In der Immobilienbranche ist immer viel Bewegung – in diesem Jahr beispielsweise mit Herausforderungen, wie Kostenaufteilung der CO2 Umlage, EnSikuMaV, weiteren Digitalisierungsvorhaben und vielem mehr. Die Weiterentwicklung und dynamische Anpassung einer Software und der mit ihr abbildbaren Arbeitsprozesse an den aktuellen individuellen Bedarf von Immobilienunternehmen oder gesetzliche Vorgaben ist also ein wichtiger Faktor, um zukunftssicher die sich fortlaufend ändernden Anforderungen im Immobiliensektor zu meistern. Denn können Systeme aktuelle Anforderungen nicht oder nicht mehr abbilden, bekommen Unternehmen die Folgen schnell zu spüren.
Warum ein immobilienwirtschaftliches ERP-System wechseln?
Von der Wohnungswirtschaft über die gewerbliche Immobilienwirtschaft bis hin zum Corporate-Real-Estate-Management (CREM) – in der gesamten Immobilienbranche ist der Einsatz immobilienwirtschaftlicher ERP-Systeme nicht mehr wegzudenken. Stets aktuelle Systeme sorgen mit der Automatisierung regelmäßig wiederkehrender Aufgaben für mehr Effizienz und gleichzeitig für mehr Transparenz sowie die Kontrolle nahezu aller Prozesse und agieren als zentrales digitales Nervensystem von Immobilienunternehmen.
Wird eine Software aber nicht adäquat weiterentwickelt und regelmäßig an die aktuellen Anforderungen der Immobilienwirtschaft angepasst, um am Puls der Zeit zu sein oder lassen sich grundlegende Arbeitsprozesse mit einer Software nicht abbilden und der Automatisierungsgrad ist zu gering, ist es vielleicht an der Zeit, ein neues ERP-System für die Immobilienwirtschaft einzuführen. Denn derartige Faktoren können in der heutigen digitalen Zeit schnell über Erfolg oder Misserfolg von Immobilienunternehmen entscheiden.
Mit einem immobilienwirtschaftlichen ERP-System neue Anforderungen abbilden
Gestiegene Anforderungen bei der Betreuung von Kunden*innen, Partnern*innen und Dienstleistern*innen, also in der Immobilienwirtschaft beispielsweise von Eigentümern*innen, Investoren*innen, Mietern*innen, Handwerkern*innen oder dem Facility Management, veranlassen einen Großteil an Unternehmen der Immobilienverwaltung dazu, die Bearbeitung ihrer alltäglichen Aufgaben und Prozesse immer mehr mithilfe digitaler Lösungen abzubilden. Ein umfassendes immobilienwirtschaftliches ERP-System, mit dem eine Vielzahl an täglichen Aufgaben automatisiert abgebildet werden kann und das regelmäßig an neue Vorgaben, Bedürfnisse und Herausforderungen im Immobilienmanagement angepasst wird, ist hier ein essenzielles Herzstück der unternehmerischen Infrastruktur.
Daneben ist der Einsatz zusätzlicher, spezialisierter Softwareprodukte und Erweiterungsmodule für spezielle Anforderungen heute ein entscheidender Faktor, um aktuelle Anforderungen abbilden zu können – diese müssen unkompliziert integrierbar und über Schnittstellen verfügbar sein. Denn ein Immobilienportfolio effizient zu managen, indem man allein pünktlich die Betriebskostenabrechnung versendet und monatlich einmal den Zustand der Immobilie überprüft, sind heute bei Weitem nicht mehr die einzigen Aufgaben in der Immobilienverwaltung.
Mit gestiegenen Anforderungen an den Service wird die Immobilienwirtschaft zunehmend zu einem digitalen Dienstleistungssektor. Ein ausgiebiges Reporting bzw. Monitoring, die schnelle Auskunftsfähigkeit und Anpassung an aktuelle Gegebenheiten, die schneller werdende Kommunikation aufgrund gestiegener Ansprüche von Mieter*innen, ein digitales Dokumentenmanagement, die Wohnungsübergabe mit mobilen Endgeräten und die zunehmende Integration smarter Lösungen für das Management von Immobilien sind entscheidende Schritte bei der Digitalisierung von Unternehmen in der Immobilienwirtschaft, um den zukünftigen Herausforderungen gerecht zu werden.
Mehr digitale Lösungen – höhere Komplexität der Prozesse
Mit der zunehmenden Aufgabenvielfalt und der dafür notwendigen voranschreitenden Digitalisierung erhöht sich die Komplexität des Digitalisierungsprozesses – moderne, zukunftssichere immobilienwirtschaftliche ERP-Systeme müssen mehr leisten, um die notwendigen Arbeitsprozesse sowie moderne Nutzer- und Mieterbedürfnisse abzudecken. Die Auswahl der richtigen Software zählt daher mitunter zu den wichtigsten Entscheidungen für die zukunftsorientierte Ausrichtung eines Unternehmens – „Zukunfts-”Sicherheit, Effizienz und Flexibilität sollten dabei höchste Priorität haben. Ein neues immobilienwirtschaftliches ERP-System sollte serviceorientiert den gesamten kaufmännischen und technischen Bereich abdecken und eine ganzheitliche Plattform bereitstellen, indem sie stets weiterentwickelt wird und die Möglichkeiten der unproblematischen Anbindung bzw. Integration von wichtigen Erweiterungsmodulen und spezialisierten Softwarelösungen zulässt.
Individuelle Anpassung eines immobilienwirtschaftlichen ERP-Systems an Nutzerbedürfnisse als Erfolgsfaktor
Die wichtigsten Module, mit denen umfangreiche Kernprozesse der Immobilienwirtschaft automatisiert abgebildet werden, sollten weitestgehend in eine Software integriert sein und den Anwender*innen vielfältige Lösungsmöglichkeiten für die Automatisierung bzw. Vereinfachung von Arbeitsschritten bieten – ausschlaggebend ist dabei, dass sowohl die Aktualität der Module als auch der gesamten Software mithilfe regelmäßiger Updates gewährleistet wird, um auf dem neusten Stand der Technik, der aktuellen Anforderungen und der gesetzlichen Änderungen zu bleiben.
Neben diesen Kerneigenschaften wird der größtmögliche Mehrwert eines immobilienwirtschaftlichen ERP-Systems mit Möglichkeiten der Individualisierung geschaffen – mithilfe unterschiedlicher Zusatzmodule oder gegebenenfalls exklusiven Sonderprogrammierungen kann eine individuelle Ausrichtung des Systems an die Bedürfnisse der Nutzer umgesetzt werden. Sonderfunktionen, die auf Unternehmenswunsch integriert werden, garantieren, dass wirklich alle anfallenden Aufgaben und Prozesse digital abgebildet werden. Denn letztlich gilt es, die spezifischen Aufgaben und Anforderungen des jeweiligen Immobilienunternehmens so zu berücksichtigen, dass ein Allround-Paket mit spezialisierten Softwarelösungen zum Einsatz kommt, mit dessen Unterstützung Immobilienbestände mit unterschiedlichen Immobilienkonzepten und verschiedenen Assetklassen allumfassend verwaltet werden können.
Kombination eines “offenen” immobilienwirtschaftlichen ERP-Systems als Herzstück mit angrenzenden Speziallösungen
Die Kombination aus einem regelmäßig aktualisierten, zukunftssicheren immobilienwirtschaftlichem ERP-System als Herzstück der digitalen Infrastruktur, in das bei Bedarf angrenzende Lösungen für verschiedene zusätzliche Aufgaben über Schnittstellen integriert werden, ist dabei die effektivste Lösung, um den sich zukünftig entwickelnden Marktanforderungen gerecht zu werden.
Neben der laufenden Weiterentwicklung ihrer Lösung setzen Entwickler immobilienwirtschaftlicher ERP-Systemen daher zunehmend auf Schnittstellen und die unproblematische Anbindung von Speziallösungen zur Bewältigung moderner Herausforderungen. Für Unternehmen ist das hochrelevant. Denn nur so erhalten sie eine hohe Sicherheit, dass auch künftige Anforderungen schnell in der Software umgesetzt und Anwendungen in ihre bestehende Systemlandschaft integriert werden können – nur mit dieser Möglichkeit kann die durch Software und Technologie versprochene Effizienzsteigerung für Immobilienunternehmen auch zukünftig umgesetzt werden.
Weniger Aufwand durch Datenaustausch zwischen immobilienwirtschaftlichen ERP-Systemen und Softwarelösungen
Damit der Digitalisierungsprozess immobilienwirtschaftlicher Aufgaben und Anforderungen letztendlich ganzheitlich gelingen kann, ist ein guter Softwarepartner mit einem umfassenden immobilienwirtschaftlichem ERP-System notwendig, das ständig auf dem neusten Stand gehalten wird. Dabei spielen die umfangreichen Automatisierungsmöglichkeiten täglicher Prozesse und die Weiterentwicklung der Lösung mit regelmäßigen Updates für die Nutzer eine genauso große Rolle, wie ein moderner Kundenservice, der die persönliche Betreuung sowie die Umsetzung individueller Anforderungen und Sonderprogrammierungen berücksichtigt.
Immobilienunternehmen sollten und müssen in Zukunft bei der Auswahl von ERP-Systemen verstärkt auf diese Faktoren achten. Sind immobilienwirtschaftliche ERP-Systeme nicht mehr aktuell oder die Technologieplattform der genutzten Software ändert sich, bietet sich ein Neustart an – möglicherweise passt ein anderes immobilienwirtschaftliches ERP-System besser zu den modernen Anforderungen eines Unternehmens. Oft ist ein Wechsel ein Garant für die Weiterentwicklung, die Flexibilität und Zukunftssicherheit von Prozessen sowie ganzer Unternehmen.
Möchten Sie mehr über den Wechsel eines ERP-Systems erfahren, besuchen Sie unsere themenspezifische Website zu diesem Thema.
