehmen mit all seinen Features so eine wertvolle Unterstützung sein, um ein gutes Arbeitsumfeld für ihre Mitarbeiter*innen zu schaffen und gleichzeitig die Kosten auf verschiedenen Ebenen optimieren. Insbesondere für das Management liefert die Technologie mit ihren „reellen” Nutzungsdaten und einem Tool zur Analyse der Flächennutzung hier eine große Hilfe bei der Optimierung der Bürofläche.

Neben den Einsparpotenzialen bei der Fläche werden gleichzeitig aber auch die Angestellten aufgrund der unkomplizierten Handhabung sowie Nutzung auf dem Weg in die Arbeitswelt der Zukunft mitgenommen. Denn eines sollte beachtet werden: Die Umsetzung moderner, hybrider Arbeitsweisen ist einerseits eine Herausforderung für viele traditionell denkende Mitarbeitende. Die zukunftsorientierte Ausrichtung der Arbeitswelt ist andererseits aber zunehmend ein entscheidender Faktor auf dem Arbeitsmarkt. Mitarbeiter*innen legen immer mehr Wert auf flexible Arbeitsweisen und die Neuakquirierung potenzieller Mitarbeiter*innen oder Talente hängt mitunter viel von modernen Arbeitsweisen ab.

Es steht somit außer Frage, dass ein effektives Arbeitsplatzmanagement viele Parameter berücksichtigen muss. Aus diesem Grund ist die Einführung einer integrierten digitalen Workplace Lösung für Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden ein gutes Arbeitsumfeld bieten und gleichzeitig die Kosten unter Kontrolle halten wollen, heute und in Zukunft unerlässlich.

So dient das Workplace System letztendlich nicht nur dem Flächenmanagement, auch wenn es hier entscheidende Vorteil bietet. Es ist vielmehr ein System für die optimale Nutzung von Büros, die umfassende Analyse der Büronutzung und die darauf abgestimmte Planung der benötigten Bürowelt. Die Workplace Lösung wird so zu einem wesentlichen Instrument, um sicherzustellen, dass sowohl das Unternehmen als auch deren Mitarbeiter*inne in Zukunft von der Einführung neuer Arbeitsweisen profitieren, indem sie sich an die sich ändernden Bedürfnisse anpasst und gleichzeitig Kosten optimiert.