Hybrides Arbeiten: Herausforderung für Unternehmen und Führungskräft

Hybride Arbeitsweisen haben sich mittlerweile fest in der Arbeitswelt verankert – dabei sind die neuen Arbeitsmodelle Segen und Fluch zugleich. Die oft flexiblen Modelle mit dem Mix aus Homeoffice und Büroarbeit stellen Unternehmen und Führungskräfte vor große Herausforderungen. Büros und Flächen müssen flexibel nutzbar sein und demensprechend angepasst werden. Mitunter können Flächen aber auch für eine bessere Nutzung umgestaltet oder aber sogar verkleinert werden, um Kosten einzusparen. Wie das funktioniert? Mit moderner Software für das Flächen-und Arbeitsplatzmanagement. 

Die neue Arbeitswelt 

Unsere Arbeitswelt wird sich in Zukunft wohl noch weiter verändern und neuen Bedürfnissen nachgehen. Home-Office-Lösungen und hybride Arbeitsweisen sind in den letzten Jahren vermehrt in den Fokus gerückt und werden es mit Blick in die Zukunft noch intensiver. Meetings sind mittlerweile Videokonferenzen, intern wird via Messenger kommuniziert und Daten oder Dokumente werden in der Cloud bearbeitet, gespeichert, hoch- und heruntergeladen. Manche Teammitglieder arbeiten direkt im Büro und andere im Homeoffice oder mobil. An unterschiedlichen Tagen und an unterschiedlichen Orten – und womöglich auch noch zu unterschiedlichen Zeiten. 

Viele Angestellte möchten auf diese neue Flexibilität der Arbeitseinteilung nicht mehr verzichten. Man ist sich weitläufig einig, dass die neuen Arbeitsformen nicht mehr wegzudenken sind, um die Work-Life Balance optimaler darzustellen und junge Talente und Arbeitnehmer*innen an Unternehmen zu binden.  

Herausforderung hybrides Arbeiten 

Die regelmäßige Umsetzung der flexiblen Arbeit ist vielerorts aber mit großen Herausforderungen, insbesondere für Führungskräfte und Teamleiter*innen, verbunden. Teamleiter*innen sehen sich hier häufig sowohl von Seiten der Mitarbeitenden als auch von Seiten der Unternehmensführung größerem Druck ausgesetzt. Einerseits die Freiheiten gewähren und andererseits die Arbeit zu “pushen” macht die neuen Arbeitsformen “Remote und Hybrid Work” für viele der Beteiligten anstrengend. So wird die veränderte Arbeitswelt für viele Führungskräfte zu einer neuen Herausforderung – ein hybrides Team zu führen, zu motivieren und zusammenzuhalten ist nicht das Gleiche, wie live und in Farbe. Da stellt sich so manche Frage: Wann erreiche ich wen wo? Wer arbeitet gerade an was? Wie bekomme ich alle und alles unter einen Hut? 

Besonderen Herausforderungen beim Führen hybrider Teams:

Hybrides Arbeiten. Und jetzt?

All diese Herausforderungen machen es für viele Führungskräfte schwierig und sie gaben an, dass das Führen aus der Ferne mit einer höheren Arbeitsbelastung einhergeht. Die Ergebnisse einer Studie zu Remote Leadership des Kienbaum Institut @ISM haben diese Gedanken untermauert. Die Studie beschreibt, dass für ca. zwei Drittel der befragten Führungskräfte das Führen aus der Ferne mit einer höheren Arbeitsbelastung einhergeht. Gleichzeitig führt aus Sicht der Führungskräfte dennoch auch zukünftig kein Weg an neuen Arbeitsmodellen vorbei. Denn trotz der höheren Arbeitsbelastung werden hybride Arbeitsweisen längerfristig als effizient und positiv bewertet. 

Für den Work Trend Index hat Microsoft schon 2021 Umfrageergebnisse von 30.000 Führungskräften und Beschäftigten aus 31 Ländern und anonymisierte Trends aus Microsoft 365 und LinkedIn ausgewertet. Die Studie zeigt aussagekräftig, dass hybride Arbeit auch in Zukunft das Arbeitsleben bestimmen wird. In Deutschland wünschten damals 64 Prozent, diese Möglichkeit auch weiterhin in Anspruch genommen werden können. Damit einher geht, dass in Deutschland 57 Prozent der Führungskräfte und Unternehmen darüber nachdenken, Büroflächen umzugestalten, um sie besser auf die Anforderungen hybrider Arbeit auszurichten.  

Digitale Workplace Lösung für das Büro von morgen  

Ein digitales Workplace-System für das Büro- und Arbeitsplatzmanagement liefert hier entscheidende Vorteile. Eine derartige Software mit integrierten Tools für die einfache Buchung von Räumen oder Arbeitsplätzen sowie umfangreichen Analysemöglichkeiten über die Auslastung kann sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter*innen bei der erfolgreichen Gestaltung hybrider Arbeitsweisen im Alltag unterstützen. Mit einer flexiblen Installation und Integration von Sensoren in das smarte System können sogar Echtzeitdaten verwendet werden, um jederzeit erkennen zu können, welcher Arbeitsplatz oder welcher Raum belegt ist. Ein zusätzliches Mittel, was die schnelle und einfache Suche nach Mitarbeiter*innen oder freien Arbeitsmöglichkeiten aber auch die Nutzung von Büros sehr vereinfacht. Gleichzeitig können Führungskräfte sehen, wann sich Mitarbeiter*innen in das Büro eingebucht haben und sind so jederzeit darüber informiert, wer wann und wo arbeitet. 

Kommunikationsschwierigkeiten im hybriden Arbeitsumfeld 

• Die im Büro gewohnte Möglichkeit für spontane Rückfragen und Absprachen ist eingeschränkt. Die schnelle und informelle Abstimmung ist somit erschwert.
• Die Kommunikation läuft überwiegend über elektronische Medien. Dadurch können leichter Missverständnisse entstehen.
• Der direkte, persönliche Kontakt ist reduziert und es besteht bei manchen Menschen so die Gefahr der Isolation, des Verlusts von Fokus und der Frustration.
• Vielerorts sind für Führungskräfte Leistungsbeurteilung und Kontrolle nicht wie gewohnt möglich. Neue Spielregeln und eine Führungskultur auf Vertrauensbasis sind vonnöten.

Zugriff von zuhause – Systeme, Daten, Cloud Lösungen 

Es war oder ist für viele Unternehmen mitunter eine Herausforderung, Mitarbeiter*innen im Homeoffice kommunikations- und arbeitsfähig zu halten, indem sie telefonisch oder aber auch schnell via Messeenger erreichbar sind, Zugriff auf alle Daten und Systeme zu haben, um folglich ihrer Arbeit nachgehen zu können. Sowohl der unkomplizierte Austausch untereinander im Team als auch extern mit Kund*innen und Partner*innen muss einfach sein. Während einige Unternehmen digitale Lösungen, wie Messenger, eine digitale Telefonanalage oder digitales Dokumentenmanagement und Cloud-Lösungen für eine Zusammenarbeit schon lange in den Alltag integriert haben, sodass Mitarbeiter*innen problemlos aus dem Homeoffice arbeiten können, mussten andere Unternehmen wiederum schnell und stark nachbessern. Es hat sich gezeigt, wie wichtig und vorteilhaft eine gute digitale Infrastruktur in Unternehmen heute ist. 

Führung eines Teams für besseres hybrides Arbeiten

Ob hybride Führung aber erfolgreich ist und wirklich funktioniert, hängt neben den dafür wichtigen digitalen Systemen und Tools häufig von den Einstellungen der Führungskräfte gegenüber hybriden Arbeitsweisen, ihrem Vertrauen gegenüber ihrem Team sowie der Kommunikation ab. Dabei sollten sie einige Faktoren beachten: 

1. Individualität respektieren

Menschen sind alle anders und gehen mit Veränderungen unterschiedlich um – Kurzarbeit, Homeoffice, Isolation, Stress, Ängste und Unsicherheit. All diese Faktoren werden von unterschiedlichen Menschen demnach unterschiedlich empfunden. Auch wenn es oft schwierig ist, sollten Führungskräfte jeden Mitarbeitenden als Individuum mit seinen persönlichen Stärken, Ängsten und Grenzen respektieren – damit stärken sie automatisch die Resilienz und Belastbarkeit. Die Persönlichkeiten differenziert einzuschätzen und darauf einzugehen ist ein entscheidender Faktor. 

2. Unterschiedliche Vorstellungen und Erwartungshaltungen managen

Unterschiedliche Menschen haben unterschiedliche Vorstellungen, wie das Arbeiten im Homeoffice oder beim mobilen Arbeiten gestaltet werden soll. Zu wissen, wie die persönlichen Vorstellungen, aber auch Gegebenheiten, der Mitarbeitenden mit den Interessen des Unternehmens zu vereinbaren sind, ist äußerst wichtig. So sind bspw. unterschiedliche familiäre und logistische Voraussetzungen am Heimarbeitsplatz schon ausschlaggebend für ein problemloses Arbeiten – alleine zuhause oder mit mehreren anderen Personen, genügend oder nur eingeschränkt Platz, technische Voraussetzungen, unterschiedliche Arbeitszeiten etc. 

3. Eigenverantwortung stärken

Das Führungsverhalten der direkten Führungskraft hat eine unmittelbare Auswirkung auf die Eigenverantwortung und das Selbstbewusstsein der Mitarbeitenden. Wer seinen Teammitgliedern etwas zutraut, ihnen Wertschätzung entgegenbringt und sie in ihrer Entwicklung fördert, stärkt automatisch ihr Selbstbewusstsein und ihre Selbstverantwortung. 

4. Es geht nur mit Empathie und Vertrauen

Viele Menschen ändern gerade ihre Arbeitsweisen. Gleichzeitig begleiten uns momentan aber an vielen Ecken und Enden Veränderungsprozesse. Um sie positiv zu gestalten, brauchen Leitungs- und Führungspersonen jetzt Empathie, Vertrauen und Geduld.  

Je digitaler wir arbeiten, desto mehr Aufmerksamkeit braucht der Mensch dann mitunter. Diese neue, hybride Arbeitswelt verlangt noch mehr Zeit für die Führung der Mitarbeitenden. Je digitaler, dezentraler und flexibler Menschen arbeiten, umso wichtiger wird der Aufbau von persönlichen, vertrauensvollen Beziehungen. Nur so lassen sich Menschen auch aus der Distanz führen und motivieren. 

Die eingesparte Zeit beim Arbeitsplatzmanagement mithilfe eines Workplace-Systems lässt sich beispielsweise für ein wöchentliches “Kaffee-Meeting” nutzen, in dem es nicht nur um berufliches geht. 

Fazit 

Wie man sieht, ist die Führung hybrider Teams eine große Herausforderung und mit vielen zu beachtenden Faktoren verbunden. Mithilfe der Implementierung einer Workplace Lösung für die Umsetzung hybrider Arbeitsweisen kann jedoch schon in kürzester Zeit ein zeitraubender Faktor optimiert werden. Jederzeit wissen, wer, wann, wo im Büro ist und ganze Teams einfach zu organisieren verschafft viele Vorteile bei der gesamten Planung hybrider Arbeitsformen. 

Kurz gesagt: Intelligente Arbeitsplatztechnologien und ihre Analysemöglichkeiten unterstützen Unternehmen sowie deren Mitarbeitenden bei der effektiven Umstellung auf eine flexible Büro- und Arbeitsplatznutzung im Sinne hybride Arbeitsweise. Möchten Sie mehr über smarte Lösungen für die Umsetzung hybrider Arbeitsformen erfahren, lesen Sie gerne unser E-Book “HYBRIDES ARBEITEN MIT SMART-BUILDING-TOOLS DIE NEUE ARBEITSWELT MITGESTALTEN” oder fragen Sie uns. Wir unterstützen Sie gerne bei Ihrer Zukunftsplanung.