Mit Hinblick auf die zukünftige Nutzung von Büros und unter der Berücksichtigung hybrider Arbeitsweisen ist eine der größten Herausforderungen die Ungewissheit in Bezug auf die Frequenz bei der Büronutzung bzw. die Nutzungsmuster – wie wird sich der Arbeitsalltag in Büros darstellen? Inwiefern werden Dynamik und Wahlfreiheit in flexiblen Büros vonnöten sein? Wird zu viel Flexibilität zu Problemen führen? Würden stark strukturierte “Nutzungsrichtlinien” für hybrides Arbeiten Probleme vermeiden? Wohl nicht… Effektiver wäre es, die Büronutzung auf Grundlage von Analysen und Nutzungsmustern auszurichten oder den Arbeitsplatz anzupassen, indem neue Verhaltensweisen der Mitarbeiter am Arbeitsplatz berücksichtigt werden.
Inwiefern stellt die Dynamik von Hybridbüros eine Herausforderung für die Immobilienbranche dar?
Die Herausforderung beim flexiblen Arbeiten lässt sich recht einfach zusammenfassen: Wenn sich die Einzelentscheidungen der Mitarbeiter auf die gleichen Zeiten und Tage konzentrieren, an denen sie im Büro arbeiten wollen, ist das Ergebnis aus Sicht von Unternehmen und Immobilienmanagement wahrscheinlich sehr ineffizient.
Stellen Sie sich vor, dass Mitarbeiter an mindestens drei Tagen in der Woche ins Büro kommen sollen und sich dabei die Tage selbst aussuchen dürfen. Was passiert, wenn der Großteil der Mitarbeiter sich dafür entscheidet, montags und freitags im Homeoffice zu arbeiten, um nach dem Wochenende etwas länger auszuschlafen oder den Wochenendverkehr zu umgehen?
Das Ergebnis: Von Dienstag bis Donnerstag wird es wahrscheinlich ein Gedränge im Büro hervorrufen, bei dem Mitarbeiter viel Zeit mit der Suche nach freien Schreibtischen verschwenden. Könnten Unternehmen bzw. Immobilienmanagement dieses gehäufte Auftreten jedoch bereits im Voraus berücksichtigen, würde sich auf Grundlage gesammelter Nutzungsdaten die Möglichkeit ergeben, Büros anders zu konzipieren oder die Planung der Büronutzung zu optimieren. Genau dabei unterstützen Smart-Building-Tools für die Raumbuchung und die Analyse der Büronutzung.
Ein Lösungsvorschlag könnte dann beispielsweise die Einführung eines Belegungsplanes oder eines turnusmäßigen Wechsels im Büro auf Grundlage von gesammelten Nutzungsdaten sein. Bestimmte Teams oder Abteilungen würden dann bestimmten Tagen zugewiesen und der Büroverkehr wäre weitgehend vorhersehbar. Diese Lösung wäre wahrscheinlich für die Belegungsplanung effektiv, wobei Software-Terminierungs- und Reservierungstools für eine einfache (Neu-) Zuweisung eingesetzt werden. Gleichzeitig unterstützen sie auch live dabei, schnell einen geeigneten Arbeitsplatz zu finden, wenn das Büro mal etwas voller sein sollte.
So bringen die smarten Lösungen mit der Nutzung von Echtzeitdaten die Wahlmöglichkeiten und die Flexibilität mit, die eine Büronutzer weniger einschränken und Begegnungen zwischen Mitarbeitern, die verschiedenen turnusmäßigen Arbeitszeiten zugewiesen sind, ermöglichen. In Organisationen mit variablen Teams könnte dies trotz eventueller Belegungspläne zu den Vorteilen von mehr Dynamik und Flexibilität führen.
Analyse zur Bewältigung der Herausforderung
Es ist jedoch nicht unbedingt notwendig, dass jede Organisation solch “strenge Richtlinien” wie beispielsweise Belegungspläne aufstellen muss, um hybrides Arbeiten erfolgreich zu gestalten. Das erwähnte Szenario ist lediglich hypothetisch. Mitarbeiter können natürlich auch in andere Muster verfallen. Eltern könnten zum Beispiel ihre Bürozeiten an den Bring- und Abholzeiten der Kinder ausrichten und jeden Tag eine gewisse Zeit im Büro verbringen. Andere Mitarbeiter orientieren ihren Bürozeitplan vielleicht an den Entscheidungen ihres Teams oder Managers oder folgen je nach Projektphase unterschiedlichen Zeitplänen. Junge oder neue Mitarbeiter gehen vielleicht häufiger ins Büro auf der Suche nach Mentoring- und Netzwerkmöglichkeiten. Insgesamt betrachtet können Spitzenzeiten und Zeiten mit weniger Auslastung in einem Büro weit weniger extrem ausfallen als in der vorherigen Hypothese – bzw. sie können in verschiedenen Büros stark variieren. Wichtig ist, dass Unternehmen und deren Mitarbeiter ihr Büro jederzeit effektiv und unkompliziert nutzen können.
Leistungsfähiges Werkzeug zur Erfassung von Nutzungsdaten
Unternehmen, die ihre Büronutzung auf Grundlage von mit Smart-Building-Lösungen gesammelter Daten ausrichten, befinden sich in der komfortablen Position, abschätzen zu können, wie sich die Dynamik des hybriden Arbeitens tatsächlich entfalten wird. Sensoren sind ein leistungsfähiges Werkzeug zur Erfassung von Verlaufsdaten zu Spitzenzeiten, Zeiten mit geringer Belegung, Durchschnittswerten und Aufenthaltsdauer an verschiedenen Orten sowie in verschiedenen Bereichen. Sind diese Daten erst einmal zusammengefasst und in Analyseprogrammen aufbereitet, können Manager die Ergebnisse nutzen, um hybride Arbeitsmuster zu bewerten und zu überprüfen, ob sie wirklich stabil sind oder sich ändern, sobald die anfängliche Neuheit des hybriden Arbeitens nachlässt.
Diese Muster können dann für datengesteuerte Entscheidungen verwendet werden, die sicherstellen, dass genügend Platz vorhanden ist oder aber eingespart werden kann, um keinen Büroraum zu verschwenden und die Anordnung von Büros bzw. die Sitzordnung im Hinblick auf flexibles Arbeiten neu zu gestalten. Andere Teams können die Daten nutzen, um bessere Entscheidungen in Bezug auf die Bereitstellung von Diensten zu treffen und ggf. auch Fernarbeitsrichtlinien auf der Grundlage transparenter Informationen einzuführen oder anzupassen.
Eine Spacewell Blog-Reihe
Dieser Blogbeitrag lehnt sich an eine Blog-Artikel unseres Schwesterunternehmens Spacewell an. In einer Blog-Reihe widmet sich Spacewell einer Vorschau auf einige Fragen zum hybriden Büro. Das Ziel ist es, die unterschiedlichen Szenarien hybrider Arbeitsplätze zu untersuchen und konkrete technische Lösungen zu erörtern, die für die Bewältigung von Hindernissen oder die Optimierung der Arbeitsplatzerfahrung für eine flexible Belegschaft genutzt werden können, die virtuell und im Büro tätig ist.
*JLL (01/2021). “Reimagine: The new future of work to shape a better world”
**PwC (01/2021). “US Remote Work Survey” Online.
