Nur im Teamwork - der Digitalisierungsprozess von Immobilienunternehmen funktioniert nur mit den Mitarbeitern

Keine Frage, die Digitalisierung der Immobilienwirtschaft erfordert besonders von Führungskräften Mut zu Veränderungen und neue Kompetenzen. Ebenso wichtig ist es aber auch die Mitarbeiter am Transformationsprozess zu beteiligen – nur so läuft der Prozess innerhalb eines Unternehmens reibungslos ab. Fehlende Berührungspunkte und wenig Erfahrungen im Umgang mit neuen Technologien machen die Digitalisierung für viele Beteiligte nicht greifbar. Oft ist unklar, wie der Start in eine digitale Arbeitsweise vonstattengeht – das führt oft zu Hemmungen und schürt in manchen Fällen Angst vor der Veränderung. Daher müssen Mitarbeiter auf den Weg der digitalen Transformation mitgenommen werden – das erfordert Teamwork von allen Beteiligten. Wie das funktionieren kann, erfahren Sie in folgendem Artikel.

Skepsis bevor der Digitalisierungsprozess überhaupt begonnen hat

Die Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft schreitet voran. In vielen Unternehmen sollte es jetzt ganz schnell gehen. Nicht nur bei Ausstattung und Abläufen muss vielerorts noch einiges nachgeholt werden. Auch die Mitarbeiter müssen geschult, vorbereitet und in vielen Fällen auch beruhigt werden. Denn nicht selten überschlagen sich Begrifflichkeiten wie „tiefgreifender Veränderungsprozess“ oder „disruptiver Wandel“ und alle Beteiligten müssten Digitalwissen und digitale Fähigkeiten benötigen, um ihren Aufgaben gerecht zu werden. Bei vielen Mitarbeitern der Unternehmen sorgt das für Skepsis und Verunsicherung, bevor der Prozess überhaupt begonnen hat.

Mit Transparenz und Aufklärung Ängste eindämmen

Damit steht den Managementabteilungen in Immobilienunternehmen eine riesige Aufgabe und doppelte Herausforderung bevor. Sie müssen einerseits die eigenen Versäumnisse schnell aufholen und andererseits die Mitarbeiter auf den Weg der digitalen Transformation mitnehmen. Trotzdem sollte ein Prozess der Digitalisierung zeitig eingeleitet werden – so können sich die Beschäftigten früh an den mit der Digitalisierung verbundenen “Veränderungsdruck” gewöhnen. Die Arbeit am Digitalisierungsprozess fängt intern also bestenfalls schon an, bevor die ersten Maßnahmen unternommen werden. Mit Transparenz und Aufklärungsarbeit vonseiten der Führungskräfte lassen sich Ängste eindämmen. Denn die Mitarbeiter sind nicht grundsätzlich fortschrittsfeindlich, sondern wissen häufig einfach nicht, was auf sie zukommt und wohin das Unternehmen steuert.

Vorteile des digitalen Systems herausarbeiten und vermitteln

Die Menschen mögen Routinen, dass alles in gewohnten Bahnen verläuft. Das gilt für das Team eines kleinen Immobilienverwalters genauso wie für Angestellte großer Immobilienunternehmen und Wohnungskonzerne. Neues erst einmal abzulehnen ist daher menschlich. Und gerade altgediente Mitarbeiter haben oft wenig Erfahrung im Umgang mit den neuen Medien und schlechte Erfahrungen mit neuen Systemen gemacht, weil diese in ihren Augen nicht nutzerfreundlich waren. Aber digitale Lösungen können Mitarbeiter enorm entlasten und Prozesse beschleunigen – trotzdem wird die Digitalisierung oft als Einschnitt empfunden.

Da die unausweichliche Veränderung hin zur digitalen Arbeitsweise für viele aber ein schwer greifbares Zukunftsszenario bleibt, ist die Unsicherheit und Sorge in der Belegschaft häufig trotzdem groß. Eine Beteiligung der Mitarbeiter an der Planung sowie Umsetzung des Transformationsprozesses schafft daher Vertrauen und vermeidet diese Probleme. Daneben gilt auch in der Immobilienwirtschaft die Bitcom-Regel: “Schlechte Prozesse sind nach der Digitalisierung schlechte digitale Prozesse”. Die Mitarbeiter müssen erkennen, dass nichts Unmögliches auf sie wartet, sondern eine Arbeitsweise, die ihren Job nach einer Einarbeitung erheblich vereinfachen wird und bei der sie die zukünftigen Prozesse in ihrem Sinne mitgestalten und verbessern können.

Das Wichtigste ist daher die interne Kommunikation vor dem Prozessbeginn. Früh über die Vorteile eines neuen Systems zu sprechen erhöht die Akzeptanz. Wozu machen wir das? So dämmt man Vorbehalte und Gerüchte ein.

Diese Empfehlungen führen die interne Kommunikation zum Erfolg: 

• Mitarbeiter einbeziehen: In offenen und persönlichen Gesprächen können nicht nur Fachwissen und Ideen eingeholt, sondern auch etwas über die Vorstellungen der Mitarbeiter*innen erfahren werden.
• Deutlich machen, dass die Digitalisierung absolute Priorität hat: Der Stellenwert, den der digitale Prozess für das Unternehmen hat sollte betont werden. Ein “Kommunikationsteam”, das aus Mitarbeitern unterschiedlicher Bereiche und Qualifikationen zusammenstellt wird, kann dabei unterstützen und motiviert alle Beteiligten, den Prozess aktiv mitzugestalten.
• Zeit investieren: Wenn Mitarbeiter in die Vorbereitung und Organisation einbezogen werden, muss für diese Phasen zwar mehr Zeit eingeplant werden. Die Umsetzung wird letzten Endes aber schneller vorankommen, wenn überzeugte und engagierte Mitarbeiter den Prozess unterstützen.
• Persönliche Motive im Blick behalten: Veränderungen im Betrieb haben manchmal Auswirkungen auf das Mitarbeitergefüge: Wo Einflüsse und Handlungsspielräume neu definiert werden, tauchen Fragen auf, für die gemeinsam eine Lösung gefunden werden sollte.

Neu gestaltete Zusammenarbeit zwischen Menschen und Maschine

Die Digitalisierung ist ein sehr weites Feld und besonders kleinere und mittelständische Immobilienunternehmen können noch immer nicht viel damit anfangen oder wissen nicht, welcher Mehrwert auf sie wartet – in jedem Fall ist die Digitalisierung aber mehr als nur die Ausstattung mit neuen Geräten. Meist geht es um die Automatisierung von Prozessen und eine neu gestaltete Zusammenarbeit zwischen Menschen und Maschine. Wichtig ist es also, eine Unternehmenskultur bzw. eine Digitalisierungsstrategie zu profilieren, die digitale Arbeitsweise erklärt, fördert und zulässt, um Ängste, wie z. B. durch die Maschine ersetzt zu werden, bei den Mitarbeitern zu vermeiden.

Schulung und Weiterbildung gehören zur Digitalisierungsstrategie

Aber immer dann, wenn betriebliche Abläufe in der Immobilienverwaltung regelmäßig oder wiederkehrend sind und hohe Ähnlichkeit besitzen, kann die digitale Arbeitsweise eine große Unterstützung sein. Das Grundgerüst dafür besteht aus einer Mischung aus der Hardware, einer Software für das Immobilienmanagement mit welcher die unterschiedlichsten Prozesse eines Unternehmens individuell abgebildet werden sowie den Mitarbeitern, die im Umgang mit dem neuen System geschult sind. Hierbei sind die Mitarbeiter eines Unternehmens in der Immobilienwirtschaft also ebenso gefragt, wie die dahinterstehenden Abläufe und Strukturen.

Keine Frage – die neuen Aufgaben und Techniken im Unternehmen stellen also neue Anforderungen an die Qualifikation und das Können der Mitarbeiter. Interne und externe Schulungen für die Mitarbeiter sind daher unumgänglich. Nur mit umfangreichen, auf digitale Mittel setzende, Schulungsprogrammen lernen die Mitarbeiter die neue Arbeitsweise kennen, erfahren die Vorteile und können beruhigt werden. Digitale Bildung vermittelt ihnen Wissen und Kompetenzen, damit sie sich der Herausforderung gewappnet fühlen. Softwareentwickler bieten hierzu beispielsweise schon umfangreiche Schulungen an, bevor die digitale Lösung für das Immobilienmanagement überhaupt im Arbeitsalltag eingesetzt wird.

Engagement in Aus- und Weiterbildung als Eckpfeiler

Das Engagement in der vorausgehenden Ausbildung und auch der Weiterbildung der Mitarbeiter im Umgang mit den digitalen Lösungen ist daher der zweite wichtige Eckpfeiler für die Digitalisierung von Unternehmen. Im digitalen Zeitalter ist kontinuierliche Qualifizierung aber unerlässlich – auch in kleineren und mittleren Unternehmen. Einige Unternehmen agieren eher zurückhaltend, entweder aufgrund der damit verbundenen Kosten oder aus Unsicherheit ob des passenden Qualifizierungsangebotes. Neben den Schulungen von Anbietern der digitalen Lösungen ist ein kreativer Weg beispielsweise, den unsicheren Mitarbeitern einen internen „Paten” an die Hand zu gebe, der im Umgang mit den neuen Technologien sicher ist – an ihn kann er sich bei Fragen wenden und bekommt schnell Unterstützung.

Denn nicht nur Auszubildende, auch langjährige Mitarbeiter müssen permanent fortgebildet werden. Wenn eine neue digitale Lösung eingeführt wird, sollte man also nicht nur zwei Mitarbeiter zum Lehrgang schicken, sondern sechs – bestenfalls eine bunte Mischung aus Lehrlingen und etablierten Mitarbeitern. Das nimmt Ängste, fördert das Teamwork, weil man sich untereinander helfen kann und spornt an. Denn unterstützen sich die Mitarbeiter zukünftig im Umgang mit der neuen Technologie, setzen sie ihr erlerntes digitales Wissen zukünftig wie selbstverständlich für das Unternehmen ein und sind sie motiviert, neue Methoden und Techniken zu verwenden, digitalisiert sich ein Unternehmen fast aus sich selbst heraus.

Flexibles Arbeiten als Ansporn

Letztendlich können die Mitarbeiter davon profitieren – durch die Digitalisierung ergibt sich für sie nicht nur, dass ihre Arbeit vereinfacht wird, auch Möglichkeiten, wie flexibles Arbeiten, sei es im Homeoffice oder im Café um die Ecke. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass die Beschäftigten von überallher Zugriff auf die Daten haben.

Fazit

Wird der Digitalisierungsprozess durch das Management gut geplant und werden die Mitarbeiter früh bzw. rechtzeitig mit einbezogen, verschwinden Skepsis und Ängste. Dabei sollte die Belegschaft sich aktiv einbringen können und nicht bloß vorgegebene Aufträge abarbeiten. Durch externe sowie interne Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen werden die digitalen Kompetenzen gestärkt und die Hemmungen vor dem Umgang mit den digitalen Technologien sinken. Wagen Sie den Schritt, nehmen Sie Ihre Mitarbeiter auf den Weg zur digitalen Arbeitsweise in Ihrem Immobilienunternehmen mit und schaffen so einen immensen Mehrwert für alle Beteiligten.