Von der Einbindung DocuWares verspricht sich die LIREAL GmbH eine deutliche Steigerung der Effektivität innerhalb ihrer Verwaltungsprozesse. Dieses Ziel sollte durch kürzere Suchzeiten auf der einen und die deutlich schneller abgewickelte Verarbeitung von eingehenden Dokumenten auf der anderen Seite erreicht werden.
Die Integration von DocuWare in iX-Haus und iX-Haus plus bringt hier viele Vorteile mit sich.
Sämtliche ein- und ausgehenden Dokumente werden im Dokumentenmanagementsystem verschlagwortet, revisionssicher archiviert und der entsprechenden elektronischen Mieter-, Objekt- und/oder Kreditorenakte hinzugefügt. Die Akten wurden kundenindividuell gestaltet. Bei der LIREAL GmbH werden zbeispielsweise Mieterhöhungsschreiben dem Vertragsteil und Mahnungen dem Rechtsteil der elektronischen Mieterakte hinzugefügt. Eine schnelle, kontextbezogene Suche von Dokumenten erzeugte weitere Optimierungspotentiale, z.B. bei Rechnungsdokumenten im Rahmen von Abrechnungen.
Vor der Einführung von DocuWare betrug die durchschnittliche Suchzeit eines Dokumentes etwa fünf bis zehn Minuten. Diese Suchzeit ist mit der Einführung von DocuWare gänzlich entfallen. Alle Dokumente sind durch einen Mausklick direkt in iX-Haus, iX-Haus plus, Outlook oder im DocuWare Client sofort auffindbar.
Vielfältige Möglichkeiten bei der Zuweisung von Zugriffsrechten erlauben eine personenbezogene Steuerung genau dieser Zugangsrechte für den Umgang mit bestimmten Dokumenten. Dabei entfällt die komplexe Rechteadministration und die Ordnerbaumstruktur, die man vom Windows Explorer kennt.
Der Zugriff auf die Dokumente ist von überall möglich: Büroarbeitsplatz, Homeoffice oder mobilen Endgeräten. Die mobile App von DocuWare gewährleistet eine komfortable Bedienung, sodass Dokumente auch unterwegs gescannt und bei Bedarf dem DocuWare Archiv automatisch zugefügt werden können.
