In vielen Unternehmen hat die Situation rund um die Covid-19 Pandemie einige Steine ins Rollen gebracht und auch neue Arbeitskonzepte weiter etabliert. Das Arbeiten im Homeoffice hat an Stellenwert gewonnen und wird vielerorts wohl auch in Zukunft häufiger eine entscheidende Rolle spielen. Dieses Wissen führt uns schon jetzt zu dem Gedankenspiel, wie ein gelungenes Worplacemanagement in Zukunft funktionieren kann, um gegebenenfalls teure Fläche einzusparen und trotzdem allen Mitarbeitern ein komfortables Arbeiten zu ermöglichen.
Auslastung von Büros verbessern & Kosten mit wirksamen Arbeitsplatzmanagement einsparen
Begriffe, wie New Work und hybrides Arbeiten sind aber nichts Neues. Moderne Arbeitsplatzkonzepte haben schon vor der Corona-Krise an Bedeutung gewonnen – flexible Arbeitszeitmodelle, Homeoffice- und Außendiensttätigkeiten führten in so manch einem Büro zu einer Auslastung von nur etwa 40-50 Prozent der vorhandenen Arbeitsplätze an einem normalen Arbeitstag. Die Vermutung liegt nahe, dass sich besonders die Arbeit aus dem Homeoffice in der Zukunft weiter auf die Art und Weise, wie wir arbeiten werden, auswirkt – Unternehmen und deren Mitarbeitende haben gute Erfahrungen und Best-Practices gesammelt. Die Digitalisierung macht das Arbeiten von zu Hause einfach und viele Arbeitgeber stellen fest, dass ihre Mitarbeiter genauso produktiv sind, wie vor Ort im Büro. Das wird eine noch geringere Auslastung von Arbeitsplätzen in Büros mit sich bringen und ein effektives Workplacemanagement wird für Unternehmen wichtiger denn je, um Fläche und somit Kosten einzusparen.
Die Digitalisierung der Arbeitswelt – der Arbeitsplatz wird immer häufiger das Zuhause.
Mitarbeitende, die häufiger aus dem Homeoffice arbeiten und eventuell nur einmal oder zweimal in der Woche im Büro sind, werden keinen festgelegten Schreibtisch benötigen – ihr Arbeitsplatz vor Ort kann variieren. Digitale Lösungen zur Unterstützung von flexiblen Arbeitsplatzkonzepten werden für die Planung zukünftiger Büro- und Arbeitsplatznutzung einen neuen Stellenwert erlangen – sie liefern anhand erhobener Daten wichtige Entscheidungsgrundlagen und ermöglichen Immobilien- oder Büronutzern die unkomplizierte Reservierung bzw. Buchung von Räumen oder Arbeitsplätzen.
Eine Smart-Building-Plattform erschafft mithilfe der Übermittlung von Buchungs- sowie Echtzeitdaten eine flexible Nutzung von Flächen für ein effektives Workplacemanagement in den Büros. Damit entstehen neue Möglichkeiten für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden. Weniger feste Arbeitsplätze, mehr Flexibilität – Einzelbüros werden zunehmend in alternative Bürolösungen umgewandelt, sodass Arbeitsplätze variabel von verschiedenen Mitarbeitern genutzt werden und Flächen zu Kostenreduzierung eingespart werden können.
Smart Buildings – unser Arbeitsplatz der Zukunft
Besonders mittels IoT vernetzte, intelligente Büros werden damit einen immer höheren Stellenwert erhalten. Die Vernetzung von Sensoren, Smart-Building-Plattformen und letzendes dem Nutzer unterstützt bei der Optimierung der Flächen- und Arbeitsplatznutzung, bei der Steuerung des Facility Managements sowie beim Einsparen von Fläche und Energie. So verbessert ein derartiges System gleichermaßen den Service von Immobilienunternehmen, das Management von Büros und Arbeitsflächen sowie den Komfort bei der Immobiliennutzung – und mitunter auch bei einer Reduzierung von Miet- und Betriebskosten.
Der Schlüssel für den großen Mehrwert liegt in der möglichen Verbindung aus Funksensoren und einer Softwarelösung – die Sensoren liefern Daten in Echtzeit, die in der Smart-Building-Plattform ausgewertet werden, um Gebäude und deren Räume im Alltag bedarfsabhängig und flexibel nutzen zu können – für wechselnde Anforderungen im Büroalltag genauso wie für einen nachhaltigen Betrieb von Immobilien. Viele intelligente Lösungen, wie die unkomplizierte Tisch- und Raumreservierung für Büros, eine smarte Energieverwaltung oder der Einsatz von Sensoren zur Koordination des Facility-Management bieten hilfreiche Unterstützung und lassen sich heutzutage unkompliziert auch in älteren Immobilien nachrüsten.
Wichtig: Auch ohne Sensoren ermögliche Smart-Building-Plattformen eine Optimierung des Worplacemanagement auf der Grundlage von Buchungs- und Nutzungsdaten. Die Buchungszyklen sowie die Auslastung von Räumen und Flächen geben Hinweise auf den tatsächlichen Bedarf an räumlichen Ressourcen, der dementsprechend angepasst bzw. reduziert werden kann.
Effektiver Mehrwert – Smart Building Plattformen für das Arbeitsplatzmanagement
Über die Smart-Building-Plattform bereitgestellte Informationen ermöglichen es also, mit oder ohne integrierte Sensoren, den genauen Nutzungsbedarf von Flächen zu erfassen, diese zu koordinieren und Dienstleistungen entsprechend intelligent zu steuern. Alle verfügbaren Arbeitsplätze (belegt under frei) werden den Mitarbeitern auf Displays im Büro angezeigt oder sind über eine App abrufbar – die Lösung, um bei modernen Arbeitskonzepten freie Arbeitsplätze schnell zu finden und die Platzvergabe in einem Büro einfach zu organisieren.
Einfach muss es sein. Denn Nutzer sind es aus dem Alltag heutzutage gewohnt, fast alles über einen Bildschirm zu steuern, sei es mit einem Smartphone, Tablet PC, dem Laptop oder Infoterminal – sie erwarten einen ähnlichen Service und die gleichen Interaktionsmöglichkeiten an ihrem Arbeitsplatz.
Das kann die Smart-Building-Plattform liefern. Ein System mit persönlicher Unterstützung, das eventuell Live-Sensordaten und eine Darstellung der Raum- sowie Arbeitsplatzaufteilung nutzt, ermöglicht neben der Navigation am Arbeitsplatz, die Buchung von Dienstleistungen und sofortiges Feedback. Jeder Mitarbeiter, der ins Büro kommt, kann sich im Vorhinein über die App, eine Browseranwendung oder direkt vor Ort im Büro über Displays einen Arbeitsplatz aussuchen und reservieren. Ungenutzte Büros oder Konferenzräume erst gar nicht gekühlt, geheizt oder vom Reinigungspersonal gesichtet werden, sodass Unternehmen durch einen niedrigeren Energieverbrauch Kosten und Ressourcen bei den Betriebskosten sparen können.
Kurzfristige Reaktion auf Umstellungen bei Arbeitsplätzen
Unternehmen, Mietern und Nutzern von Immobilien wird mit derartigen Smart-Building-Lösungen ein Instrument an die Hand gegeben, Arbeitsplätze und ganze Büros effektiv zu nutzen und zu managen – denn auch kurzfristig werden sich Arbeitsplätze einigen zentralen Herausforderungen stellen müssen.
Müssen oder möchten Sie neue Arbeitsweisen in Ihrem Unternehmen einführen und Ihr Workplacemanagement kurzfristig neu ausrichten? Erfahren Sie mehr in unsere E-Books zum Themen „hybrides Arbeiten“.
