Mit einem Licht am Ende des Tunnels vor Augen und der Hoffnung auf eine baldige Rückkehr zur Normalität suchen Unternehmen nicht länger nach COVID-19-Office-Lösungen, sondern beginnen, gezielt über das Büro der Zukunft sowie die sichere Rückkehr an die Arbeitsplätze nachzudenken. Dabei rücken immer wieder neue Arbeitsplatzkonzepte in den Fokus, da viele Mitarbeiter*innen auch weiterhin daran interessiert sind, aus dem Homeoffice zu arbeiten. Daher analysieren viele Unternehmen momentan, welche Bedeutung eine hybride Arbeitsweise bzw. eine gemischte Arbeit zwischen Büro und Homeoffice in der Zeit der Pandemie gewonnen haben und wie man sich am besten auf den Arbeitsplatz der Zukunft vorbereitet.
Was braucht das Büro von morgen?
Die hybride Arbeit beschreibt ein Arbeitsmodell, bei dem Arbeitnehmer*innen sowohl im Büro vor Ort als auch aus der Ferne, also beispielsweise im Homeoffice, arbeitet. Die Aufteilung, also wie viele Arbeitsstunden außerhalb des Büros abgeleistet werden, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen oder noch kleinteiliger sogar oft von Mitarbeiter*in zu Mitarbeiter*in. Ein solcher Wandel könnte den Platzbedarf vieler Unternehmen grundlegend verändern – neben der offensichtlichen Herausforderung, wie viel Platz bei einer Umsetzung moderner Arbeitsplatzkonzepte zukünftig gebraucht wird, stellt sich auch die Frage, welche Art von Arbeitsplatz die Mitarbeiter*innen brauchen, wenn sie ins Büro kommen, damit sie ihre Zeit optimal nutzen können.
Raummanagement im hybriden Büro
Eine der Schlussfolgerungen, die Unternehmen aus der Pandemie gezogen haben ist, dass konzentriertes Arbeiten für viele Mitarbeiter*innen zu Hause genauso gut oder sogar noch besser möglich ist, als im Büro. Andererseits erfordern viele Formen der Zusammenarbeit und des sozialen Umgangs den direkten und persönlichen Kontakt, insbesondere in Fällen kreativer Arbeit oder der Integration von neuen Mitarbeitern*innen. Daher rechnen viele Unternehmen damit, ihr Angebot an Konferenzräumen, Räumen für Meetings und andere Bereiche für gemeinsames oder flexibles Arbeiten deutlich zu erweitern, um Platz für neue Arbeitsformen zu schaffen. *
Doch auch wenn das Büro hauptsächlich zu einem Zentrum der Zusammenarbeit wird, besteht noch viel Ungewissheit über die benötigte Fläche, die Intensität der Nutzung dieser Raumtypen sowie darüber, wie sehr sich der Platzbedarf der Mitarbeiter*innen durch räumliche Distanzierung verändern wird. Moderne Smart-Building-Lösungen liefern heute Erkenntnisse, um diese Fragen gezielt beantworten zu können und Prognosen zur Zukunft des Büros nicht auf Grundlage theoretischer Überlegungen anzustellen. Mit gezielt eingesetzter Technologie können Unternehmen, Manager oder Immobilienmanager genau analysieren, wie ihre Räume tatsächlich genutzt werden und diese an die veränderte Nutzung des Büros von morgen anpassen.
Die hybride Arbeitsweise verlangt nach flexiblen Bürokonzepten
Denn Büros müssen zukünftig flexibel genutzt werden können und neben “Orten” der Zusammenarbeit auch flexible Sitzordnungen (Flex Desk oder Shared Desk) ermöglichen. Diese Konzepte bewegen sich von festen Sitzplätzen weg zu zeitweiligen Sitzordnungen, die über vorherige Reservierung oder bei Ankunft per Check-in/Check-out aufgestellt werden. Derartige flexible Arbeitskonzepte sind nicht neu, aber viele Unternehmen führen sie nun zum ersten Mal ein und müssen unkomplizierte Reservierungssysteme mithilfe smarter Lösung und idealerweise auch Sensoren einrichten, damit sie reibungslos funktionieren. Aus Untersuchungen geht hervor, dass ein gut funktionierendes Konzept die Akzeptanz des Arbeitsplatzes bzw. neuer Arbeitsweisen und die Leistung erheblich verbessern kann, aber auch, dass es in vielen Büros noch mit der Umsetzung hapert.**
Die Mitarbeitererfahrung am hybriden Arbeitsplatz
Neben der Optimierung von Flächen sowie der Umgestaltung des Arbeitsraums stellt sich vielen Managern die Frage, wie sie ein nutzungsgerechtes Umfeld für Mitarbeiter*innen schaffen? Um das Büro zu einem attraktiven Arbeitsplatz zu machen und die letzten Bedenken bezüglich einer sicheren Rückkehr an den Arbeitsplatz bzw. einer sicheren Arbeitsplatznutzung nach COVI-19 aus dem Weg zu räumen, werden neue technische Lösungen zur Optimierung der Büronutzung benötigt.
Eine Chance für Unternehmen ergibt sich aus der Nutzung von Smart-Building-Lösungen für das Arbeitsplatzmanagement, die es Gebäudenutzern erlauben, Reservierungen vorzunehmen, Kollegen und deren Anwesenheitstage im Büro zu finden, um beispielsweise Meetings zu planen, FM-Services, wie Reinigung und Wartung anzufordern und Daten zur Luftqualität in ihrem Raum abzurufen. Durch das Teilen von “Echtzeit”-Informationen und das Optimieren von Prozessen gestalten diese Anwendungen das Arbeitsplatzerlebnis angenehmer und produktiver. Zudem vermitteln sie Mitarbeitern ein stärkeres Gefühl der Kontrolle bei ihrer Rückkehr ins Büro.
Warum jetzt in Smart-Building-Lösungen für das Arbeitsplatzmanagement investieren?
In neue Technik für eine zukunftsgerechte Büronutzung zu investieren, wenn man von einer reduzierten Mitarbeiterpräsenz am Arbeitsplatz ausgeht, erscheint zunächst unlogisch. Warum Geld ausgeben, um Räume zu überwachen, die nur von halb so vielen Mitarbeitern genutzt werden? Aber für Unternehmen und deren Management, die wissen wollen, auf wie viel angemietete Fläche sie verzichten können, um Kosten einzusparen oder welche Flächen sie umfunktionieren können, sind diese Daten ausschlaggebend. Gleiches gilt, wenn Unternehmen auf hybride Arbeitskonzepte mit Flexibilität für ihre Mitarbeiter*innen setzen. Hier können Smart-Building-Lösungen, die Reservierungen vereinfachen und Mitarbeitern*innen so helfen, die Komplexität der hybriden Arbeitsweise einfach umzusetzen.
Hybrides Arbeiten – mit Smart Building Tools die neue Arbeitswelt mitgestalten.
Der Schlüssel zum Erfolg für eine zukunftsgerechte Büronutzung, eine effektive Arbeitsplatzauslastung sowie die sichere Rückkehr in die Büros liegt in der Flächen- bzw. Büroorganisation auf Grundlage von Nutzungsdaten. Ebenso wie sich die Arbeit aus dem Homeoffice auf verschiedene Unternehmen und deren Mitarbeiter unterschiedlich ausgewirkt hat, wird sich die Rückkehr ins Büro in jedem Unternehmen anders gestalten.
Eine Spacewell Blog-Reihe
Dieser Blogbeitrag lehnt sich an eine Blog-Artikel unseres Schwesterunternehmens Spacewell an. In einer Blog-Reihe widmet sich Spacewell einer Vorschau auf einige Fragen zum hybriden Büro. Das Ziel ist es, die unterschiedlichen Szenarien hybrider Arbeitsplätze zu untersuchen und konkrete technische Lösungen zu erörtern, die für die Bewältigung von Hindernissen oder die Optimierung der Arbeitsplatzerfahrung für eine flexible Belegschaft genutzt werden können, die virtuell und im Büro tätig ist.
*Kane et al. (2/10/2021). “Redesigning the Post-Pandemic Workplace” MIT Sloan Management Review, Entnommen aus sloanreview.mit.edu
**Gensler Research Institute (2020). “U.S. Workplace Survey 2020”. Entnommen aus www.gensler.com
