In den letzten Jahren hat sich das Arbeitsplatzmanagement rasant entwickelt, da sich Unternehmen zunehmend der Bedeutung einer optimalen Verwaltung von Büros, Flächen und ganzer Immobilien sowie des Wertes einer guten Arbeitsumgebung für die Produktivität ihrer Mitarbeiter bewusst sind. Digitale Workplace Management Lösungen gewinnen hier zunehmend an Bedeutung – einerseits für die Umsetzung zukunftsorientierter Arbeitsweisen in Büros und andererseits für die kostenorientierte Anpassung von Flächen.
Für die Organisation von Arbeitsplätzen in Unternehmen und deren Streben nach einer optimale Flächenauslastung ihrer Büros, ist der Einsatz einer Workplace-Lösung von erheblichem Nutzen – einerseits für die optimale Umsetzung moderner, hybrider Arbeitsweisen und andererseits für eine bessere Rentabilität ihrer genutzten Flächen und Büros. Ein integrierter Ansatz beim Arbeitsplatzmanagement mithilfe digitaler Lösungen ermöglicht es ihnen, mit den neuesten Entwicklungen am Arbeitsplatz Schritt zu halten und gleichzeitig ihre Kosten für überflüssig angemietete Fläche zu reduzieren oder diese Fläche anderweitig zu nutzen.
Arbeitsplatzmanagement: Begriffsbestimmung und wichtigste Herausforderungen
Arbeitsplatzmanagement ist ein umfassendes Konzept, das die Verwaltung von Büros, Räumen und einzelnen Arbeitsplätzen umfasst, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, eigenständig die von ihnen gewünschten und benötigten Arbeitsplätze zu buchen, (zusammen) zu arbeiten, zu lernen und innovativ zu sein. Daneben ergeben sich bei einem Einsatz moderner Workplace Lösungen häufig zudem Möglichkeiten der Flächenoptimierung, die zu einer erheblichen Reduktion von Betriebskosten führen.
Ziel dieses modernen Umgangs bzw. Managements mit und von Arbeitswelten ist es, das Arbeitsumfeld in den Dienst der Mitarbeitenden zu stellen (Mitarbeiterorientierung), um ihnen eine unkomplizierte Büronutzung in Zeiten hybrider Arbeit zu ermögliche. Eine gute Umsetzung moderner Arbeitsweisen mithilfe digitaler Workplace Lösungen trägt hier zum Erreichen dieser Ziele bei, indem sie sich an die sich ändernden Bedürfnisse anpasst und gleichzeitig Kosten optimiert.
Leistung am Arbeitsplatz
Das Arbeitsplatzmanagement mit digitalen Workplace Lösungen erschafft eine Büronutzung, die über die herkömmlichen Funktionen eines handelsüblichen Buchungssystems hinausgehen. Ein intelligentes System ermöglicht beispielsweise das schnelle Buchen und Reservieren von Räumen und Plätzen auf einem live dargestellten dreidimensionalen Bürogrundriss, der belegte Plätze und Buchungszeiten optimal abbildet.
Optional integrierbare Sensoren und die mit ihnen gesammelten Daten können dabei noch weitere Vorteile liefern. Neben umfangreichen Analysemöglichkeiten, auch von tatsächlichen Nutzungsdaten verbessern sie die schnelle Auffindbarkeit freier Plätze sowie die Zusammenarbeit der Mitarbeiter aufgrund Live-Daten. Das System ist also weit mehr als ein einfacher Unterstützungsdienst- es ist ein strategisches Instrument, das Unternehmen und deren Mitarbeitenden helfen kann, ihre Ziele zu erreichen und ihre Möglichkeiten auszubauen.
Ein gezieltes Arbeitsplatzmanagement mithilfe moderner Workplace Lösungen stellt daher einen konkreten Mehrwert im hier und jetzt und für die Zukunft dar – denn die Anpassung für eine immer zukunftsorientierte Arbeitswelt ist ein Prozess der kontinuierlichen Optimierung, der darauf abzielt, ein Höchstmaß an Auslastung von Flächen und Arbeitsplätzen in einem Büro zu erreichen. Die erzielten Kosteneinsparungen aufgrund Flächenreduktion und die optimale Nutzung der angebotenen Flächen durch die Mitarbeitenden macht Unternehmen effizienter. Dabei liefert der Einsatz intelligenter Workplace Lösungen die entscheidenden Möglichkeiten, moderne Arbeitsweisen unkompliziert umzusetzen und die Motivation sowie die Produktivität von Mitarbeitenden zu steigern.
Die Größenordnung des Arbeitsplatzmanagements kann variieren und intelligente Workplace Lösungen sind daher individuell skalierbar: Von der Verwaltung einiger weniger Arbeitsplätze über das Management eines Büros, bis hin zur Verwaltung eines großen, verteilten Immobilienportfolios. Immer umfasst es alle Prozesse, die das Leistungsniveau von Arbeitsplätzen verbessern, von der strategischen Planung bis hin zur operativen Nutzung von Räumen, Plätzen oder der Ausrüstung.
Die Rationalisierung von Arbeitsflächen
Neben der Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit bzw. -produktivität aufgrund einfacher Handhabung von Raum- oder Platzbuchungen ermöglicht ein gutes Arbeitsplatzmanagement eine optimale Organisation bzw. Auslastung von Flächen sowie Räumen und damit letztlich eine Kostensenkung.
Die Rationalisierung ist jedoch alles andere als selbstverständlich: Es wurde bereits nachgewiesen, dass der durchschnittliche Belegungsgrad von Arbeitsflächen bei ca. 50 Prozent liegt. Dabei ist zu erwähnen, dass die Betriebskosten für genutzte Immobilien häufig zu den größten Ausgaben von Unternehmen gehören – hier schlummert vielerorts also erhebliches Einsparungspotenzial.
Eine Optimierung der Belegungsrate und die damit angestrebte Reduzierung von Fläche wird so zu einem entscheidenden Faktor für zukünftige Kosteneinsparungen, erfordert aber in vielen Fällen gleichzeitig die Einführung neuer Konzepte rund um den Arbeitsplatz. Neben der Umsetzung moderner Arbeitsweisen mitunter ein Grund, warum viele Unternehmen momentan versuchen, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die sich auf die Aktivität ihrer Mitarbeiter konzentriert, um Zusammenarbeit und Produktivität zu fördert. Die Mitarbeiter können selbst entscheiden, wann, wie und wo sie arbeiten, um ihre Arbeitsweise an ihre Tätigkeiten und Bedürfnisse anzupassen.
Hier liefert ein intelligentes Workplace System alle Instrumente, die vonnöten sind, Mitarbeitenden flexible Arbeitsweisen oder die hybride Arbeit zu ermöglichen.
Die zunehmende Bedeutung des Arbeitsplatzmanagements
Unternehmen sehen sich mit wichtigen Entscheidungen über Kostensenkung, Transparenz und Flexibilität bei der Nutzung von Flächen konfrontiert. Wie hoch sind die tatsächlichen Kosten und wo gibt es Einsparpotenziale? Wie können Immobilien an die sich ändernden Anforderungen des Unternehmens und der Mitarbeitenden angepasst werden? Wie lässt sich ein hohes Maß an Eigenständigkeit für die flexible Büronutzung der Mitarbeitenden kostengünstig umsetzen?
In diesem Zusammenhang besteht ein erhöhter Bedarf an zuverlässigen Informationen auf allen Ebenen: strategisch und operativ. Nutzungsdaten von Büros und deren Arbeitsflächen werden hier immer wichtiger, um deren Management zu optimieren, und Nutzern gleichzeitig ein angenehmes Arbeitsumfeld zu bieten.
Drei Ebenen der Arbeitsplatzoptimierung
Eine digitale Workplace Lösung kann Unternehmen dabei helfen, ein gutes Arbeitsumfeld für ihre Mitarbeiter zu schaffen und gleichzeitig die Kosten auf verschiedenen Ebenen optimieren.
Eine digitale Workplace Lösung ermöglicht z. B. die mittel- und langfristige Abstimmung von Unternehmensstrategien auf den Arbeitsplatz. Viele Parameter beeinflussen dieses Umfeld: Wachstum, neue Märkte, Veränderungen in der Belegschaft, Unternehmenszusammenschlüsse usw. Durch den Einsatz einer integrierten Lösung können all diese Entwicklungen berücksichtigt werden, um die am besten geeigneten strategischen Entscheidungen zu treffen. Sie ermöglicht auch die Vorwegnahme künftiger Bedürfnisse durch die Ausarbeitung verschiedener Szenarien auf die möglichen Entwicklungen und Ziele des Unternehmens abgestimmt.
Gleichzeitig erlaubt ein intelligentes Workplace System eine kontinuierliche Analyse der Auslastung, um die Umsetzung neuer Strategien für zu gewährleisten, und diese folglich gegebenenfalls schnell anzupassen. Dieser Analyseprozess integriert alle Aktivitäten, die eine Optimierung der Arbeitsflächen ermöglichen, einschließlich der tatsächlichen Nutzungsdaten sowie der Koordinierung aller mit der Entwicklung des Unternehmens verbundenen Änderungen.
Das Ergebnis ist ein effektives Management der Arbeitsumgebung mit einer Vielzahl von Analysen und daraus entwickelten Lösungen zur Planung und Verwaltung von Veränderungen der Fläche in Abhängigkeit von Auslastung und Kosten.
Die strategischen Aspekte sollten jedoch nicht die wichtigste Voraussetzung für ein erfolgreiches Arbeitsplatzmanagement in den Hintergrund treten lassen: Operative Flexibilität. Ein Arbeitsbereich, in dem die Mitarbeitenden Schwierigkeiten haben, den benötigten Arbeitsplatz oder Konferenzraum zu finden, kann nicht als gut verwaltet bezeichnet werden. Der primäre Mehrwert des Arbeitsplatzmanagements besteht daher darin, den Mitarbeitern die Arbeit zu erleichtern, indem ihnen intelligente Lösungen angeboten werden, um die von ihnen benötigten Räume, Plätze und Ausrüstung unkompliziert und schnell zu finden, zu reservieren und zu nutzen.
Der Einsatz einer digitalen Workplace Lösung ermöglicht genau das – einerseits die Reservierung von Besprechungsräumen und Arbeitsplätzen, andererseits aber auch deren Nutzung ohne Reservierung, falls verfügbar. Diese Live-Nutzung erfordert die optionale Implementierung von Belegungssensoren, mit denen Echtzeitdaten darstellbar sind. Für das Management liefern diese Technologien mit ihren Analysedaten und einem Tool zur Analyse der Flächennutzungsraten eine große Hilfe bei der Optimierung der Leerstandsquote aufgrund der erhobenen tatsächlichen Belegungsdaten eines Gebäudes, eines Büros oder eines Raumes.
Es steht außer Frage, dass ein effektives Arbeitsplatzmanagement viele Parameter berücksichtigen muss. Aus diesem Grund ist die Einführung einer integrierten digitalen Workplace Lösung für Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden ein gutes Arbeitsumfeld bieten und gleichzeitig die Kosten unter Kontrolle halten wollen, heute unerlässlich.
