Die Umsetzung hybrider Arbeitsweisen mit einer Mischung aus Homeoffice, mobilem Arbeiten und Büroarbeit rückt bei Unternehmen und deren Mitarbeitern zunehmend in den Fokus. Nicht zuletzt hat die Pandemie ihren Beitrag dazu geleistet und den Beweis erbracht, dass besonders Büroarbeit und die Erledigung bestimmter Aufgaben nicht unbedingt an einem festgelegten Ort und fixiert auf einen Arbeitsplatz stattfinden müssen.
Die Unternehmen und ihre Mitarbeiter denken daher zunehmend flexibel – d. h. auch das Büro und der Arbeitsplatz müssen in Zukunft “flexibel nutzbar sein”. Das stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Denn etablierte Nutzungsmuster zu ändern und das Büro auf diese Veränderung vorzubereiten, es zukunftsorientiert anzupassen und im Sinne neuer Arbeitsweisen zu nutzen, ist für viele Neuland. Was Sie dabei unterstützen kann, erfahren Sie im folgenden Artikel.
Wie steht es um die Büronutzung?
Flex-Desk, also flexible Arbeitsplatznutzung und die dafür notwendige optimale Gestaltung von Büros werden zu einem wichtigen Faktor für den Alltag vieler Unternehmen. Neben Homeoffice-Konzepten und hybriden Arbeitsweisen sind beispielsweise Außendiensttätigkeiten heute an der Tagesordnung. Gründe, warum Arbeitsplätze zukünftig flexibel nutzbar gemacht und Flächen angepasst werden müssen.
Denn, den übliche 9-to-5-Büroalltag an fünf Arbeitstagen in der Woche wird es wohl zukünftig nur noch sehr selten geben – das stellt Unternehmen und deren zukunftsorientierte Ausrichtung ihrer Büros vor Herausforderungen. Vielerorts ist es schon lange so, dass ca. 40 Prozent einer Bürofläche an einem normalen Arbeitstag regelmäßig ungenutzt sind und sie daher bei weitem nicht ausgelastet ist. Eine enorme und vor allem kostenintensive Verschwendung für das jeweilige Unternehmen, die sich mit Blick in die Zukunft sicherlich noch intensivieren wird.
Für diese Unternehmen bedeutet das, Büros im Zuge einer geringeren Auslastung neu zu konzipieren, um Flächen und Arbeitsplätze bedarfsgerecht optimal zu nutzen und damit verbundene Möglichkeit zu Kostenreduktion voll auszuschöpfen. Für die gesamte Immobilienwirtschaft bedeutet das einerseits, dass sie die Entwicklung moderner, flexibel nutzbarer Büros auf der Agenda haben sollte und andererseits auch, dass Bestandsimmobilien bestmöglich den modernen Anforderungen von Unternehmen und deren Mitarbeitern angepasst werden müssen.
Smarte Tools: Performance auswerten und Nutzung optimieren
Die Nutzung smarter Tools erlaubt es Unternehmen und deren Mitarbeitern*innen heute, moderne Arbeitsweisen mit einer flexiblen Nutzung von Büroräumen und Arbeitsplätzen ganz einfach zu planen, zu organisieren und sie im Alltag umzusetzen.
Mithilfe smarter Technologien kann die „Performance” eines Büros heute besser denn je ausgewertet und die Umsetzung moderner Arbeitsweisen ermöglicht werden. Die benötigte Anzahl an Arbeitsplätzen bzw. Größe der Büroflächen kann auf Grundlage reeller Bedarfsanalysen an die spezifischen Anforderungen von Unternehmen und deren Mitarbeitern*innen angepasst werden. Mit einem smarten Tool geschaffene Möglichkeiten zur unkomplizierten Buchung von Arbeitsplätzen oder Räumen macht es allen Nutzern ganz einfach, einen freien Arbeitsplatz zu finden, ihn zu reservieren bzw. zu buchen und letztendlich zu nutzen.
Eine optimale Analyse der Büroauslastung auf Grundlage der mit dem System erhobenen Informationen unterstützt das Management bei der Anpassung bedarfsgerechten Anpassung von Büros sowie der möglichen Reduktion von Flächen und somit der Einsparung von Kosten. Einerseits besteht mit dem Smart-Building-Tool die Möglichkeit, von Sensoren erhobene Echtzeitdaten für eine Live-Ansicht und eine regelmäßige Analyse der tatsächlichen Büronutzung auszuwerten. Andererseits müssen nicht unbedingt Sensoren eingesetzt werden und Unternehmen können auf Grundlage von Buchungsdaten der letzten Tage, Wochen oder Monate ihre Arbeitsumgebung anpassen.
Sensoren erfassen freie Plätze im Sinne von Flex Desk
Mithilfe einer Kombination aus IoT-fähigen Sensoren und der entsprechenden Software für Flächenoptimierung kann jedoch noch genauer analysiert werden, wie Büros genutzt werden – wenn gewollt, auch in Echtzeit. Wo halten sich Mitarbeiter *innen beispielsweise häufig auf? Welche bestimmten Bereiche oder Arbeitsplätze eines Büros werden besonders häufig und intensiv genutzt?
Gleichermaßen kann mit dieser gegebenen Möglichkeit von den Mitarbeitern*innen live gesehen werden, welcher Arbeitsplatz aktuell in Benutzung oder welcher für einen bestimmten Zeitraum gebucht ist und welchen freien Platz sie buchen können. Ein entscheidender Vorteil für die Umsetzung von Flex-Desk Konzepten. Freie Arbeitsplätze können Nutzer dann ganz einfach und schnell über eine App auf dem Handy oder dem Tablet, über eine Plattform auf dem PC oder über Touch-Displays, die beispielsweise direkt am Eingang eines Büros installiert sind, reservieren und buchen.
Den Unternehmen und ihren Mitarbeitern*innen liefert ein derartiges smartes Werkzeug also mehrere Mehrwerte. Zum einen, indem es auf Grundlage der erhobenen Daten Analysen ermöglicht, um die Arbeitsplatz- und Flächennutzung in Büros exakt zu koordinieren und damit dazu beiträgt, langfristig Fläche und somit Kosten zu sparen. Zum anderen, weil es allen Nutzern unkompliziert und schnell die flexible Nutzung des Büros sowie der darin vorhandenen Arbeitsplätze erlaubt.
Gleichzeitig ergeben sich durch die Nutzung der Technologie zudem Einsparmöglichkeiten beim Energieverbrauch und beim Facility Management. Räume, die nicht gebucht wurden oder in denen ein Sensor keine Nutzung meldet, müssen beispielsweise nicht beheizt bzw. klimatisiert und am Ende des Tages auch nicht gereinigt werden.
Mit den neuen Technologien modernen Anforderungen anpassen
Unternehmen dürfen sich den neuen Anforderungen an flexibles Arbeiten nicht verschließen und müssen die Trends mit in ihre Zukunftsplanung aufnehmen. Der Einsatz der smarten Technologien in Büros erlaubt Unternehmen heute, ihre Fläche und Arbeitsplätze proaktiv zu managen – ganz gleich, welches Ziel sie verfolgen. Mit den wichtigsten Messgrößen zur Büronutzung- bzw. auslastung, können sie zu jeder Zeit besser und schneller fundierte Entscheidungen treffen.
Mit den hybriden Arbeitsweisen werden sich Konzepte, wie „Open Space“, ”Fex Desk”, „Hoteling“ oder weitere Möglichkeiten der flexiblen Arbeitsplatznutzung durchsetzen und den Mitarbeitern*innen von Unternehmen gewähren, in einem Büro dort zu arbeiten, wo sie möchten. Den entsprechenden Service, also die unkomplizierte Buchung sowie Nutzung von verschiedenen Arbeitsplätzen in solchen Bürokonzepten mithilfe smarter Tools anbieten zu können, zu analysieren und benötigte Fläche daran anzupassen wird das entscheidende Kriterium für jedes Unternehmen.
Smart-Building-Lösungen als effektives Werkzeug für Arbeitsplatzmanagement
Eine genaue Prognose darüber, inwiefern sich das Ausmaß der Büronutzung in Zukunft verändern wird und in welchem Umfang Büroflächen eingespart werden, kann momentan noch niemand liefern. Sicher ist aber, dass Smart-Building-Systeme, wie Cobundu die nötigen Daten liefern, um Flächen auf die Zukunft vorzubereiten, um diese in Zukunft optimal zu nutzen. Schon jetzt können Sie beginnen, die Arbeitsplatznutzung strukturiert zu managen, um bei Büros die angemieteten Arbeitsflächen zur Kostenreduzierung einzugrenzen. Die Smart-Building-Lösung ist ein effektives Werkzeug für Unternehmen und Mieter von Büroflächen, sich diesen neuen Gegebenheiten anzupassen.
