Im digitalen Zeitalter ist es von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen aus der Immobilienwirtschaft innovative Lösungen einsetzen, um ihre Arbeitsabläufe effizienter und benutzerfreundlicher zu gestalten – die Integration von neuen Technologie gewinnt somit zunehmend an Bedeutung – natürlich auch im Immobilienmanagement. Viele Unternehmen nutzen hier schon lange bewährte ERP-Systeme und Softwarelösungen für das Immobilienmanagement. Eine darin voll integrierte Serviceplattform für Mieter*innen kann die Verwaltung von Immobilien dabei zusätzlich verbessern, indem sie den Austausch von Daten und Dokumenten sowie die effiziente Übermittlung von Nachrichten, Informationen oder z.B. Schadensmeldungen ermöglicht und damit bestehende Kommunikationslücke schließt. Und neu: Diese Service- und Kommunikationsplattform kann jetzt von einer KI-Lösung mit einem intelligengten Anrufbeantworter unterstützt werden.
Warum eine Serviceplattform für Mieter*innen in eine Immobilienmanagement-Software integrieren?
In der heutigen Zeit erwarten Mieter*innen zunehmend einen schnellen und einfachen Zugang zu Informationen und Dienstleistungen. Eine Serviceplattform für Mieter*innen kann dabei helfen, diese Erwartungen zu erfüllen und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Dient ein immobilienwirtschaftliches ERP-System hier als Herzstück der digitalen Infrastruktur, in dem alle Stammdaten von Mieter*innen, alle Informationen zu Flächen sowie alle Verträge und Rechnungen abgelegt und organisiert werden, können all diese Daten mithilfe einer bilateralen Schnittstelle zwischen dem System und einer Service- und Kommunikationsplattform automatisiert ausgetauscht und den jeweiligen Objekten oder Mietern zugeordnet werden.
So können mithilfe der Integration einer solchen Plattform in die Immobilienmanagement-Software beispielsweise Dokumente ausgetauscht, Schadensmeldungen oder Anfragen einfach online eingereicht und der Status der Bearbeitung verfolgt werden. Aufgrund eines regelmäßigen Datenabgleichs und des möglichen Zugriffs beider Systeme auf die konsistenten Daten und Dokumente könne Informationen zwischen allen beteiligten Parteien unproblematisch und schnell ausgetauscht werden und beide Systeme bleiben auf dem gleichen Stand.
Neue, in das System integrierbare, Lösungen ermöglichen es dem Immobilienmanagement viele alltägliche Prozesse dank künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierung noch einfacher, schneller und intuitiver zu gestalten. Beispielsweise kann ein intelligenter Anrufbeantworter Anrufe automatisiert über eine künstliche Intelligenz entgegennehmen und daraus Vorgänge erstellen. Anrufende werden über einen Zugriff auf die Stammdaten identifiziert und der Anrufgrund ermittelt – bei unbekannten Anrufern erfolgt eine Ablage mit Kontaktdaten, Transkript und Audiodatei.
Wie funktioniert die Service- & Kommunikationsplattform für Mieter*innen?
Die Integration einer Serviceplattform für Mieter*innen in eine Immobilienmanagement-Software trägt dazu bei, die gesamte Kommunikation zu optimieren, alle Anfragen, Dokumente und Daten zentral an einem Ort zu sammeln und darauf zuzugreifen. So ergibt sich für beide Parteien ein absoluter Bonus.
Mieter*innen können sich einfach anmelden und auf ihre Informationen zugreifen, Schadensmeldungen einreichen, den Status ihrer Anfragen verfolgen und Dokumente hochladen – auch über eine mobile App. Diese Informationen und Dokumente werden dann folglich automatisch auch in der Management-Software abgelegt. Nutzer*innen aus dem Immobilienmanagement können wiederum alle Informationen und Dokumente direkt aus dem ERP-System über die Serviceplattform an die Mieter*innen versenden.
Dies führt zu einem reibungslosen Informationsfluss und eliminiert die Notwendigkeit des zeitaufwendigen physischen Austauschs von Unterlagen – alle wichtigen Dokumente, wie Verträge oder Informationen und Mitteilungen können sicher und bequem über die Plattform verschickt werden. Diese zentralisierte Datenverwaltung minimiert auch das Risiko von Dokumentenverlusten oder -beschädigungen.
Was sind die Vorteile der Integration einer Serviceplattform für Mieter*innen?
Die Integration einer Service- und Kommunikationsplattform für Mieter*innen in eine Immobilienmanagement-Software bietet also zahlreiche Vorteile. Denn insbesondere die Kommunikation zwischen Vermieter*innen und Mieter*innen ist oft ein kritischer Aspekt des Immobilienmanagements. ERP-Systeme allein sind schon effektive Tools für die Verwaltung von Daten sowie Prozessen und erlauben aufgrund eines Meldungsmanagements und einer Anbindung an Outlook auch den Versand von E-Mails.
Moderne Kommunikation ist heute mitunter aber schneller. Eine integrierte Kommunikationsplattform mit der jetzt möglichen Unterstützung von künstlicher Intelligenz schließt hier eine kleine Lücke, indem sie eine schnellere, transparente und effiziente Kommunikation ermöglicht. Eine Immobilienverwaltung kann eine barrierefreie Kommunikation ermöglichen, aber auch wichtige Ankündigungen oder Fragen direkt über die Plattform an Mieter*innen versenden. Gleichzeitig können Mieter*innen Anfragen direkt über das Kommunikationsportal stellen, sodass Immobilienunternehmen schnell und direkt darauf reagieren können.
Automatische Benachrichtigungen unterstützen Immobilienunternehmen hier dabei, Mieter*innen über Wartungsarbeiten, Zahlungserinnerungen und andere relevante Informationen zu informieren. Eine derartige nahtlose Integration der Kommunikation in das Immobilienmanagement verbessert daher einerseits die Effizienz von Managementunternehmen und andererseits die Mieterzufriedenheit erheblich.
Die Serviceplattform für Mieter*innen und das immobilienwirtschaftliche ERP-System – Ein Erfolgsmodell
Die Integration einer Service- und Kommunikationsplattform für Mieter*innen in eine Immobilienmanagement-Software bietet somit eine Vielzahl von Vorteilen für alle Parteien. Durch die Implementierung einer solchen Plattform wird eine Verwaltungssoftware sinnvoll ergänzt, um eine effizientere Verwaltung von Immobilien zu gewährleisten.
Das kombinierte System ermöglicht eine effizientere Bearbeitung von Mieteranfragen, reduziert den Verwaltungsaufwand und verbessert die Kommunikation zwischen Mieter*innen und Verwalter*innen. Insbesondere die Funktionserweiterung mit dem intelligentem Anrufbeantworter kann neue Vorteile schaffen und den Service noch weiter optimieren. Indem Unternehmen ihre Management-Software um diese wertvolle Funktion erweitern, positionieren sie sich als Anbieter, der die Bedürfnisse der Immobilienbranche versteht und innovative Lösungen bereitstellt.
Für Vorstellung der neuen KI-Lösung bieten wir Ihnen am 14. März 2024 ein gemeinsames Webinar mit unserem Partner casavi an, bei dem Sie neben dem neuen intelligenten Anrufbeantworter natürlich auch viele weitere Vorteile der optimalen Kombination aus iX-Haus und casavi kennenlernen können.
