Die Anforderungen an das unternehmerische Dokumentenmanagement in der Immobilienwirtschaft sind vielfältig – von der Rechnungsverarbeitung inkl. der neuen Anforderungen an die E-Rechnung aus dem kürzlich verabschiedeten Wachstumschancengesetz über den Posteingang bis hin zur Verwaltung von Mietverträgen, Bauplänen und Finanzdokumenten. Mit modernen Softwarelösungen können Unternehmen alle dokumentenbezogene Prozesse digitalisieren, die Papierlast minimieren und sich in der Kommunikation mit Kunden digital sowie modern aufzustellen.
Mit Blick auf die 2025 kommenden Vorgaben zu Verarbeitung von E-Rechnungen ist es unumgänglich, dass Unternehmen aus der Immobilienwirtschaft digitale Lösungen einsetzen, um den Umgang mit Rechnungsdokumenten gesetzeskonform abzubilden – aber auch, um ihre Arbeitsabläufe effizienter und benutzerfreundlicher zu gestalten. Die Integration von neuen Technologie gewinnt somit zunehmend an Bedeutung – natürlich auch im Immobilienmanagement.
Der Einsatz eines digitalen Dokumentenemanagement-System, mit dem Rechnungsdokumente GoBD-konform abgelegt werden können ist genaus wichtig, wie eine voll integrierte Serviceplattform für Mieter*innen. Einerseits bekommen Unternehmen mit diesen Lösungen die Möglichkeit zum schnellen Austausch von Daten und Dokumenten sowie die effiziente Übermittlung von Nachrichten, Informationen oder z.B. Schadensmeldungen und andererseits erhalten sie ein System, mit dem sie die Vorgaben zur E-Rechnung aus dem kürzlich verabschiedeten Wachstumschancengesetz umsetzen können
Warum eine Serviceplattform für Mieter*innen in eine Immobilienmanagement-Software integrieren?
Der schnelle Austausch von Dokumenten oder Daten und der einfache Zugang zu Informationen und Dienstleistungen gehört heute zu den Dienstleistungen fast jedes Unternehmens. Eine Serviceplattform für Mieter*innen kann dabei helfen, diese Prozesse zu optimieren und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Dient ein immobilienwirtschaftliches ERP-System als Herzstück der digitalen Infrastruktur, in dem alle Stammdaten von Mieter*innen, alle Informationen zu Flächen sowie alle Verträge und Rechnungen abgelegt und organisiert sind, können all diese Daten mithilfe einer bilateralen Schnittstelle zwischen dem System und einer Service- und Kommunikationsplattform automatisiert ausgetauscht und den jeweiligen Objekten oder Mieter*innen zugeordnet werden.
Mithilfe der Kombination aus ERP-System, Serviceplattform und eines digitalen Dokumentenmanagemen-Systems können beispielsweise Dokumente ausgetauscht, Schadensmeldungen oder Anfragen einfach online eingereicht und der Status der Bearbeitung verfolgt werden. Aufgrund eines regelmäßigen Datenabgleichs und des möglichen Zugriffs beider Systeme auf die konsistenten Daten und Dokumente könne Informationen zwischen allen beteiligten Parteien unproblematisch und schnell ausgetauscht werden und beide Systeme bleiben auf dem gleichen Stand.
Neue, in das System integrierbare, Lösungen ermöglichen es dem Immobilienmanagement viele alltägliche Prozesse dank künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierung noch einfacher, schneller und intuitiver zu gestalten. Beispielsweise kann ein intelligenter Anrufbeantworter Anrufe automatisiert über eine künstliche Intelligenz entgegennehmen und daraus Vorgänge erstellen. Anrufende werden über einen Zugriff auf die Stammdaten identifiziert und der Anrufgrund ermittelt – bei unbekannten Anrufern erfolgt eine Ablage mit Kontaktdaten, Transkript und Audiodatei.
Warum ein digitales Dokumentenmanagement-System in eine Immobilienmanagement-Software integrieren?
Insbesondere ein digitales Dokumentenmanagement-System kann dazu beitragen, den Austausch, die Ablage und die Suche aller Dokumente zu vereinfachen, zu beschleunigen und einen ortsunabhängigen Zugriff zu ermöglichen. Die Verarbeitung von Rechnungen, beispielsweise mithilfe individueller Workflows und Freigabeprozesse, kann mithilfe des Systems automatisiert werden, was Zeit und Kosten spart. Voll integrierbar in unterschiedliche Softwarelösungen bzw. ERP-Systeme für die Immobilienwirtschaft kann das Dokumentenmanagement-System (DMS) auch die Verwaltung von Versicherungsdokumenten, Grundbuchauszügen und anderen wichtigen Dokumenten übersichtlicher und effizienter gestalten. Unabhängig vom eingesetzten “Grundsystem“ trägt das DMS somit dazu bei, Prozesse in der Immobilienwirtschaft zu optimieren und eine höhere Transparenz zu schaffen.
Mit Blick in die Zukunft verschaffen die im digitalen Dokumentenmanagement-System jetzt schon gegebenen Prozesse zur gesetzeskonformen Verarbeitung von E-Rechnungen den Nutzer*innen die Möglichkeit, sich hier zukunftsorientert und sicher auszurichten.
Wie funktioniert die Service- & Kommunikationsplattform für Mieter*innen?
Die Integration einer Serviceplattform für Mieter*innen in eine Immobilienmanagement-Software trägt dazu bei, die gesamte Kommunikation zu optimieren, alle Anfragen und Daten zentral an einem Ort zu sammeln und darauf zuzugreifen. So ergibt sich für beide Parteien ein absoluter Bonus. Dokumente werden in Kombination mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System optimal abgelegt und sind in wenigen Sekunden wieder auffindbar, um sie in die Kommunikation mit Mieter*innen, WEG-Eigentümer*innen oder Handwerker*innen einzubinden.
Mieter*innen können sich einfach anmelden und auf ihre Informationen zugreifen, Schadensmeldungen einreichen, den Status ihrer Anfragen verfolgen und Dokumente hochladen – auch über eine mobile App. Diese Informationen und Dokumente werden dann folglich automatisch auch in der Management-Software abgelegt. Nutzer*innen können alle Informationen und Dokumente wiederum direkt aus dem System über die Serviceplattform an die Mieter*innen versenden.
Dies führt zu einem reibungslosen Informationsfluss und eliminiert die Notwendigkeit des zeitaufwendigen physischen Austauschs von Unterlagen – alle wichtigen Dokumente, wie Verträge oder Informationen und Mitteilungen können sicher und bequem über die Plattform verschickt und über das Dokumentenmanagement-System abgelegt werden. Diese zentralisierte Datenverwaltung minimiert auch das Risiko von Dokumentenverlusten oder -beschädigungen.
Was sind die Vorteile der Kombination aus einer Serviceplattform für Mieter*innen und einem digitalen Dokumentenmanagement-System?
Die Kombination eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems und einer Service- und Kommunikationsplattform für Mieter*innen bietet also zahlreiche Vorteile. Denn insbesondere die Kommunikation zwischen Vermieter*innen und Mieter*innen ist oft ein kritischer Aspekt des Immobilienmanagements. ERP-Systeme sind effektive Tools für die Verwaltung von Daten sowie Prozessen und erlauben aufgrund eines Meldungsmanagements und einer Anbindung an Outlook auch den Versand von E-Mails.
Die optimale Ablage und Suche von Dokumenten sowie moderne Kommunikation sollte heute aber schneller funktionieren. Eine integrierte Kommunikationsplattform mit der jetzt möglichen Unterstützung von künstlicher Intelligenz schließt hier eine Lücke, indem sie eine schnellere, transparente und effiziente Kommunikation ermöglicht. Eine Immobilienverwaltung kann eine barrierefreie Kommunikation ermöglichen, aber auch wichtige Dokumente, Ankündigungen oder Fragen direkt über die Plattform an Mieter*innen versenden. Gleichzeitig können Mieter*innen Anfragen direkt über das Kommunikationsportal stellen, sodass Immobilienunternehmen schnell und direkt darauf reagieren können.
Automatische Benachrichtigungen unterstützen Immobilienunternehmen hier dabei, Mieter*innen über Wartungsarbeiten, Zahlungserinnerungen und andere relevante Informationen zu informieren. Eine derartige nahtlose Integration der Kommunikation in das Immobilienmanagement verbessert daher einerseits die Effizienz von Managementunternehmen und andererseits die Mieterzufriedenheit erheblich.
Digitales Dokumentenmanagement und schnelle Kommunikation – ein Erfolgsmodell
Das kombinierte System ermöglicht eine effizientere Bearbeitung von Mieteranfragen, reduziert den Verwaltungsaufwand und verbessert die Kommunikation zwischen Mieter*innen und Verwalter*innen. Insbesondere die Möglichkeit zur Verarbeitung von E-Rechnungen mit dem digitalen Dokumentenmanagement-System und die Funktionserweiterung der Serviceplattform um den intelligenten Anrufbeantworter kann neue Vorteile schaffen und den Service noch weiter optimieren. Indem Unternehmen ihre Management-Software um diese wertvolle Funktion erweitern, positionieren sie sich als Anbieter, der die Bedürfnisse der Immobilienbranche versteht und innovative Lösungen bereitstellt.
In unserem Live-Webinar am 13. Juni 2024 zeigen DocuWare Expertin Natalie Kscheminski von CREM SOLUTIONS und Annabell Kilb von der casavi GmbH, wie digitales Dokumentenmanagement und die Kommunikation mit Mieter*innen sowie WEG-Eigentümer*innen in der Immobilienwirtschaft im Zusammenspiel optimal funktionieren kann.
