Flexibles Büro oder Flex Office: Welche Lösung gibt es?

Die Arbeitsweisen und Organisationsformen von Unternehmen haben sich in den letzten Jahren sehr stark verändert. New Work und hybride Arbeitsformen sind einerseits aufgrund der Pandemie und andererseits aufgrund “neuer” Erwartungen der Mitarbeiter*innen in den Fokus gerückt. Um dem gerecht zu werden, wurde das Flex Office bzw. flexible Büro weiterentwickelt. 

Neue Arbeitsformen sind für die Mitarbeitergewinnung und -bindung beinah unumgänglich geworden. In diesem Zuge nehmen Flex Office bzw. flexible Büro dabei einen hohen Stellenwert ein, um Angestellten die geeignete Arbeitsumgebung sowie verfügbare Räume für die Zusammenarbeit zu bieten. Die hier entstehende flexible Art der Büronutzung erfordert den Einsatz geeigneter Tools, um eine optimale Organisation zu gewährleisten und eine möglichst reibungslose Nutzung sicherzustellen. 

Flexibles Büro, Flex Office, Flex-Desk oder auch dynamisches Büro – all diese Begriffe beschreiben dieselbe Art der Organisation bzw. des Managements von Büros sowie den darin integrierten Arbeitsbereichen und -plätzen innerhalb eines Unternehmens. 

Das Konzept des Flex Office beruht auf den gesammelten Erfahrungen sowie Erkenntnissen, dass wirklich alle Mitarbeiter*innen eines Unternehmens immer seltener gleichzeitig im Büro sind, um dort zu arbeiten. Dazu tragen unter anderem die immer weiter verbreitete mobile Arbeit, vermehrtes Homeoffice, Teilzeitarbeit, Geschäftsreisen, krankheitsbedingte Ausfälle oder auch Urlaubsabwesenheit bei.

Vor diesem Hintergrund ist es vielerorts nicht mehr zweckmäßig, weiterhin für alle Mitarbeiter*innen eines Unternehmens Büroräume bzw. zugeteilte Arbeitsplätze zu haben und diese zu unterhalten. So tendieren viele Unternehmen momentan zunehmend dazu, ihre Arbeitsfläche zu verkleinern, damit sie für die Anzahl der Mitarbeiter*innen, die sich voraussichtlich gleichzeitig dort aufhalten, ausreicht – mit dem vorherrschenden Gedanken, allen Anwesenden trotzdem einen passenden Arbeitsbereich zur Verfügung zu stellen und gleichzeitig unnötige Ausgaben für Miete und Energie zu vermeiden.

Darüber hinaus unterstützt das „Flex Office” bzw. flexible Büros aber auch die zunehmende Notwendigkeit, Räume und Arbeitsplätze, abhängig von den aktuellen Aufgaben oder Wünschen der Mitarbeitenden, nutzbar zu machen und beispielsweise verschiedene Arbeitsbereiche anzubieten – Telefonboxen, Besprechungsräume, aber auch Einzelbüros oder Gemeinschaftsräume.

Mit dem vermehrten Aufkommen hybrider Arbeitsweisen in Unternehmen sollte die Umsetzung von flexiblen Büros quasi einhergehen. Denn einerseits profitieren Unternehmen damit wirtschaftlich vom Mehrwert der neuen Arbeitsweisen und andererseits bietet die Einführung der Grundsätze sowie Praktiken des flexiblen Büros ihnen und ihren Beschäftigten viele weitere Vorteile. 

Zunächst einmal werden bei einem als Flex Office gestalteten Büro die Immobilienkosten gesenkt, weil weniger Platz benötigt wird und somit Miet- und Energiekosten eingespart werden können. 

Darüber hinaus können hybride Arbeitsweisen mit einem gut umgesetzten „Flex Desk“-System die Produktivität und Kreativität der Mitarbeiter*innen fördern. Sie können einen Raum bzw. Arbeitsplatz wählen können, der ihren Bedürfnissen und aktuellen Aufgaben am besten entspricht. So stehen ihnen Meetingräume für die Zusammenarbeit und Geschäftstermine zur Verfügung, oder sie können ihrer Aufgabe im Homeoffice nachgehen, wenn sie eher in Ruhe arbeiten möchten.  

Weil sich die Nutzung von Gebäuden im Sinne von New Work stark verändert hat, ist die neue, flexible Bürowelt dementsprechend wichtiger geworden: Büros werden heute vielerorts viel mehr als früher für Zusammenarbeit und weniger für Einzelarbeit genutzt und müssen daher umso mehr auf die Kollaboration ausgelegt, komfortabel und verfügbar bzw. einfach buchbar sein.

All diese Faktoren sowohl in der Umorientierung der Arbeit also auch in der Büronutzung bilden wohl die neue Realität moderner, hybrider Arbeitsweisen ab. Ein Unternehmen, das seinen Beschäftigten Arbeitsbereiche also entsprechend ihren Wünschen sowie Bedürfnissen anbietet und diese unkompliziert über eine intelligente Lösung für das Arbeitsplatzmanagement buchbar macht, stellt sich attraktiv sowie zukunftsorientiert auf. 

Und da ist das Stichwort. Eine flexible Bürowelt bietet zwar viele Vorteile, aber damit das Unternehmen und seine Beschäftigten den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen können, ist eine intelligente Lösung, die auf diese Art der Verwaltung von Arbeitsbereichen zugeschnitten ist, unerlässlich. 

Eine speziell entwickelte Workplace Lösung bietet hier mehrere Funktionen, die ein flexibles Bürovanagement effizienter, einfacher und reibungsloser machen. So können die Anwender*innen beispielsweise Sensordaten nutzen, um detaillierte Analysen von der Nutzung des Büros oder verschiedener Bereiche zu erstellen – Belegungsraten von Räumen oder Arbeitsplätzen aufgeschlüsselt nach Tag und Zeit geben genaue Hinweise über die Frequentierung von Flächen. Diese Analyse ist die notwendige Grundlage für jede geplante Verbesserung der Qualität der Arbeitsumgebung, für die Minimierung von Flächen und ein nachhaltiges Energiemanagement. 

Wenn Unternehmen die Belegung und Nutzung der Arbeitsbereiche auf Grundlage derart erhobener Daten im Blick behalten, können sie erkennen, welche Räume zu wenig genutzt werden oder welche Räume sehr gefragt sind. Das ermöglicht es, die Bürofläche einerseits entsprechend den Bedürfnissen und Wünschen ihrer Nutzer*innen umzugestalten, den Energieeinsatz entsprechend zu steuern oder ungenutzte Räume untervermieten zu können.

Gleichzeitig werden die Buchungs- oder Nutzungsdaten des Büros den Mitarbeiter*innen mithilfe einer leistungsstarken Flex-Office-Lösung in Echtzeit, z. B. auf ihren Smartphones oder auf direkt im Büro verbauten Displays, zur Verfügung gestellt. So können sie unkompliziert jederzeit einen freien Raum oder Arbeitsplatz, der ihren Bedürfnissen entspricht, finden, diesen reservieren oder direkt buchen. 

Aber nicht nur das – die vorhandenen Informationen können in einem flexiblen Bürosystem zudem genutzt werden, um Dienstleistungen des Facility Management, wie etwa Wartungen oder die Reinigung an die Raumnutzung anzupassen. Aufgrund der flexiblen Nutzung ist es hier z.B. nicht notwendig, regelmäßig das gesamte Büro zu reinigen, sondern nur die Flächen, die tatsächlich in Benutzung waren.

Unternehmen können mithilfe der Workplace-Lösung demnach alle Anforderungen umsetzen, die für die Neuorganisation der Arbeitswelt im Sinne von Flex Office vonnöten sind. Das System stellt alle Funktionen zur Verfügung, die für eine reibungslose und eine effiziente Verwaltung im flexiblen Modus erfordert: 

• ein Instrument zur Raumanalyse, um die Raumnutzung zu optimieren;
• eine Workplace-App, um diese Nutzung für die Mitarbeiter*innen zu erleichtern;
• eine Software für die Raumbuchung;
• eine App zur Buchung von Arbeitsplätzen & Büroräumen.

Die Grundsätze des flexiblen Büros werden bereits von vielen Unternehmen angewandt und werden wohl in naher Zukunft noch weitläufiger Einzug erhalten, um den neuen Erwartungen der Mitarbeiter*innen gerecht zu werden. Für Führungskräfte und Manager*innen geht es hier also nicht mehr nur darum, diese Art der Arbeitswelt einzuführen oder nicht. Es geht vielmehr darum, sich mit den notwendigen Lösungen auszustatten, um die die neue Arbeitswelt einfacher und effizienter zu gestalten. 

Das Workplace System bietet hier alle Möglichkeiten, um Unternehmen im Sinne hybrider Arbeitsweisen in einem flexiblen Büro zukunftsorientiert aufzustellen und gleichzeitig erhebliche Kosteneinsparungen zu erzielen.