New Work, hybride Arbeit, Flex Office, mobile Arbeiten – Begriffe, die in vielen zukunftsorientierten Unternehmen momentan im Fokus stehen. Überlegen Sie, neue Arbeitsweisen einzuführen? Haben Sie kürzlich zu einem flexiblen Büro mit gemeinsam genutzten Schreibtischen und Arbeitsflächen gewechselt? Oder haben Sie das vor? Vielerorts gestaltet sich die Umsetzung moderner Arbeitsweisen etwas schwieriger, als zunächst vermutet. Aber Unternehmen können hier von einer Arbeitsplatz Software profitieren, die explizit für die Verwaltung einer solchen Umgebung entwickelt wurde. Welche Vorteile sie daraus ziehen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Der moderne Arbeitsplatz mit Arbeitsplatz Software
Veränderungen von Arbeitsstrukturen und Arbeitsweisen sind schon viele Jahre zu beobachten. Im Sinne einer besseren Work-Life-Balance legen viele Mitarbeiter*innen mehr Wert auf flexibles Arbeiten – unabhängig von Ort und Zeit. Die Covid Pandemie hat dem Ganzen einen zusätzlichen Schub verpasst. Unternehmen mussten sich schnell anpassen, ohne zwangsläufig die Zeit zu haben, eine Arbeitsplatz Software zu implementieren.
Mancherorts ist das gelungen. Vielerorts hadern Unternehmen aber mit der Umsetzung, Planung und Organisation flexibler Arbeitsweisen im Alltag. Altbewährte Büromanagement-Methoden reichen bei wechselnden Arbeitsplätzen oder unterschiedlichen Arbeitszeiten und einer geringeren Frequentierung nicht aus. Langfristig gesehen wird sich der Einsatz einer Arbeitsplatz Software daher als unverzichtbar erweisen. Die Lösung ermöglicht Unternehmen, wirksam auf die verschiedenen Herausforderungen zu reagieren, die mit einer neuen, flexiblen Arbeitsstruktur einhergehen.
Flex Office: Eine Definition
Das Konzept des flexiblen Büros ist grundsätzlich nicht neu – die Pandemie hat seine Popularität jedoch enorm gesteigert. Denn das Flex Office unterstützt die hybride Arbeitsweise und ermöglicht es Mitarbeitenden, entweder aus der Ferne oder vor Ort im Büro zu arbeiten. Der Einsatz einer Arbeitsplatz Software erlaubt ihnen hier, Arbeitsplätze und Räume für ihren Büroaufenthalt flexibel zu buchen und zu nutzen, je nach ihrer Arbeitszeit, ihren Tätigkeiten und persönlichen Vorlieben.
Diese flexible Nutzung von Büros durch die Mitarbeitenden wird mit zunehmender Umsetzung hybrider Arbeitsformen immer wichtiger und sinnvoller. Insbesondere, wenn viele Beschäftigte selten alle zur gleichen Zeit im Büro sind – mit Zunahme von mobilem Arbeiten, Homeoffice, Teilzeitarbeit und erhöhter Mobilität wird sich dieser Trend wohl fortsetzen.
Das Flex Office ist damit ein Resultat der Entwicklung in der Gesellschaft und unterstützt insbesondere die Herangehensweise an eine neue Arbeitswelt. Das bedeutet auch, dass Unternehmen ihren Mitarbeitenden nun eine Reihe von unterschiedlichen Räumlichkeiten und zeitlich flexiblen Arbeitsmöglichkeiten anbieten müssen – das Büro als flexibel nutzbarer Raum und Ort der Zusammenarbeit. So gehören Loungebereiche mit Besprechungsmöglichkeiten und flexible Konferenzräume, Ruhebereiche und schallisolierte Telefonkabinen in Zukunft genauso zu einem Büro, wie “normale Arbeitsplätze” – alles aber variabel buchbar.
Die Herausforderungen des Flex Office
Die größte Herausforderung des Flex Office besteht demnach einerseits darin, die Bedürfnisse und Erwartungen der Belegschaft zu erfüllen und gleichzeitig Vorteile für das Unternehmen zu schaffen. Andererseits müssen diese Bereiche von allen Mitarbeitenden flexible nutzbar gemacht werden. Mit anderen Worten: Das Ziel für Unternehmen ist, die richtige Anzahl an passenden Arbeitsplätze unkompliziert bereitzustellen und diese einfach nutzbar zu machen und gleichzeitig ihre Kosten (Miete, Gebühren, Wartung usw.) zu senken.
Mit der Zunahme neuer Arbeitsweisen verschiebt sich die Nutzung des Büros:
- Es werden weniger Arbeitsplätze für den Alltag benötigt, die aber flexibel von mehreren Mitarbeitenden genutzt werden könnten.
- Es werden nach wie vor Räume für konzentriertes Arbeiten benötigt
- Beschäftigte benötigen aber vor allem auch Flächen oder Räume für persönliche Interaktion und Zusammenarbeit, wenn sie ins Büro gehen.
Diesen neuen Anforderungen gerecht zu werden, ist für Unternehmen eine Herausforderung, da es nicht einfach ist, festzulegen, wie viele Arbeitsplätze oder wie viele von den jeweiligen Raumtypen benötigt werden und ob sich die Nutzung im Laufe der Zeit ändert. Altbewährte Mittel reichen da nicht aus: Die beste, wenn nicht sogar die einzige Möglichkeit, dies zu tun, ist der Einsatz einer Arbeitsplatz Software, die Tools zur Raumanalyse und -verwaltung integriert.
Arbeitsplatz Software: Das perfekte Werkzeug für hybrides Arbeiten
Die hier zu leistende Investition in eine digitale Lösung zur Verwaltung von Büros, mag einigen Unternehmen unrentabel erscheinen – viele versuchen daher auf Grundlage ihrer Erfahrungen oder Beobachtungen Wege für die Umsetzung moderner Arbeitsweisen zu finden. Sie können auf diese Weise jedoch niemals sicher sein, ob Arbeitsplätze oder Räume nicht doch doppelt belegt sind oder sie können nicht analysieren, wie viele und welche Art von Arbeitsbereichen die Belegschaft benötigt. Eine Investition in eine Arbeitsplatz Software ist betriebswirtschaftlich gesehen also sehr sinnvoll. Denn eine derartige Lösung ermöglicht ihnen:
- Kenntnis darüber, wie viel Fläche sie “freigeben” können, um Geld zu sparen (Miete, Energie, Dienstleistungen)
- Bestmögliche Konfiguration der Räumlichkeiten
- Optimale hybride Arbeitsbedingungen für die Mitarbeiter zu schaffen, die die Räume buchen und nutzen.
Eine Arbeitsplatz Software ermöglicht es Unternehmen, die wesentlichen Daten zu erheben und übersichtlich zu analysieren, um die genannten Ziele zu erreichen. Mithilfe zentralisierter Daten aus Raumreservierungen oder detaillierter Sensordaten über die Belegungsquote der einzelnen Räume und Schreibtische, können Prognosen getroffen und Anpassungen vorgenommen werden.
Mit Arbeitsplatz Software den Trend umsetzen
Unternehmen kommen heute quasi nicht daran vorbei, digitale Tools zu nutzen, die für das flexible Büro entwickelt wurden. Nur so können die Mitarbeitenden gezielt und unkompliziert Arbeitsplätze und Räume für ihren Bürotag buchen und sie verwalten den Arbeitsbereich entsprechend ihren Anforderungen. Dabei sehen sie, wo sie sitzen können und welche Kolleginnen und Kollegen neben ihnen sitzen werden. Führungskräfte wissen, wo ihre Teams sitzen, welche Arbeitsbereiche besonders frequentiert werden und wer ins Büro kommt oder nicht. Arbeitsfläche kann anhand dieser Informationen angepasst und ggf. verringert werden, um Kosten einzusparen.
Die Vorteile der Arbeitsplatz Software für Unternehmen
Arbeitsplatz Software macht es einfach, Belegungsmuster zu erkennen und die bevorzugten Arbeitsbereiche der Belegschaft zu ermitteln. Diese Software lässt sich mit dem IoT verbinden, sodass, wenn gewünscht, auch die von Arbeitsplatzsensoren erfassten Informationen nutzen können. Dank der Nutzungsdaten, die direkt von einer Arbeitsplatz-App oder über Sensoren erfasst werden, können Unternehmen sicherstellen, dass alle Arbeitsbereiche und Arbeitsplätze bestmöglich genutzt werden. Sie erhalten Einblicke in die Frequentierung der Arbeitsbereiche und können die Räume an die Bedürfnisse und Vorlieben ihrer Nutzer anpassen.
Durch Analyse und Visualisierung der Daten in übersichtlichen Dashboards ermöglicht es die Arbeitsplatz Software Unternehmen, besser zu verstehen, wie ihr Büro genutzt wird. Auf der Grundlage dieser Erkenntnisse können sie die Arbeitsbereiche optimieren und deren Fläche und die damit verbundenen Kosten reduzieren – Immobilien und Verwaltungskosten können so auf das Notwendigste beschränkt werden, indem überflüssige Fläche wegfällt.
Neben den Räumen ermöglicht eine Arbeitsplatz Software die Überwachung jeglicher Ausrüstung (Lüftung, Heizung, Vermögenswerte, Sicherheit usw.). Sie bietet Echtzeiteinblicke in den Betriebszustand der Ausrüstung und ein vollständiges Inventar. Es ist auch möglich, Geräte bestimmten Räumen oder Benutzern zuzuordnen.
Neue Arbeitsweisen neu umsetzen
Angesichts des Aufkommens und der rasanten Entwicklung neuer Arbeitsweisen können Unternehmen ihre Räume nicht mehr so verwalten, als hätte sich nichts geändert. Sie müssen sich an den neuen Kontext und die neuen Gewohnheiten bzw. die Bedürfnisse ihrer Beschäftigten anpassen. Mit den Werkzeugen und Denkweisen von gestern kann das nicht funktionieren. Um neue Arbeitsweisen in “effizienten” Büroräume anbieten zu können, ist es unerlässlich, die neuen digitalen Lösungen zu integrieren, die für diese neuen Anforderungen entwickelt wurden, und eine vernetzte Softwareplattform für Arbeitsplätze einzusetzen.
