Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung arbeiten viele Unternehmen in der Immobilienwirtschaft immer mehr an der Weiterentwicklung von Prozessen – die Automatisierung vieler Arbeitsschritte mithilfe von immobilienwirtschaftlichen Softwarelösungen bzw. ERP-Systemen ist hier oft der Grundstein. Die Automatisierung von Prozessen lässt sich heute mit der Integration spezialisierter Systeme weiter ausbauen. Wieso nicht auch das Dokumentenmanagement digitalisieren und aufwendige Ablage- oder Freigabeprozesse optimieren? Oder z.B. Rechnungsverarbeitung und Posteingang mit individuellen Workflows automatisiert ablaufen lassen. Dank eines in viele immobilienwirtschaftliche Lösungen integrierbaren digitalen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ist genau das möglich. Wie sich das gesamte Dokumentenmanagement digitalisieren lässt und worin dabei das große Potenzial von Workflows für die Rechnungsverarbeitung liegt, lesen Sie in diesem Beitrag.
Nicht mehr analog – nutzen Sie digitales Dokumentenmanagement und Worflows für die Rechnungsverarbeitung.
Das Dokumentenmanagement und insbesondere die Rechnungsverarbeitung oder die Postverteilung findet in vielen Unternehmen der Immobilienwirtschaft heute noch immer analog statt. Die Ablage und die Suche genauso, wie Freigabeprozesse für Rechnungen oder Aufträge nehmen hier viel Zeit in Anspruch. Auch die Organisation von Mietverträgen und einer Unmenge an weiteren relevanten Dokumenten – diese türmen sich oft als Papierstapel auf vielen Schreibtischen und Aktenordner füllen ganze Regalwände oder gar Räume. Das funktioniert heutzutage auch anders: Automatisiert, ohne Platzverschwendung, ohne komplizierte Ablage und ohne langes Suchen. Ganz einfach mit einem digitalen Dokumentenmanagement System.
Was kann digitales Dokumentenmanagement?
Ein digitales Dokumentenmanagement kann also dazu beitragen, den Austausch, die Ablage und die Suche aller für immobilienwirtschaftliche Unternehmen notwendigen oder wichtigen Dokumente zu vereinfachen und zu beschleunigen. Voll integriert in eine beliebige Software für das Immobilienmanagement oder ein ERP-System kann ein digitales System für das Dokumentenmanagement beispielsweise die Bearbeitung von Rechnungen oder des Posteingangs optimieren und darüber hinaus bei der Verwaltung von Reparatur- und Wartungsarbeiten unterstützen, indem es die Dokumentation aller Arbeiten oder die Auftragsvergabe erleichtert. Auch die Verwaltung von Versicherungsdokumenten, Grundbuchauszügen und anderen wichtigen Dokumenten kann durch ein DMS übersichtlicher und effizienter gestaltet werden. Insgesamt trägt ein DMS somit dazu bei, Prozesse in der Immobilienwirtschaft zu optimieren und eine höhere Transparenz zu schaffen – unabhängig von eingesetzten ERP-System.
Warum digitales Dokumentenmanagement zur Rechnungsverarbeitung?
Der Schritt hin zu einer Digitalisierung dokumentenbezogener Prozesse ermöglicht Unternehmen viele neue Mehrwerte und völlig neue Herangehensweisen. Neben den Vorteilen bei der Ablage und der Suche auch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung. Insbesondere mit Blick in eine Zukunft und einer zunehmenden Verbreitung von Homeoffice sowie der Zunahme hybrider Arbeitsformen ein entscheidendes Kriterium, um die schnelle Bearbeitung dokumentenbezogener Aufgaben auch bei mobilen Arbeitsweisen konstant aufrecht zu erhalten.
Mithilfe individuell angelegter Workflows können für die optimierte Rechnungsverarbeitung Freigaben, Beanstandungen oder Vertretungsregeln festgelegt, automatisiert und ortsunabhängig bearbeitet werden.
Digitale Rechnungsverarbeitung: Von der Rechnungserfassung bis zur Ablage automatisieren
Rechnungen erreichen Unternehmen der Immobilienwirtschaft regelmäßig in unterschiedlichsten Formen – auf Papier, per E-Mail oder als Scan – wobei die Papierform wohl auch heute noch immer eine häufig auftretende Variante ist. Besonders in dieser Form ist die Verarbeitung einer Rechnung vom Erfassen bis zur Bezahlung aber aufwendig – und auch die Archivierung und das Heraussuchen alter Rechnungen oder detaillierter Informationen in den Dokumenten ist eine lästige, zeitraubende Aufgabe.
Was aber, wenn eine Rechnung, die in Papierform bei einer Immobilienverwaltung eintrifft, gescannt wird und folglich von einer Software so ausgewertet werden kann? Wenn Rechnungsaussteller, die zahlungspflichtige Wohneinheit oder WEG, die Rechnungsnummer, die erbrachte Leistung und der Zahlbetrag automatisch ausgelesen werden? Und wenn die Zahlung so nach kurzer manueller Prüfung auf sachliche Richtigkeit direkt ohne weiteres Zutun automatisch ausgeführt werden kann? Wenn in dem Prozess zusätzlich ein Scan der Rechnung an den Buchungssatz in der genutzten immobilienwirtschaftlichen Verwaltungssoftware angehängt wird? Zukunftsvision? Nein!
Unternehmen, die auf digitale Prozesse zur Rechnungsverarbeitung mithilfe eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems setzen, bekommen genau diesen Mehrwert. Dabei kann die Arbeit bereits beim Rechnungseingang erleichtert werden – denn ein digitales System zur Rechnungsverarbeitung erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig, Rechnungen auf Papier nach dem Einscannen, automatisch und gleicht sie direkt ab. Schlüsseldaten, wie beispielsweise die Zuordnung zu Objekt oder Mieter*in, zum Lieferanten und der erbrachten Leistung, aber auch die Rechnungsnummern oder Beträge, lassen sich mittels DMS schnell auslesen und mit dem dazugehörigen Vorgang in Verbindung bringen und abgleichen. Eine Indexierung der Rechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung und die zukünftige Möglichkeit einer Suche nach Schlagwörtern vor.
Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung mit digitalem Dokumentenmanagement
Sind alle Daten einer Rechnung erfasst, sorgt das DMS zur Freigabe für eine reibungslose Weiterleitung der Rechnung an die zuständigen Mitarbeiter*innen. Der Informationsfluss zu den entscheidenden Personen erfolgt dabei ebenfalls automatisch. Diese bekommen alle relevanten Informationen übermittelt und können sie mit wenigen Klicks freigeben oder gegebenenfalls kommentieren – Anmerkungen und Notizen lassen sich durch einen vorkonfigurierten Rechnungsworkflow direkt erfassen und schnell bearbeiten. Gleichzeitig kann man zu jeder Zeit feststellen, bei welchen Beteiligten des Workflows eine Rechnung momentan liegt und welcher Bearbeitungsschritt der nächste ist. Sobald der Freigabeprozess abgeschlossen ist und alle Daten vollständig sind, gelangt die Rechnung automatisch zur Buchhaltungsabteilung und wird verbucht. So trägt ein mit dem DMS digital abgebildeter Rechnungsworkflow maßgeblich zur Beschleunigung des Prozesses einer Rechnungsverarbeitung bei.
Fehlerquellen identifizieren und Fehler beheben
Doch nicht jede Rechnung ist gleich und Ausnahmen oder Fehler können jederzeit auftreten – sinnvoll und gut, wenn ein digitales Dokumentenmanagement auch darauf ausgelegt ist und Unstimmigkeiten sofort erkennt. Der digitale Prozess sorgt hier für ein sofortiges Abgleichen aller Pflichtangaben einer eingehenden Rechnung und identifiziert Fehler oder Dubletten direkt. Auch fragliche Stellen lassen sich gleich prüfen und wenn nötig ausbessern, sodass mögliche Fehl- bzw. Überbezahlungen verhindert werden. Konnte eine Rechnung nicht automatisch weitergeleitet oder genehmigt werden, erstellt das System unmittelbar eine Benachrichtigung an die zuständigen Mitarbeiter*innen, damit sich die Rechnungsverarbeitung nicht unnötig verzögert – die konsequente Cashflow-Kontrolle spart Zeit und schaltet mögliche Fehlerquellen aus.
Dokumentenbezogene Prozesse optimieren – mehr Zeit im Arbeitsalltag
Das Optimierungspotenzial, das die Integration eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) in eine Softwarelösung für die Immobilienwirtschaft mit sich bringt, sollten Unternehmen nicht unterschätzen und schnellstmöglich für sich nutzen – vornehmlich den ausgezeichneten Mehrwert vieler Automatismen im Zusammenspiel von DMS und ERP-Systemen.
Denn nicht nur im Zuge der Nachhaltigkeit mit dem Wegfall der Papierablage, sondern auch aufgrund der optimalen Organisation von Dokumenten ist das digitale Dokumentenmanagement ein entscheidender Faktor für die zukunftsorientierte Ausrichtung von Unternehmen. Bisher häufig nur in größeren Unternehmen eingesetzt, kann der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems – mit den Möglichkeiten zur Gestaltung einer übersichtlichen Dokumentenablage und automatisierter Workflows z.B. für die Rechnungsfreigabe – sich für Unternehmen und Organisationen aller Art und jeder Größe lohnen.
Nutzen Sie diese vielen Vorteile, die eine digitale Verarbeitung von Rechnungen mit integrierten Dokumentenmanagement Ihnen liefert und schaffen Sie Ihren Mitarbeiter*innen mehr Freiraum, der für die wirklich anspruchsvollen Prozesse und wichtigen Aufgaben im Alltag eines Immobilienunternehmens verwendet werden kann.
Erfahren Sie hier mehr und profitieren auch Sie von den vielen Vorteilen eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems.
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