Interview: Digitales Management in der Wohungswirtschaft - neue Herausforderungen, neue Chancen

Die Immobilienverwaltung ist ein weites Feld. Unterschiedliche Immobilienarten benötigen unterschiedliche Managementansätze und damit mitunter auch verschiedene Spezifikationen, was die eingesetzte Management-Software betrifft. In der Wohnungswirtschaft stehen beispielsweise andere Funktionen im Vordergrund, als im gewerblichen Immobilienmanagement, um die Verwaltung effizient und transparent zu gestalten. Ganzheitliche Softwarelösungen, wie iX-Haus, bündeln nahezu alle Funktionen in einem System und bringen immense Mehrwerte für die Verwaltung unterschiedlichster Immobilienarten mit sich – so auch von Wohnungsbeständen in der Wohnungswirtschaft. 

In diesem Interview sprechen wir ich mit unserem CEO Dr. Christian Westphal darüber, welche Vorteile iX-Haus für die Verwaltung verschiedener Immobilienarten – insbesondere auch in der Wohnungswirtschaft – bietet. In Zeiten von Abkündigungen, Sofwareübernahmen mit etwaigen Systemwechseln und fehlenden Weiterentwicklungen einiger Lösungen können Nutzer*innen hier von einem stabilen, zukunftsorientierten Unternehmen wie CREM SOLUTIONS und der angebotenen Softwarelösung profitieren.  

Christian Westphal: Spezialisiert vielleicht nicht. Aber was bedeutet im Immobilienmanagement schon spezialisiert – die Verwaltung von Immobilien ist so vielseitig. Wir konnten mit iX-Haus schon immer viele entscheidende Aspekte für das Management in der Wohnungswirtschaft abbilden – die Verwaltung von Stammdaten und Verträgen, Betriebskostenabrechnungen und, und, und. Schwächen hatten wir hier nie. Und darüber hinaus hatten wir auch immer eine durchaus relevante Anzahl von Kunden aus der Wohnungswirtschaft. Mit der Weiterentwicklung von iX-Haus über die vergangenen Jahre haben wir zusätzlich noch sehr viele Tools und Features integriert, die insbesondere im Bereich wohnungswirtschaftlicher Verwaltung viele Mehrwerte mit sich bringen. Damit kann iX-Haus mittlerweile sogar mehr als andere Lösungen. 

Und warum das Thema momentan so in den Fokus gerückt ist… Nicht nur wir haben mitbekommen, dass die auf diesen Teilbereich der Branche “spezialisierten” Lösungen entweder nicht konsequent weiterentwickelt und sogar abgekündigt wurden. Oder, dass manche Lösungen aufgekauft wurden und jetzt Konzerne und Investoren im Hintergrund stehen, mit denen Nutzer*innen sich nicht identifizieren können. Wir bieten das Gesamtpaket: Eine Lösung für die Verwaltung von Immobilien in allen Teilbereichen der Branche, die stets weiterentwickelt wird und sicher am Markt bestehen bleibt. Das sollen die Bestandshalter*innen, Manager*innen und Verwalter*innen, auch aus der Wohnungswirtschaft, wissen.

Jens Hoffstiepel:: Welche Weiterentwicklungen in iX-Haus kommen Dir denn hier in den Sinn? 

Christian Westphal: Da gibt es viele. Beispielsweise die Zählerverwaltung, mit der alle Arten von Zählern auch großer Immobilienportfolios ganz einfach verwaltet und Ablesewerte unkompliziert erfasst werden können. Die Verbräuche können dann direkt in der Abrechnung einfließen und Abrechnungsprozesse deutlich erleichtern. Hinzu kommen eine optimierte Kautionsverwaltung oder die einfache Weiterbelastung an Mieter*innen beim Verbuchen von Instandsetzungsrechnungen. Das sind aber nur einige wenige Beispiele. Interessierte Wohnungsunternehmen, können sich gerne jederzeit an uns wenden und einfach einen unverbindlichen Austausch mit uns vereinbaren. Dann gleichen wir die Anforderungen ganz individuell mit unseren Lösungsansätzen ab. 

Jens Hoffstiepel: Wenn iX-Haus aber auch in diesem Segment so vielfältig aufgestellt ist, warum dann diese Voreingenommenheit gegenüber den Möglichkeiten der Software? 

Christian Westphal: Ach, weißt du. Grundsätzlich verstehe ich diese Voreingenommenheit ja – das hat wohl auch viel mit Unwissenheit zu tun. Wir heißen schon immer CREM Solutions. “CREM” für Corporate Real Estate Management. Das ist natürlich ein anderes Segment. Dazu vielleicht mal ein „Interna“ – wir haben vor ein paar Jahren mal überlegt, dass wir den Namen der Firma ändern. Aber der Name „CREM SOLUTIONS“ ist im Markt so positiv besetzt, dass das keine gute Idee gewesen wäre.  

Das CREM in unserem Namen heißt also nicht, dass wir mit iX-Haus nicht auch die für die Wohnungswirtschaft wichtigen Anforderungen abbilden können. Fangen wir mal bei der Stammdatenverwaltung an. Da sind wir optimal aufgestellt. Da ist es egal, ob ich jetzt eine*n Mieter*in oder eine Fläche für ein riesiges Einkaufszentrum anlege oder für eine Wohnimmobilie mit 30 Parteien. Immobilien mit ihren einzelnen Flächen bzw. Einheiten und Mieter*innen bis ins kleinste Detail abzubilden ist einfache ein riesiges Plus von iX-Haus. 

Gehen wir weiter zu Mietverträgen und der Betriebskostenabrechnung. Mit den Vertragsvorlagen und den eingepflegten Stammdaten im Flächen- sowie Personenstamm können im Handumdrehen Mietverträge erstellt und versendet werden. Gleiches gilt für die Betriebskostenabrechnung. Diese kann iX-Haus individuell und voll automatisiert abbilden. Mit unserem Scheduler sogar getimt auf einen bestimmten Zeitpunkt. 

Allein mit diesen Tools bildet iX-Haus schon einen wichtigen Grundstock für die Verwaltung von Wohnimmobilien ab. Dazu kommen noch die Möglichkeiten im Zahlungsverkehr und mittlerweile noch viele weiter spezialisierte Tools. 

Jens Hoffstiepel: Welche Möglichkeiten bietet iX-Haus denn im Zahlungsverkehr? Und welche anderen Tools? 

Christian Westphal: Mit unserem E-Banking können Unternehmen den Zahlungsverkehr weitestgehend automatisieren und gleichzeitig die Fehlerquote bei der Buchung von eingehenden Zahlungen verringern. 90 Prozent der eingehenden Zahlungen werden automatisiert verarbeitet – dadurch reduzieren Unternehmen ihre manuellen Eingaben. Die individuellen Kontierungsregeln schaffen hier zudem eine hohe Flexibilität, um spezifische Prozesse abzubilden. Den de-facto Standard der Wohnungswirtschaft “Anbindung an die Aareal Bank” bieten wir natürlich auch an.  

Gleichzeitig können Buchungen mit dem Modul “Buchungsimport” aus einer Excel-Datei importiert werden. Der Import vereint dank zentraler Prüfroutinen hohe Sicherheiten und Komfort. Bekommen Wohnungsverwaltungen z.B. regelmäßig Rechnungen für Instandhaltungen oder Ähnlichem, die eigentlich aufwändig nach speziellen Verteilerschlüsseln auf Kosten und Objekte aufzuteilen sind, können sie hier einfach das Rechnungsdatum, den Betrag etc. in einer Excel-Vorlage aktualisieren und buchen die Rechnung über den Import. Erhalten sie von einem Drittsystem in Excel aufbereitete Buchungen, welche in die iX-Haus Buchhaltung mit einfließen sollen, funktioniert das ganz einfach über den Import. Gleichzeitig nutzen viele den Buchungsimport, wenn z.B. für die Betriebskostenabrechnung umfangreiche Kostenumbuchungen notwendig sind. Hier können die Umbuchungen über Excel vorbereitet und in einem Arbeitsgang gebucht werden – beispielsweise auch mithilfe unseres Schedulers, der solche Aufgaben zu einem bestimmten Zeitpunkt automatisch ausführen lässt. 

Jens Hoffstiepel: Das ist ja mitunter ein entscheidender Faktor. Die Automatisierung von Prozessen. Welchen Mehrwert bietet iX-Haus hier? 

Christian Westphal: Mit iX-Haus können nahezu alle Verwaltungsaufgaben, die im Zusammenhang mit Massenprozessen stehen, automatisiert werden. So können die Betriebskosten auch für große Wohnungsbestände mit wenigen Mausklicks angelegt und in einem Stapellauf erstellt werden. Die Module in iX-Haus arbeiten alle reibungslos zusammen, sodass alle Daten sicher in die Betriebskostenabrechnungen, aber auch in alle anderen Automatismen, einfließen. Das ist also nur ein Beispiel für die Automation von Prozessen mit iX-Haus. Beispielsweise kann der komplette Schriftverkehr mit Mieter*innen auch automatisiert werden und dann via E-Mail oder sogar mithilfe unserer Partnerlösung casavi geplant versendet werden. 

Jens Hoffstiepel: Casavi ist ein gutes Stichwort. Was ist Casavi und was ist das Besondere daran? 

Christian Westphal: Casavi ist eine unserer nahtlos in iX-Haus integrierbaren Partnerlösungen. Das System ist ein Service- und Kommunikationsportal und verknüpft quasi alle an der Nutzung und Verwaltung von Immobilien beteiligten Parteien. Hier können ganz unkompliziert Daten und Dokumente ausgetauscht werden, beispielsweise zwischen Immobilienverwaltung, Mieter*innen und Handwerker*innen oder dem Facility Management – und das auch über eine mobile App für Smartphones. Zudem können ganz unkompliziert auch Meldungen oder Reparaturanfragen übermittelt werden, die dann direkt in das iX-Haus Modul “Meldungen” zur Bearbeitung eingehen. Da Casavi auf unsere Stammdaten zugreift, sind die Daten immer konsistent und können sofort zugeordnet werden. 

Daneben haben wir aber noch eine Partnerlösung, die ungemein wertvoll für Wohnungsunternehmen ist. Mit EN.Tab bieten wir ein in iX-Haus integriertes Tool für die Wohnungsabnahme an, um z.B. Mieterwechselprozesse noch einfacher zu gestalten. 

Jens Hoffstiepel: Du kannst ja meine Gedanken lesen. Das Thema Mieterwechsel habe ich hier als nächstes auf meinem Fragenzettel stehen. Welche Vorteile bieten iX-Haus und EN.Tab hier? 

Christian Westphal: Wie gesagt, En.Tab ist ein Tool für die die digitale Wohnungsübergabe. Damit gehören Klemmbrett und Übergabeformulare in Papierform der Vergangenheit an. Auch EN.Tab kann auf die iX-Haus Stammdaten zugreifen, und diese automatisiert für ein digitales Übergabeprotokoll übernehmen. Dabei werden z.B. auch Zählerstände aufgenommen, die direkt in beide Systeme einfließen. Die Wohnungsabnahme kann auf diese Wiese vor Ort einfach mit einem Tablet-PC stattfinden und das digitale Übergabeprotokoll landet dann letztendlich in iX-Haus, und kann direkt an alle Beteiligten versendet werden.  

Mit EN.Tab können wir also den Mieterwechsel-Prozess nochmal verbessern und haben neben unseren optimalen Möglichkeiten im Umgang mit Stammdaten von Personen und Flächen eben auch Features, wie der Vertragsvorerfassung, um weitere Schritte zu digitalisieren. 

Jens Hoffstiepel: Aber können das die anderen Lösungen nicht auch? Welchen Mehrwert haben Nutzer*innen von iX-Haus für die Verwaltung in der Wohnungswirtschaft? 

Christian Westphal: Ja, mitunter können die anderen Lösungen das auch. Aber keine andere Lösung ist so flexibel und vielfältig wie iX-Haus. Bei uns bekommen Anwender*innen die Chance, sich ihr System so zu gestalten, wie sie es benötigen. Haben wir etwas nicht, oder sind Prozesse in Unternehmen anders als bei uns in iX-Haus, ermöglichen wir Sonderprogrammierungen, um das System exakt auf die Bedürfnisse der Nutzer*innen zuzuschneiden. Diese fließen dann wieder in den Standard ein und kommen somit auch anderen Kunden*innen zugute. 

Gleichzeitig bieten wir vielfältige Möglichkeiten beispielsweise für die Verwaltung von Mischobjekten mit unterschiedlichen Steuersätzen bei der Abrechnung sowie viele Auswertungs- und Reportingmöglichkeiten, wie kaum ein weiteres System. Alle in iX-Haus gepflegten Daten können mit dem “Excel-Reporting” übersichtlich in Berichten oder Dashboards dargestellt werden. Ein riesiges Plus für die Erstellung des Jahresabschlusses oder aber die zukunftsorientierte Ausrichtung von Unternehmen und ihren Immobilienbeständen. 

Hinzu kommt unsere Offenheit. Wir können in iX-Haus spezialisierte Lösungen schnell und einfach integrieren. Das machen wir schon lange mit unseren Partnerlösungen DocuWare für das digitale Dokumentenmanagement oder casavi für die schnelle Kommunikation oder den schnellen Datenaustausch mit Mieter*innen. Und das haben wir zusätzlich auch für Vulcavo und EN.Tab gemacht, um einerseits virtuelle Eigentümerversammlungen zu ermöglichen und andererseits Wohnungsübergaben digital abbilden zu können. Hier haben wir seit kurzem auch noch eine Schnittstelle zu EN.Cover – mit der Lösung können Objektbegehungen digital abgebildet werden. Man sieht, wir sind immer am Puls der Zeit. Viele andere Lösungen werden nicht so zukunftsorientiert weiterentwickelt, wie unser System. 

Jens Hoffstiepel: Vielen Dank Christian, für deine Zeit. Das wurde dann jetzt doch ausgiebiger, als ich es vorher erwartet habe. 

Christian Westphal: Das ist häufig so, dass man überrascht ist, was mit iX-Haus alles abbildbar ist. Das passt aber auch zu uns, da wir gerne an der einen oder anderen Stellen noch eine Extra-Schleife drehen oder Sonderprogrammierungen anbieten, um das Ergebnis noch besser zu machen. Nur so begeistert man seine Nutzer*innen und Kund*innen – indem man mehr liefert als man versprochen hat. 

Am Ende ist es umso schöner, dass man die Nutzer*innen positiv überrascht. Genauso, wie ich auch dich vielleicht noch überraschen konnte. So hat mir das Interview noch viel mehr Spaß gemacht und ich hoffe, ich konnte einen Einblick in die Fähigkeiten von iX-Haus für die Verwaltung wohnungswirtschaftlicher Bestände geben. Aber auch hier sind bei weitem noch nicht alle Möglichkeiten von iX-Haus aufgezählt – wie vorhin schon mal gesagt, Interessenten können gerne auf uns oder mich zukommen, um alle Möglichkeiten kennenzulernen.