Workplace Analytics für das Büro – Teil 1

In den letzten Jahren hat sich die Arbeitswelt rasant entwickelt – Arbeitnehmer*innen verlangen nach mehr Flexibilität und moderne Arbeitsweisen erhalten dadurch den Einzug in viele Unternehmen. Die Covid-Pandemie hat hier mitunter noch einige zusätzliche Steine ins Rollen gebracht. Aufgrund dieser Bewegung werden viele Unternehmen sich zunehmend der Bedeutung eines optimalen Arbeitsplatzmanagements für Büros, Flächen und ganzer Immobilien sowie des Wertes einer guten Arbeitsumgebung für die Produktivität ihrer Mitarbeiter bewusst. Für die Gestaltung zukunftsorientierter Arbeitsweisen werden digitale Workplace Management Lösungen damit zu einem entscheidenden Faktor – einerseits für die Umsetzung zukunftsorientierter Arbeitsmethoden in Büros und andererseits für die damit einhergehende kostenorientierte Anpassung von Flächen.

Mehr mobiles Arbeiten und weniger Präsenzarbeit ist in vielen Unternehmen heute an der Tagesordnung. Mitarbeiter*innen werden mit Blick auf diesen Trend zukünftig weniger in den Büros sein. “Weniger” ist hier der entscheidende Begriff und soll meinen, das Büro als Arbeitsort fällt nicht komplett weg und bleibt ein wichtiger Bestandteil zukunftsorientierter Arbeitsweisen. Eine “No-Office-Philosophie” wird es wahrscheinlich eher selten geben. Denn der direkte Austausch mit Kolleg*innen, die Zusammenarbeit, die Kommunikation und die Interaktion stehen dem entgegen und bilden wichtige soziale Faktoren für ein funktionierendes Team. Das bedeutet, die unregelmäßige, flexible Inanspruchnahme von Büros und den dort vorhandenen Arbeitsplätzen steht bei der Nutzung der Arbeitswelt von Morgen im Vordergrund. Und das bedeutet weiterführend: Aufgrund weniger regelmäßiger Belegung sowie fehlender Auslastung kann ungenutzte, überflüssige Fläche eingespart bzw. anders genutzt werden.

Das Büro wird also noch lange nicht zum Auslaufmodell – hybride oder flexible Arbeitsweisen werden aber zu einer veränderten Nutzung und somit zu möglichen Anpassungen der Bürostruktur sowie der Bürogröße führen. Letzten Endes kommt dieser Trend den Unternehmen bei einem Einsatz moderner technischer Mittel für das Flächenmanagement sogar zum Vorteil – moderne Workplace Lösungen erlauben es, die Bürowelt entsprechend der veränderten Bedürfnisse anzupassen, sie flexibel nutzbar zu machen, um den Mitarbeiter*innen die neuen Arbeitsweisen zu ermöglichen und letzten Endes sogar Kosten für ungenutzte Fläche einzusparen. 

Daneben bringt die Umsetzung moderner Arbeitsweisen Chancen für eine gute Positionierung auf dem Arbeitsmarkt mit sich – beispielsweise, um Mitarbeiter*innen zu binden, sie zu akquirieren oder sich im Ringen um Talente gut darzustellen, indem Unternehmen sich an deren moderne Präferenzen für eine flexible Arbeitsweise orientieren. Das Ziel für Unternehmen sollte es also sein, die Entwicklung moderner Arbeitsweisen in ihren Alltag zeitgemäß umsetzen zu können, dabei gleichzeitig von einer optimalen Büronutzung durch die Mitarbeiter*innen zu profitieren und bestmöglich Fläche einzusparen, die aufgrund einer geringeren Auslastung von Arbeitsplätzen eventuell überflüssig wird. Also: Drei Fliegen mit einer Klappe schlagen – und das funktioniert in diesem Fall wirklich.

Für die hier notwendige “Neu-”Organisation der Bürowelt und dem Streben nach einer optimale Flächenauslastung, ist der Einsatz einer Workplace-Lösung von erheblichem Nutzen. Ein zukunftsorientierter, integrierter Ansatz beim digitalen Büro- und Arbeitsplatzmanagement mithilfe einer modernen Lösung, ermöglicht es den Unternehmen, mit den Entwicklungen in der Arbeitswelt Schritt zu halten und gleichzeitig ihre Kosten für überflüssig angemietete Flächen zu reduzieren oder diese Flächen anderweitig zu nutzen. Auf Grundlage reeller Nutzungsdaten ihrer eigenen Büros können Unternehmen derartige Flächenanpassungen gezielt und schnell umsetzen. Wird beispielsweise ein Konferenzraum nur sehr selten benutzt oder ist er nie voll ausgelastet, kann dies anhand der erhobenen Daten aus dem Workplace System erkannt werden. Daraus resultierend können Nutzer*innen folglich Schlüsse sowie Aktionen ableiten und entscheiden, ob der Konferenzraum z.B. verkleinert oder gar ganz abgeschafft wird und man auf eine Alternative zurückgreift. 

Die Bürowelt wird so explizit an die Bedürfnisse von Unternehmen und deren Mitarbeiter*innen ausgerichtet – einerseits für die optimale Umsetzung moderner, hybrider Arbeitsweisen im Alltag und andererseits für eine bessere Rentabilität ihrer genutzten Flächen.

Um aber die vielen Vorteile des Einsatzes einer Workplace Lösung richtig zu nutzen, muss man die Herausforderung hinter den neuen Arbeitsweisen erkennen und die Merkmale der unterschiedlichen heute auf dem Markt erhältlichen Software verstehen. Die schlichte Einführung flexibler oder hybrider Arbeit in einem Unternehmen mit altgedienter Bürostruktur wird mitunter nicht funktionieren – neue Arbeitskonzepte benötigen eine Anpassung der Bürowelt und der Bürostruktur. Moderne Workplace Lösungen mit der Möglichkeit, Sensoren in das System zu integrieren, sind daher umfassender als ein einfaches Büroverwaltungs-Tool oder eine alleinstehende Raumbuchungssoftware. Mit einer dadurch ermöglichten steten “Daten-”Aktualität und sogar Echtzeitdaten sind sie den neuen Anforderungen an die moderne Arbeitswelt weitaus mehr angepasst und ermöglichen die heute notwendige, Analyse der Auslastung sowie die flexible Nutzung von Räumen sowie Arbeitsplätzen und deren gezielte Anpassung.

Die modernen Tools realisieren einerseits eine “einfache” Reservierung sowie Buchung von Arbeitsplätzen oder Räumen durch die Mitarbeiter*innen (dazu mehr in Teil 2 dieses Artikels in der kommenden Woche)  Andererseits erlauben sie dem Unternehmensmanagement die optimale Analyse der Nutzung sowie der Auslastung von Büros für deren Anpassung, Umstrukturierung bzw. die Reduktion von nicht benötigter Fläche auf Grundlage vieler Nutzungs- und Echtzeitdaten. Neben den “normalen” Reservierungsdaten im System können hier beispielsweise Sensoren integriert werden, die eine tatsächliche Anwesenheit oder sogar die Personenzahl in Räumen und an Arbeitsplätzen erkennen. 

Anhand der Erfassung und Analyse dieser reellen Nutzungsdaten zu Belegungstrends können die Unternehmen folglich nachvollziehen, wie sich die Belegungsmuster im Laufe der Zeit verändern, wie Räume oder Arbeitsplätze genutzt werden, ob sie ausgelastet sind oder ob schlichtweg zu viele oder zu wenige Arbeitsplätze eingerichtet sind. Das verschafft ihnen “regelmäßig” die Möglichkeit, die Bürofläche und die Raumaufteilung an den tatsächlichen Belegungsbedarf anzupassen oder ihre Miet- und Betriebskosten aufgrund eingesparter Fläche zu senken. Das Workplace System bietet damit eine effiziente Lösung für das Flächenmanagement und dient als Instrument, um ein besseres Umfeld für die Mitarbeiter*innen zu schaffen – und dass bei gleichzeitig möglicher Reduktion von Fläche, Miet- und Energiekosten.

Stellt ein Unternehmen demnach beispielsweise eine geringere Belegung von Arbeitsplätzen aufgrund der Abschaffung einer Anwesenheitspflicht im Büro fest, kann z. B. die Anzahl der Arbeitsplätze reduziert werden. Dabei ermöglicht die Workplace Lösung den Mitarbeiter*innen, trotzdem unkompliziert auf eine geringere Anzahl an Plätzen zurückzugreifen, die einfach über das digitale System buchbar sind – sei es auf dem Smartphone, dem PC oder in Büros verbauten Touchpoints.

Die mögliche Einsparung von Arbeitsplätzen und Fläche ist jedoch individuell und nicht in jedem Unternehmen gleich: Es wurde zwar bereits vor einigen Jahren festgestellt, dass der durchschnittliche Belegungsgrad von Büros und Arbeitsflächen aufgrund unterschiedlicher Faktoren wie z. B. Außendiensttätigkeiten und hybriden Arbeitens bei ca. 50 Prozent liegt, aber die tatsächliche Auslastung ist in jedem Unternehmen individuell. Eine optimale, gezielte Anpassung der Arbeitsfläche kann daher nicht auf Schätzungen oder Erfahrungswerten beruhen und nur auf Grundlage wahrhaftiger Daten erfolgen. Diese wertvollen Daten für die individuelle Analyse liefern moderne Wokplace Lösungen. Ein wichtiger Faktor, den die Miet- sowie die Betriebskosten für genutzte Immobilien gehören häufig zu den größten Ausgaben von Unternehmen – hier schlummert vielerorts also erhebliches Einsparungspotenzial.

Besonders mit Hinblick auf die steigenden Energiekosten ermöglicht der Einsatz eines modernen Workplace Systems Unternehmen eine bessere Planung der Energieversorgung sowie die optimale Organisation von FM-Dienstleistungen – ausgerichtet an den tatsächlichen Bedarf sowie der Nutzung von Gebäuden, ihren Räumen, Arbeitsplätzen und der Nutzer*innen. Wenn ein Raum zum Beispiel tagsüber überhaupt nicht genutzt wurde, muss auch kein Reinigungspersonal eingesetzt werden. Wenn ein Raum nicht gebucht wird, muss er nicht klimatisiert oder geheizt werden. Eine einfache Rechnung, bei der dank dieser intelligenten Dienste, Betriebskosten gesenkt werden.

Das Workplace System dient also letztendlich nicht nur dem Flächenmanagement im Sinne der Raum- oder Arbeitsplatzbuchung, auch wenn es hier entscheidende Vorteile bietet. Es ist vielmehr ein umfassendes System, dass neben der einfachen Raum- bzw. Arbeitsplatzbuchung auch die umfassende Analyse der Büronutzung und die darauf abgestimmte Planung der benötigten Bürowelt für die optimierte Nutzung ermöglicht.

Die Größenordnung kann dabei variieren und intelligente Workplace Lösungen sind daher individuell skalierbar – von der Verwaltung einiger weniger Arbeitsplätze über das Management eines Büros, bis hin zur Verwaltung eines großen, verteilten Immobilienportfolios. Immer umfasst es alle Prozesse, die das Leistungsniveau von Arbeitsplätzen und ganzer Gebäude verbessern, von der strategischen Planung bis hin zur operativen Nutzung von Räumen, Plätzen oder der Ausrüstung.

Das Workplace System ermöglicht mit seinen Tools eine mittel- und langfristige Abstimmung von Unternehmensstrategien auf die Arbeitswelt. Viele Parameter beeinflussen dieses Umfeld: Wachstum, neue Märkte, Veränderungen in der Belegschaft, Unternehmenszusammenschlüsse usw. genau darauf ausgelegt ermöglicht die Lösung eine kontinuierliche Analyse der Auslastung, um die Umsetzung neuer Strategien zu gewährleisten, und diese folglich gegebenenfalls schnell anzupassen. Dieser Analyseprozess integriert alle Aktivitäten, die eine Optimierung der Arbeitsflächen ermöglichen, einschließlich der tatsächlichen Nutzungsdaten sowie der Koordinierung aller mit der Entwicklung des Unternehmens verbundenen Änderungen.

Durch den Einsatz einer derart integrierten Lösung mit reellen Nutzungsdaten können all diese Entwicklungen berücksichtigt werden, um die am besten geeigneten strategischen Entscheidungen zu treffen. Anhand der expliziten Analysedaten ermöglicht das System so z.B. auch die Vorwegnahme künftiger Bedürfnisse durch die Ausarbeitung verschiedener Szenarien auf die möglichen Entwicklungen und Ziele des Unternehmens abgestimmt.

Die Workplace Lösung wird so zu einem wesentlichen Instrument, um sicherzustellen, dass sowohl das Unternehmen als auch seine Mitarbeiter*innen von der Einführung neuer Arbeitsweisen profitieren. Das Ergebnis ist ein effektives Management der Arbeitsumgebung – immer auf Grundlage von Analysen reeller Nutzungsdaten und den daraus entwickelten Strategien für die Planung, die Anpassung und die Verwaltung von der Fläche in Abhängigkeit von Auslastung und Kosten.

Wie alle Nutzer*innen sowie Mitarbeiter*innen sich bei der Anpassung bzw. Reduzierung von Flächen und Arbeitsplätzen im Zuge der Umsetzung moderner Arbeitsweisen dennoch unkompliziert im Büroalltag zurechtfinden und immer den für sie passenden Arbeitsbereich finden, erfahren Sie in Teil zwei dieser Artikelreihe in der kommenden Woche mehr.