Unter dem Augenmerk von Faktoren für neue Arbeitsplatzkonzepte sind hochwertige Büroflächen momentan rar. Wenn Unternehmen überhaupt ein passendes Objekt finden, ist es besonders in prädestinierten Lagen mit guter Anbindung oder in den Innenstädten teuer. Flächen müssen daher optimal genutzt werden. Digitale Workplace Lösungen bieten sowohl Unternehmen als auch Immobiliennutzer*innen heute Möglichkeiten, um Flächen effektiver zu nutzen, Arbeitsplätze flexibel zu gestalten und auf sie zuzugreifen, um die neue Arbeitswelt effizient zu organisieren – auf diese Weise kann eine kleinere Fläche für mehr Mitarbeiter*innen ausreichen und es können somit Kosten eingespart werden. Wie das funktioniert, erfahren Sie in diesem Artikel.
Neue Nutzerbedürfnisse für Büroimmobilien
Die Art und Weise unserer Arbeit, die Rolle unseres Arbeitsplatzes und ganzer Gebäude hat sich in den vergangenen Jahren zukunftsorientiert weiterentwickelt. Immobilien können den heutigen Nutzerbedürfnissen immer individueller angepasst werden. Das ist auch nötig. Homeoffice Konzepte, flexible Arbeitszeitmodelle und Außendiensttätigkeiten liegen voll im Trend. Um mit diesem gesellschaftlichen Trend Schritt zu halten, haben sich vielerorts schon heute die Innenarchitektur von Gebäuden und die intelligenten Technologien, die das Management sowie den Nutzen von Immobilien effektiver gestalten, weiterentwickelt. Moderne Bürokomplexe müssen heutzutage in ihrer Innenarchitektur flexibel gestaltbar sein, um die Umsetzung moderner Arbeitsplatzkonzepte ermöglichen und gleichzeitig die flexible Nutzung durch Arbeitnehmer*innen im Sinne New Work erlauben. Denn hybride Arbeitsweisen in “Flex Offices” mit “Flex Desks” sind eigentlich keine Trends mehr – es sind schon heute vieler Orts gelebte Realitäten.
Technische Lösungen zur Unterstützung von flexiblen Bürokonzepten
Das bedeutet: Bestenfalls müssen technischen Lösungen eine Anpassung und die Umsetzung heutiger Arbeitskonzepte sowie die dafür notwendige neue Bürogestaltung und -nutzung möglich machen – sowohl für das das Management von Unternehmen als auch deren Mitarbeiter*innen bzw. die Gebäudenutzer*innen. Das funktioniert im ersten Schritt mit den modernen digitalen Lösungen besser als man denkt. Beispielsweise müssen sich Dokumente und Rechnungen nicht mehr auf dem Schreibtisch stapeln, sondern sind digital auf den Endgeräten bzw. in der Cloud und werden mithilfe digitaler Dokumentenmanagementsysteme organisiert – mithilfe einer derart geschaffenen Ordnung im Sinne einer „Clean Desk“ Philiosophie können Arbeitsplätze flexibel und von unterschiedlichen Personen genutzt werden.
Denn, feste Arbeitsplätze für alle Mitarbeiter*innen in einem Büro gehören im Zuge neuer Arbeitskonzepte und eines vorherrschenden Flächenmangels wohl der Vergangenheit an.
Mitarbeiter*innen im Homeoffice, die vielleicht nur zwei Mal in der Woche im Büro sind, benötigen keinen festgelegten, eigenen Arbeitsplatz mehr – ihr Arbeitsplatz vor Ort kann variieren. Softwarelösungen ermöglichen die Arbeit von überall und das Internet of Things (IoT), Sensoren und moderne Workplace Lösungen erschaffen mithilfe der Übermittlung von Echtzeitdaten eine flexible Nutzung von Flächen.
So gibt es mancherorts schon heute immer weniger feste Arbeitsplätze – Einzelbüros werden zunehmend in alternative Bürolösungen umgewandelt, sodass Arbeitsplätze flexibel von verschiedenen Mitarbeiter*innen genutzt werden können. Und Softwarelösungen für das Immobilienmanagement ermöglichen den verwaltenden Unternehmen dabei ein effektives Miet- und Abrechnungsmanagement dieser modernen, flexiblen Flächenarchitektur.
Workplace Management – unser Arbeitsplatz der Zukunft
Besonders mittels Internet of Things (IoT) vernetzte, intelligente Büros und Arbeitsplätze erhalten in diesem Zusammenhang immer mehr Beachtung und werden sowohl der Nutzung als auch dem Management in Zukunft eine neue Qualität verleihen. Die mit den neuen Technologien erzeugte Vernetzung von Sensoren und einem Workplace Management System unterstützt bei der Anpassung von Flächen auf die individuellen Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten. Gleichzeitig optimiert das System die Arbeitsplatznutzung durch die Mitarbeitenden, verbessert die Steuerung des Facility Managements und unterstützt beim Einsparen von Energie. Mit Blick in die Zukunft liefert das Workplace System so alle wichtigen Attribute für das zukunftsorientierte Management von Büros und eine serviceorientierte Nutzung bei gleichzeitiger Reduzierung von Kosten.
Alleinstehend und ohne Sensoren bietet das Workplace System schon einen großen Mehrwert, aber der Schlüssel für die optimale Anpassung und Nutzung von Büros liegt in dem optionalen Einsatz von Funksensoren und deren Verbindung zur Workplace Lösung. Die Sensoren liefern Daten in Echtzeit, die im System ausgewertet werden, um Büros, deren Räume und Arbeitsplätze im Alltag bedarfsabhängig und flexibel in Anspruch nehmen zu können – für wechselnde Anforderungen im Büroalltag genauso wie für einen nachhaltigen Betrieb.
Viele intelligente Tools lassen sich zusätzlich in das System integrieren. Beispielsweise können Sensoren für eine unkomplizierte Arbeitsplatz- und Raumreservierung durch die Mitarbeiter*innen Büros aufgrund der Echtzeit-Belegungsdaten hilfreich sein. Gleichzeitig können sndere Sensoren Informationen zur Raumluftqualität übermitteln, intelligentes Parkraummanagement ermöglichen, für eine smarte Energieverwaltung sorgen oder zur Koordination des Facility-Management eingesetzt werden und tragen so zur Verbesserung von Service und Komfort bei. Dabei lassen diese Sendoren sich heutzutage relativ problemlos auch in älteren Immobilien nachrüsten, sodass sie auch hier ein schnelles Return on Invest bieten.
Effektiver Mehrwert – Smart Building Plattformen für die Immobilienwirtschaft
Die Unternehmen, die es schaffen, die anfallenden Daten und die im System vorhandenen Analysemöglichkeiten intelligent für sich zu nutzen, können damit große Vorteile für ihre internen Prozesse, die Anpassung ihrer Arbeitswelt und für ihre Mitarbeiter*innen im Alltag schaffen. Die hier bereitgestellte Informationen dienen einerseits dazu, den genauen Nutzungsbedarf von Flächen zu erfassen, diese zu koordinieren und alle Dienstleistungen entsprechend intelligent zu steuern. Andererseits verhelfen sie den Nutzer*innen im Zuge der Umsetzung hybrider Arbeitsweisen bei der unkomplizierten Navigation einer zukunftsorientierten Bürostruktur.
Freie Arbeitsplätze werden den Mitarbeiter*innen auf Displays im Büro angezeigt oder sind über eine App abrufbar – die Lösung, um bei modernen Arbeitskonzepten freie Arbeitsplätze in einem Büro zu koordinieren und auf diese Weise Fläche und Kosten zu sparen. Auch müssen ungenutzte Büros oder Konferenzräume erst gar nicht gekühlt, geheizt oder vom Reinigungspersonal gesichtet werden, sodass Unternehmen durch einen niedrigeren Energieverbrauch Kosten und Ressourcen sparen können.
Mithilfe der Integration smarter Technologien, wie den IoT-fähigen Sensoren verknüpft mit der Workplace Lösung wird der Komfort für die Nutzer*innen und das Management bei der Nutzung moderner Büros optimiert und auf eine neue Ebene gehoben.
