Das Immobilienmanagement kann sehr komplex sein. Unterschiedliche Immobilienarten benötigen unterschiedliche Managementansätze und damit mitunter auch verschiedene Spezifikationen, was das eigesetzte ERP-System betrifft. In der Wohnungswirtschaft stehen beispielsweise andere Funktionen im Vordergrund, als im gewerblichen Immobilienmanagement, um die Verwaltung effizient und transparent zu gestalten. Ganzheitliche Softwarelösungen, wie iX-Haus, bündeln nahezu alle Funktionen in einem System und bringen immense Mehrwerte für die Verwaltung unterschiedlichster Immobilienarten mit sich – so auch von Wohnungsbeständen in der Wohnungswirtschaft. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die Möglichkeiten des ERP-Systems für die Wohnungswirtschaft und wie eine flexible, effiziente und zukunftssichere Softwarelösungen Unternehmen unterstützen kann.
ERP-System für effizientes Management in der Wohnungswirtschaft
Aufgrund diverser Immobilienarten, sich ändernden Mietverhältnissen und komplexen Verwaltungsanforderungen steht die Wohnungswirtschaft vor einigen Herausforderungen. In diesem dynamischen Umfeld spielt das richitige ERP-System für die Wohnungswirtschaft eine zentrale Rolle. Ganzheitliche Lösungen für das Immobilienmanagement bieten enorme Vorteile, um Wohnungsbestände – auch in Verbindung mit Gewerbeeinheiten in einem Komplex – effizient und transparent zu managen.
Herausforderungen in der Wohnungswirtschaft
Die Wohnungswirtschaft hat sich zu einem komplexen Immobiliensegment entwickelt, das sich grundsätzlich von einigen gewerblichen Immobilienmanagement-Ansätzen oder dem Corporate Real Estate Management unterscheidet. Für die wohnungswirtschaftliche Verwaltung sind die Mieterverwaltung, Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen und die Kommunikation mit Mieter*innen mitunter wichtige Faktoren, die hier mehr im Vordergrund stehen. Daneben gibt es bei vielen Unternehmen aber auch die Herausforderung, die Gewerbeeinheiten in „Mischobjekten“mit ihren oft abweichenden Mietarten oder Steuersätzen einzubinden. Hier kommen ganzheitliche innovative Softwarelösungen ins Spiel, die maßgeschneiderte Funktionen für die vielfältigen Anforderungen der Wohnungswirtschaft bieten und den Verwaltungsprozess optimieren.
Effizientes Mietermanagement & Kommunikation mit einem ERP-System für die Wohnungswirtschaft
Die Verwaltung von Mieter*innen und Mieteinheiten gehört zu Kern der Wohnungswirtschaft und sollte somit von jedem ERP-System für die Wohnungswirtschaft abgebildet werden. Ein immobilienwirtschaftliches ERP-System, wie iX-Haus, erleichtert diesen Prozess erheblich, indem es eine zentrale Plattform für die Mieterverwaltung bietet. Von der Stammdatenpflege (Personen und Objekte) über die Erfassung von Mietverträgen bis hin zur automatisierten Anfertigung von Betriebskostenabrechnungen und einer optimalen Kautionsverwaltung können Immobilienmanager*innen alle relevanten Informationen zentral verwalten. Hinzu kommt eine Zählerverwaltung, mit der alle Arten von Zählern auch großer Immobilienportfolios ganz einfach verwaltet und Ablesewerte unkompliziert erfasst werden können. Die Verbräuche können dann direkt in die Abrechnung einfließen und Abrechnungsprozesse deutlich erleichtern.
Doch iX-Haus geht darüber hinaus. Es bietet den Immobilienverwaltungen und Mieter*innen die Möglichkeit, direkt über eine integrierte Plattform, wie casavi, zu kommunizieren, Anfragen zu stellen und Dokumente auszutauschen. Diese nahtlose Kommunikation verbessert die Kundenzufriedenheit und optimiert die Arbeitsabläufe.
Präzise Buchhaltung und Finanzmanagement mit einem ERP-System für die Wohnungswirtschaft
Eine fehlerfreie Buchhaltung ist von entscheidender Bedeutung für die Immobilienverwaltung. Hier bietet die immobilienwirtschaftliche Software eine umfassende Lösung, um die Finanzen transparent zu verwalten. Funktionen für den Zahlungsverkehr ermöglichen die einfache Verfolgung von Einnahmen und Ausgaben, wie Mieten oder Betriebskosten und die Erstellung von Finanzberichten.
Mit dem E-Banking können Unternehmen den Zahlungsverkehr weitestgehend automatisieren und gleichzeitig die Fehlerquote bei der Buchung von eingehenden Zahlungen verringern. 90 Prozent der eingehenden Zahlungen werden automatisiert verarbeitet – dadurch reduzieren Unternehmen ihre manuellen Eingaben. Individuelle Kontierungsregeln schaffen zudem eine hohe Flexibilität, um spezifische Prozesse abzubilden.
Gleichzeitig können Buchungen über ein Modul aus einer Excel-Datei importiert werden. Der Import vereint dank zentraler Prüfroutinen hohe Sicherheiten und Komfort. Bekommen Wohnungsverwaltungen z.B. regelmäßig Rechnungen für Instandhaltungen, die eigentlich aufwändig nach speziellen Verteilerschlüsseln auf Kosten und Objekte aufzuteilen sind, können sie hier einfach das Rechnungsdatum, den Betrag etc. in einer Excel-Vorlage aktualisieren und buchen die Rechnung über den Import.
Erhalten sie von einem Drittsystem in Excel aufbereitete Buchungen, welche in die softwareseitige Buchhaltung mit einfließen sollen, funktioniert das ganz einfach über den Import. Gleichzeitig kann man den Buchungsimport nutzen, wenn z.B. für die Betriebskostenabrechnung umfangreiche Kostenumbuchungen notwendig sind. Hier können die Umbuchungen über Excel vorbereitet und in einem Arbeitsgang gebucht werden – beispielsweise auch mithilfe eines Schedulers, der solche Aufgaben zu einem bestimmten Zeitpunkt automatisch ausführen lässt.
Instandhaltungsmanagement mit einem ERP-System für die Wohnungswirtschaft
Die Werterhaltung von Immobilien in der Wohnungswirtschaft erfordert eine effektive Instandhaltung. Auch hier kommt eine Software für die Immobilienverwaltung ins Spiel, indem sie Tools für das technische Immobilienmanagement integriert. Die Erstellung von Wartungsplänen aller technischen Anlagen, das Projektmanagement mit einer Budgetplanung und die Verfolgung von Reparaturen sind mitunter wichtige Funktionen, um Instandhaltungs- und Instandsetzungsaufgaben im Alltag effizient abzubilden.
Hier kommt die einfache Weiterbelastung an Mieter*innen beim Verbuchen von Instandsetzungsrechnungen. Aufgrund diverser Umlageschlüssel sind mit der Software z.B. einzelne, gezielte Mieterbeteiligungen möglich. Somit ist eine direkte Kostenzuordnung zu einer Partei bzw. zu einer einzelnen Hausnummer mit mehreren Mieter*innen in einem Umlageschlüssel möglich.
Datenanalyse und Berichterstattung mit einem ERP-System für die Wohnungswirtschaft
Ein modernes ERP-System für die Wohnungswirtschaft geht über die Verwaltung von Daten hinaus und bietet Möglichkeiten zur Analyse und Berichterstattung. iX-Haus ermöglicht es Verwalter*innen, Daten in aussagekräftige Erkenntnisse umzuwandeln. Von der Überwachung von Leerstandsquoten bis hin zur Analyse von Instandhaltungskosten oder dem Performance-Reporting einzelner Bestandsobjekte bietet die Software eine leistungsstarke Analyseplattform, die alle Daten in Berichten oder übersichtlichen Dashboards aufbereiten kann. Diese Funktion ermöglicht es Immobilienverwaltungsunternehmen, strategische Entscheidungen auf der Grundlage von Daten zu treffen und ihre Geschäftsabläufe zu optimieren.
Dabei hat die Sicherheit aller hinterlegten und verarbeiteten Immobilien- und Mieterdaten jedoch höchste Priorität. Das System setzt auf strenge Sicherheitsprotokolle und Datenschutzrichtlinien, um die Vertraulichkeit und Integrität der gespeicherten Daten zu gewährleisten. Diese Sicherheitsmaßnahmen schützen nicht nur die Unternehmen vor Datenverlust und -missbrauch, sondern sind auch entscheidend, um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sicherzustellen.
Die Power von iX-Haus: Ein umfassendes Toolkit für die Wohnungswirtschaft
Die gesamte Immobilienwirtschaft steht vor neuen Herausforderungen, die effiziente Lösungen erfordern. iX-Haus von CREM SOLUTIONS ist eine ganzheitliche Softwarelösung, die auf die Bedürfnisse der gesamten Immobilienwirtschaft zugeschnitten ist. Die Flexibilität macht die Software zu einer starken Lösung für die Verwaltung aller immobilienwirtschaftlichen Prozesse – auch in der Wohnungswirtschaft. Besonders hervorzuheben ist hier die Ganzheitlichkeit – also ein System für alle Belange.
Die umfangreiche Automatisierung von Verwaltungsprozessen, die vielen Auswertungs- und Reportingmöglichkeiten, die Vielseitigkeit sowie die Integration spezieller Module oder von Partnerlösungen machen iX-Haus zu einem wertvollen Werkzeug für die Verwaltung von Wohnungsbeständen und somit zu einem optimalen ERP-System für die Wohnungswirtschaft. Mit einem starken Fokus auf Innovation und Anpassungsfähigkeit wird iX-Haus die Zukunft der Wohnungswirtschaft gestalten und Unternehmen dabei unterstützen, Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen.
