Wie in allen Lebens- und Wirtschaftsbereichen werden auch in der Immobilienbranche zunehmend mehr Aktivitäten und Prozesse digital abgebildet. Von der Wohnungswirtschaft über die gewerbliche Immobilienwirtschaft bis hin zum Corporate-Real-Estate-Management (CREM) – in der gesamten Immobilienbranche ist der Einsatz einer immobilienwirtschaftlichen Softwarelösung nicht mehr wegzudenken. Sie sorgt mit der Automatisierung regelmäßig wiederkehrender Aufgaben für mehr Effizienz und gleichzeitig für mehr Transparenz sowie die Kontrolle nahezu aller Prozesse und agiert als zentrales digitales Nervensystem von Immobilienunternehmen.
Die andere Art Immobilien zu denken
Immobilien werden heute nicht ausschließlich als reine Verwaltungsobjekte betrachtet, sondern zunehmend als strategische Ressourcen und Investments innerhalb der jeweiligen Portfolios. Betrachtet man dies aus dem Blickwinkel der Immobilienverwaltung, ergeben sich daraus zwangsläufig steigende Anforderungen an ein zeitgemäßes Immobilienmanagement.
Die Anforderungen an Dienstleistungen und Services steigen. Ein ausgiebiges Reporting bzw. Monitoring, die schnelle Auskunftsfähigkeit und Anpassung an aktuelle Gegebenheiten, die schneller werdende Kommunikation aufgrund gestiegener Ansprüche von Mieter*innen, ein digitales Dokumentenmanagement, die Wohnungsübergabe mit mobilen Endgeräten und die zunehmende Integration smarter Lösungen für das Management von Immobilien sind entscheidende Schritte bei der Digitalisierung von Unternehmen in der Immobilienwirtschaft, um den zukünftigen Herausforderungen gerecht zu werden.
Die Digitalisierung eröffnet hier neue Wertschöpfungspotenziale – innerhalb angestammter Geschäftsmodelle und darüber hinaus. Je nach Ausrichtung und Innovationsgrad von Immobilienunternehmen unterscheiden sich diese Geschäftsmodelle und Angebote maßgeblich. Die Implementierung und Nutzung der richtigen Softwarelösung sind daher ausschlaggebend für den digitalen Erfolg der Unternehmen in der Immobilienwirtschaft.
Digital Real Estate: Anforderungen, Angebote und Geschäftsmodelle im Wandel
Die Branche bietet heute vielerorts ein zunehmend großes Angebot an “Produkten” sowie Dienstleistungen. Damit steigt sowohl der Umfang als auch die Diversität der täglich anfallenden Aufgaben – und die Unternehmen bedienen sich für die Bewältigung dieses stetig wachsenden Angebotes zunehmend digitaler Lösungen. Die digitalen Angebote und Geschäftsprozesse lassen sich je nach Art der Immobilie, dem Geschäftsfeld der Unternehmen (B2B oder B2C), dem gewünschtem Branchensegment, der Zielgruppe und der Lebenszyklusphase einer Immobilie einteilen. In der Immobilienwirtschaft, besonders bei der Verwaltung von Immobilien während ihrer Nutzungsphase, besteht dabei häufig eine große Herausforderung im Aufbau einer umfassenden digitalen Infrastruktur. Mit digitalen Mitteln abgebildete Prozesse müssen individuell an die Bedürfnisse der Unternehmen ausgerichtet sein und gleichzeitig Tools bieten, mit denen man Immobilien ganzheitlich managen kann.
Mehr digitale Lösungen – höhere Komplexität der Prozesse
Mit der zunehmenden Aufgabenvielfalt und der dafür notwendigen voranschreitenden Digitalisierung erhöht sich die Komplexität des Digitalisierungsprozesses. Digitale Lösungen müssen heute viel leisten, um die notwendigen Arbeitsprozesse sowie moderne Nutzer- und Mieterbedürfnisse abzudecken. Die zukunftsfähige Ausrichtung einer ERP-Lösung und die langfristige Strategie ihres Herstellers sind daher entscheidende Grundvoraussetzungen für ein erfolgreiches Gelingen der digitalen Transformation. Kontinuität, aber gleichzeitig auch Flexibilität und Vertrauen sind in der momentanen Marktsituation besonders wichtige Entscheidungskriterien bei der Auswahl des richtigen Softwarepartners. Die umfänglichen Aufgaben in der Immobilienverwaltung auf Basis einer Software abzubilden, die fortlaufend weiterentwickelt wird und als Herzstück für die digitale Infrastruktur dient, in die zukunftsgerichtet nahezu alle wichtigen Lösungen für spezialisierte Aufgaben integriert werden können, wird zu einem ausschlaggebenden Faktor.
Die Auswahl der richtigen Software zählt daher zu den wichtigsten Entscheidungen für die Zukunft eines Unternehmens – Sicherheit, Effizienz und Flexibilität sollten dabei höchste Priorität haben. Eine neue Immobiliensoftware sollte den gesamten kaufmännischen und technischen Bereich abdecken und eine zukunftssichere sowie ganzheitliche Plattform bereitstellen, indem sie stets weiterentwickelt wird und die Möglichkeiten der unproblematischen Anbindung bzw. Integration von wichtigen Erweiterungsmodulen und spezialisierten Softwarelösungen zulässt.
Mehr digitale Lösung bieten – Individualität der Prozesse
Neben den Kerneigenschaften wird der größtmögliche Mehrwert einer Immobilienverwaltungssoftware mit Möglichkeiten der Individualisierung geschaffen – mithilfe unterschiedlicher Erweiterungsmodule oder gegebenenfalls exklusiven Sonderprogrammierungen kann eine individuelle Ausrichtung des Systems an die Bedürfnisse der Nutzer umgesetzt werden. Sonderfunktionen, die auf Unternehmenswunsch integriert werden, garantieren, dass wirklich alle anfallenden Aufgaben und Prozesse digital abgebildet werden. Denn letztlich gilt es, die spezifischen Aufgaben und Anforderungen des jeweiligen Immobilienunternehmens so zu berücksichtigen, dass ein Allround-Paket mit spezialisierten Softwarelösungen zum Einsatz kommt, mit dessen Unterstützung Immobilienbestände mit unterschiedlichen Immobilienkonzepten und verschiedenen Assetklassen ganzheitlich verwaltet werden können.
Die Kombination aus einer regelmäßig aktualisierten, anpassbaren, zukunftssicheren Softwarelösung für das Immobilienmanagement als Herzstück der digitalen Infrastruktur, in die bei Bedarf zusätzliche angrenzende Lösungen für verschiedene zusätzliche Aufgaben über Schnittstellen integriert werden, ist ein wertvoller Grundstein, um den sich zukünftig entwickelnden Marktanforderungen gerecht zu werden. Neben der laufenden Weiterentwicklung der Software sind Schnittstellen und die unproblematische Anbindung von Speziallösungen zur Bewältigung moderner Herausforderungen essenzielle Zukunftsfaktoren – für Unternehmen hochrelevant. Denn so erhalten sie eine hohe Sicherheit, dass auch künftige Anforderungen schnell in der Software umgesetzt und Anwendungen in ihre bestehende Systemlandschaft integriert werden können – nur mit dieser Möglichkeit kann die durch Software und Technologie versprochene Effizienzsteigerung für Immobilienunternehmen auch nachhaltig umgesetzt werden.
Ein guter Partner mit Erfahrung gibt langfristige Sicherheit
Eine Software wird nicht adäquat weiterentwickelt und regelmäßig den aktuellen Anforderungen der Immobilienwirtschaft angepasst? Grundlegende Arbeitsprozesse lassen sich mit einer Software nicht abbilden oder der Automatisierungsgrad ist zu gering? Die Software wird in absehbarer Zeit gekündigt und der Entwickler stellt Software-Updates und Kundenservice ein? Bei der eingesetzten Softwarelösung fehlt es an relevanten Schnittstellen oder der unternehmensspezifischen Integration von Partnerlösungen? Das sind nur einige wenige Beispiele für wichtige Kernmerkmale einer modernen Softwarelösung – trifft aber eines dieser Szenarien auf die in immobilienwirtschaftlichen Unternehmen genutzte Software zu, sollten sie sich Gedanken über einen Softwarewechsel machen.
Denn damit eine zukunftsorientierte, langfristige und sichere Digitalisierungsstrategie heutzutage gelingen kann, ist ein guter Partner mit einer umfassenden Softwarelösung und einem erweiterbaren System notwendig, das ständig auf dem neusten Stand gehalten wird. Dabei spielen die umfangreichen Automatisierungsmöglichkeiten täglicher Prozesse und die Weiterentwicklung der Lösung mit regelmäßigen Updates für die Nutzer eine genauso große Rolle, wie ein moderner Kundenservice, der die persönliche Betreuung sowie die Umsetzung individueller Anforderungen und Sonderprogrammierungen berücksichtigt.
Immobilienunternehmen sollten und müssen in Zukunft bei der Auswahl von Softwarelösungen verstärkt auf diese Faktoren achten. Sind Softwaresysteme nicht mehr aktuell oder die Technologieplattform der genutzten Software ändert sich aufgrund von Verkäufen oder Umstrukturierungen, bietet sich ein Neustart an – möglicherweise passt eine andere Immobilienverwaltungssoftware besser zu den modernen Anforderungen eines Unternehmens. Oft ist ein Softwarewechsel der Garant für die Weiterentwicklung, die Flexibilität und die Zukunftssicherheit von Prozessen sowie für die Realisierung einer erfolgreichen Umsetzung zukunftsorientierter Unternehmensstrategien.
