Die Arbeitswelt verändert sich momentan in nahezu allen Unternehmen – insbesondere wenn es um Bürotätigkeiten geht. Mehr mobiles Arbeiten und weniger Präsenzarbeit in Büros ist in vielen Unternehmen an der Tagesordnung. Das Büro ist jedoch noch lange nicht zu Auslaufmodell geworden – flexible Arbeitsweisen werden aber zu einer veränderten Nutzung und somit zu möglichen Anpassungen der Bürostruktur sowie der Bürogröße führen. Darum sollten Unternehmen die Einführung einer Büromanagement-Software bzw. einer Arbeitsplatz- und Flächenmanagement-Software in Betracht ziehen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Entwicklung moderner Arbeitsweisen können im Alltag zeitgemäß umgesetzt werden und die Mitarbeiter*innen profitieren von einer optimalen Büronutzung. Gleichzeitig können Büroflächen anhand reeller Nutzungsdaten kosteneffizient angepasst werden. Welche Vorteile eine Büromanagement-Software noch mit sich bringt, erfahren Sie in diesem, Blog-Artikel.
Um die Vorteile des Einsatzes einer Büromanagement-Software oder von “Arbeitsplatz- undFlächenmanagement-Software” im Allgemeinen zu verstehen, muss man die neuen Arbeitsweisen und die Merkmale der unterschiedlichen heute auf dem Markt erhältlichen Software verstehen. Moderne Workplace-Lösungen mit der Möglichkeit, Sensoren zu integrieren, sind umfassender als ein einfaches Bürovermanagement-Tool oder eine alleinstehende Raumbuchungssoftware. Damit sind sie den neuen Anforderungen an die moderne Arbeitswelt weitaus mehr angepasst und ermöglichen die flexible Nutzung von Räumen und Arbeitsplätzen sowie weitläufige Kostenoptimierungen aufgrund der Einsparung nicht benötigter Flächen. Die modernen Tools realisieren also einerseits eine einfache Reservierung sowie Buchung von Arbeitsplätzen oder Räumen durch die Mitarbeiter*innen und andererseits erlauben sie dem Unternehmensmanagement die optimale Anpassung von Büroflächen bzw. die Reduktion von nicht benötigter Fläche – immer mit dem Ziel vor Augen, Miet- und Energiekosten einzusparen und die Rentabilität des Unternehmens zu fördern.
Neue Arbeitsweisen – Gründe, warum Büromanagement immens wichtig wird
Hybrides und mobiles Arbeiten, open Office, flexible Büros und intelligentes Büro, digitaler Arbeitsplatz… Neue Arbeitsmethoden und dementsprechend nötige neue Bürowelten entwickeln sich in den Unternehmen momentan zunehmend weiter. Dieses Phänomen, das während der COVID-19-Pandemie weiter angetrieben wurde, hat weitaus größere Dimensionen angenommen, als vormals von vielen Unternehmen vermutet. Die Weiterentwicklung neuer Arbeitsweisen ist zunehmend in den Fokus gerückt. Hier spielen die Erwartungen einer neuen Generation von Arbeitnehmer*innen, die zeitlich und räumlich flexibel sein wollen, eine entscheidende Rolle. Dabei ermöglichen insbesondere die modernen technologischen Mittel diese Arbeitsphilosophie – das mobile Arbeiten kann aufgrund geringerer Auswirkungen auf die reibungslosen Abläufe des Unternehmens äußerst unkompliziert umgesetzt werden. Mobiles Arbeiten beispielsweise aus dem Homeoffice funktioniert entgegen vieler Erwartungen sehr gut, das hat uns die Pandemie damals bewiesen und hat dem Trend einen zusätzlichen Schub gegeben.
Mitarbeiter*innen werden mit Blick auf diesen Trend zukünftig weniger in den Büros sein. “Weniger” ist hier der entscheidende Begriff und soll meinen, das Büro als Arbeitsort fällt nicht komplett weg und bleibt ein wichtiger Bestandteil zukunftsorientierter Arbeitsweisen. Eine “No-Office-Philosophie” wird es wahrscheinlich seltener geben. Denn der direkte Austausch mit Kollegen*inne, die Zusammenarbeit, die Kommunikation und die Interaktion stehen dem entgegen und bilden wichtige Faktoren für ein funktionierendes Team. Das bedeutet, die unregelmäßige, flexible Nutzung von Büros wird immer wichtiger. Und das bedeutet weiterführend. Aufgrund weniger regelmäßiger Belegung sowie fehlender Auslastung kann ungenutzte, überflüssige Fläche eingespart bzw. anders genutzt werden.
Letzten Endes kommt dies den Unternehmen bei einem Einsatz moderner technischer Mittel für das Büromanagement sogar zu Vorteil – moderne Büromanagement-Software erlaubt es, die Bürowelt dementsprechend anzupassen und sie flexibel nutzbar zu machen, um den Mitarbeiter*innen die neuen Arbeitsweisen zu ermöglichen, sie zu halten oder für sich zu überzeugen, indem sie sich an deren Präferenzen orientieren. Gleichzeitig ermöglicht das System mithilfe von erhobenen Daten, die Auslastung von Büros zu analysieren, um dementsprechende wirtschaftliche Entscheidungen zu treffen.
Kostenreduzierung aufgrund eines optimalen Flächenmanagements mithilfe von Büromanagement-Software
Denn in den meisten Fällen können Kosten für angemietete Flächen oder für den Energieeinsatz durch die Einführung neuer Arbeitsweisen und den Einsatz moderner Büromanagement-Software gesenkt werden. Im Hinblick auf hybride Arbeitsweisen und die damit einhergehende flexible Nutzung von Büros kann ein Unternehmen seine Kosten pro Arbeitsplatz erheblich senken. Bei einer geringeren Belegung von Arbeitsplätzen aufgrund der Abschaffung einer Anwesenheitspflicht im Büro kann z. B. die Anzahl der Arbeitsplätze sowie die Größe der Fläche reduziert werden. Den Mitarbeiter*innen ermöglicht die Büromanagement-Lösung hier, unkompliziert auf eine geringere Anzahl an Plätzen zurückzugreifen, die einfach über das digitale System buchbar sind – sei es auf dem Smartphone, dem PC oder in Büros verbauten Touchpoints.
Auf diese Weise werden die, den Erwartungen vieler Arbeitnehmer*innen entsprechenden, flexiblen Arbeitsweisen unkompliziert im Alltag umsetzbar und sind für alle einfach anwendbar – sowohl für alle angestellten als auch für die Unternehmen. Die Wünsche nach mehr Flexibilität und insbesondere die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten und ihren Arbeitsort an die Bedürfnisse ihres Privatlebens anzupassen, ohne dabei ihr Berufsleben zu vernachlässigen, können ohne großen Aufwand umgesetzt werden. Innovativen Arbeitsformen ermöglichen es Unternehmen so auch, Talente besser anzuziehen, diese zu akquirieren und die Fluktuation zu begrenzen.
Reduzierung der Kosten für Immobilien
Der Einsatz einer Software für das Büromanagement hat demnach viele Vorteile für Unternehmen. Darunter fällt z. B. auch die Neukonfiguration der Räumlichkeiten anhand neuer Bedürfnisse. Erfasste Belegungsmuster und bevorzugten Arbeitsbereiche von Mitarbeiter*innen können ermittelt werden: Was benötigen die Personen im Büro? Welche Arbeitsorte wählen sie? Ist es der Konferenzraum? Wählen sie das Einzelbüro oder doch lieber die offenen Arbeitsbereiche? Anhand des möglichen Einsatzes von Belegungs- und Personenzahlsensoren sowie der mit ihnen gesammelten Daten oder aber anhand expliziter Buchungsdaten von Plätzen und Räumen erhalten Unternehmen verwertbare Informationen, um das Büro und die Arbeitsplätze so zu gestalten, dass er für die Nutzer*innen unter dem Gesichtspunkt modernster Arbeitsweisen optimal geeignet ist.
Unternehmen können anhand der Erfassung und Analyse dieser Daten zu Belegungstrends nachvollziehen, wie sich die Belegungsmuster im Laufe der Zeit verändern. Das verschafft ihnen regelmäßig die Möglichkeit, die Bürofläche und die Raumaufteilung an den tatsächlichen Belegungsbedarf anpassen und ihre Miet- und Betriebskosten zu senken. Die Büromanagement-Software bietet damit eine effiziente Lösung für das Flächenmanagement und dient als Instrument, um ein besseres Umfeld für die Mitarbeiter*innen zu schaffen – und das bei gleichzeitiger Reduktion von Miet- und Energiekosten.
Wirtschaftlich ermöglicht der Einsatz einer modernen Büromanagement-Software zudem eine bessere Planung der Energieversorgung sowie die optimale Organisation von FM-Dienstleistungen – ausgerichtet an den tatsächlichen Bedarf des Gebäudes, seiner Räume und der Nutzer*innen. Wenn ein Raum zum Beispiel tagsüber überhaupt nicht genutzt wurde, muss auch kein Reinigungspersonal eingesetzt werden. Wenn ein Raum nicht gebucht wird, muss er nicht klimatisiert oder geheizt werden. Eine einfache Rechnung, bei der dank dieser intelligenten Dienste, Betriebskosten gesenkt werden.
Management eines Immobilienportfolios – Büromanagement-Software für den schnellen Überblick
Zusammengefasst dient die Büromanagement-Software letztendlich nicht nur der Reservierung und Buchung von Arbeitsplätzen, sondern auch dem Flächenmanagement. Es ist ein System für die optimale Nutzung von Büros, die umfassende Analyse der Büronutzung und die darauf abgestimmte Planung der benötigten Bürowelt. Workplace wird so zu einem wesentlichen Instrument, um sicherzustellen, dass sowohl das Unternehmen als auch seine Mitarbeiter*inne von der Einführung neuer Arbeitsweisen profitieren.
