Um Unternehmen digital und zukunftsorientiert auszurichten, spielt insbesondere die Digitalisierung dokumentenbezogener Prozesse eine wichtige Rolle. Ortsunabhängiger Zugriff, sichere Ablage, schnelle Suche und individuelle Workflows sind nur einige Vorteile, die ein digitales Dokumentenmanagement-System mit sich bringt. Dazu kommen nun auch die Vorgaben für die Verarbeitung von E-Rechnungen. Um allen Unternehmen die Möglichkeit zu bieten, den Schritt in die digitale Organisation von Dokumenten zu machen, haben wir bei CREM SOLUTIONS mittlerweile unterschiedliche Varianten einer DocuWare-Implementierung im Angebot und können das System in verschieden immobilienwirtschaftliche ERP-Systeme integrieren. Welche Varianten das sind und welche Vorteile die verschiedenen Varianten bieten, um auch die Anforderungen an die Verarbeitung von E-Rechnungen umzusetzen? Darüber habe ich mit dem Experte für digitales Dokumentenmanagement in der Immobilienbranche und Teamleiter unserer Abteilung für Partnerlösungen, Igor Tschernow, in einem Interview gesprochen.
Über die Vorteile von digitalem Dokumentenmanagement
Jens Hoffstiepel: Hallo Igor. Vielen Dank, dass Du Dir Zeit für dieses Interview genommen hast. Du weißt, ich bin ja großer Fan von DocuWare, weil ich die Digitalisierung von Dokumenten und die schnelle digitale Bearbeitung von Dokumenten für die zukunftsorientierte Ausrichtung von Unternehmen extrem wichtig finde. Als Leiter der Abteilung für Partnerlösungen hier bei CREM, der viele Jahre Erfahrung in der Implementierung des digitalen Dokumentenmanagement-System hat, kannst du den Leser*innen sicherlich ein paar kurze Einblicke in die verschiedenen DocuWare-Lösungen und die Vorteile geben, die wir unseren Kund*innen anbieten.
Igor Tschernow: Hey Jens. Ich weiß, Du bist genauso Fan – so, wie ich auch. Natürlich, gerne gebe ich den Leser*innen einen kurzen Einblick. Grundsätzlich bietet DocuWare eine Vielzahl von Vorteilen, die es zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen macht. Zunächst einmal ermöglicht es eine schnelle und transparente Ablage sowie Suche von Dokumenten. Das spart Zeit und verbessert die Effizienz in den Arbeitsabläufen. Darüber hinaus unterstützt DocuWare die Automatisierung dokumentenbezogener Prozesse, wie beispielsweise die Rechnungsverarbeitung. Hier ist insbesonder die mit DocuWare jetzt schon gegebene Möglichkeit zur Verarbeitung von Rechnungen nach den ab 2025 geltenden gesetzlichen Vorgaben zu erwähnen. Jedes Unternehmen muss ab 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Somit steht auch die Immobilienwirtschaft vor einer wegweisenden Veränderung in der Abwicklung ihrer Prozesse zu eingehenden Rechnungen. Generell führt das Dokumentenmanagement- System zu einer Reduzierung manueller Aufgaben und damit verbundenen menschlichen Fehlern.
Jens Hoffstiepel: Ich weiß. Ich habe z.B. schon so oft aus dem Homeoffice mal eben eine Rechnung freigegeben. Das ist wirklich praktisch. Und ass man sich mit DocuWare jetzt schon auf die E-Rechnungs-Vorgaben vorbereiten kann, ist natürlich für alle Unternehmen Gold wert. Gibt es noch weitere Vorteile, die Du hervorheben möchtest?
Igor Tschernow: Auf jeden Fall… Eine weitere Stärke von DocuWare liegt in der Möglichkeit, nahtlos mit anderen Systemen zu interagieren. Wir sehen, wie DocuWare erfolgreich mit unserer Immobilienmanagement-Software iX-Haus und anderen Lösungen wie DATEV, COOR, Navision und SAP zusammenarbeitet. Dadurch können wir DocuWare mittlerweile auch an andere immobilienwirtschaftliche ERP-System und Softwarelösungen anbinden und es wird eine effektive Datenübertragung sowie -verarbeitung zwischen den verschiedenen Anwendungen ermöglicht, was den Arbeitsprozess insgesamt optimiert.
Über die Varianten für digitales Dokumentenmanagement
Jens Hoffstiepel: Das klingt exakt nach der leistungsstarken Lösung, wie ich sie kenne und wie ich sie Unternehmen empfehlen würde. Nun haben wir bereits erwähnt, dass es verschiedene Varianten der Einführung von DocuWare gibt. Zumindest gibt es besondere Lösungen für iX-Haus Nutzer*innen. Kannst Du uns bitte einen Überblick über diese Varianten geben und wie sie sich voneinander unterscheiden?
Igor Tschernow: Selbstverständlich… Wir bieten für die Einführung von DocuWare verschiedene Varianten an, um den unterschiedlichen Anforderungen unserer Kunden gerecht zu werden.
Mit dem DocuWare OEM-Paket bieten wir quasi eine Standard-Version, sozusagen eine Basisvariante von DocuWare, die alle grundlegenden Funktionen bietet. Mit einer DocuWare OEM Lizenz erhalten Nutzer*innen ein vorkonfiguriertes Dokumentenmanagement-Paket für iX-Haus mit den wichtigsten Vorteilen, die das System in der täglichen Arbeit bietet.
Sie können damit die digitale Dokumentenarchivierung, die effektive Möglichkeit der Dokumentensuche und exklusiv nur in Kombination mit iX-Haus, die Gestaltung vom bewährten Workflow für Rechnungseingangsprüfung direkt über das iX-Haus Rechnungseingangsbuch in Verbindung mit DocuWare nutzen.
Angedacht als Einstieg kleinerer Unternehmen in das digitale Dokumentenmanagement nutzen mittlerweile auch große Unternehmen die Möglichkeiten des DocuWare OEM Paketes oft als Einstieg in die Digitalisierung. Damit profitieren Sie von reduzierten Ablage- und Suchzeiten von Dokumenten sowie erhöhter Transparenz und erzielen zahlreiche Kosten- und Nutzenvorteile. Diese Lösung kann in kürzester Zeit, i.d.R. innerhalb von 2 Wochen komplett implementiert werden.
Jens Hoffstiepel: Ein perfekter Einstieg in das digitale Dokumentenmanagement also. Was gibt`s noch?
Igor: Mit unserer DocuWare Best-Practice-Lösung für die Rechnungsverarbeitung bieten wir Anwender*innen seit einiger Zeit die Möglichkeit, die gesamte Bandbreite von DocuWare mit allen seinen Vorteilen im buchhalterischen Bereich zu nutzen. Dabei profitieren sie aber mit der Integration des Best-Practice-Prozesses direkt von unserer langjährigen Erfahrung bei der Einführung dokumentenbezogener buchhalterischer Prozesse für Immobilienunternehmen.
Dieser durchdachte Best-Practice-Prozess bietet die perfekte Kombination zu iX-Haus. Neben DocuWare in vollem Umfang mit allen Ablage- und Suchfunktionen erhalten die Nutzer*innen mit der Integration unserer DocuWare-Best-Practice Lösung direkt einen perfektionierten Prozess für die Rechnungsverarbeitung. Damit können sie sehr schnell und unkompliziert in die Automatisierung dokumentenbezogener Prozesse starten. Ein Großteil des Prozesses wird von DocuWare automatisiert auf Basis eines von uns vorgegebenen Regelwerkes durchgeführt. Nutzer*innen werden von DocuWare nur in unklaren Entscheidungsfällen hinzugezogen.
Genauer gesagt – der absolute Vorteil ist hier die Implementierung eines vordefinierten und standardisierten Prozesses für die Rechnungsverarbeitung mit vielen Automatismen. Das System prüft vollkommen automatisch und ohne Interaktion der Nutzer*innen auf Dubletten, auf korrekte Kreditorstammdaten, auf gültige Freistellungsbescheinigungen gemäß iX-Haus Vorgaben, macht eine rechnerische Prüfung sowie die Prüfung der Erfüllung der Vorgaben für die Mindestangaben auf einer Rechnung in Anlehnung an §14 des UStG soiwe die Einhaltung aller Freigabegrenzevorgaben des Unternehmens. Anwender*innen erhalten ein allumfassendes digitales Dokumentenmanagement mit dem Mehrwert, einen vielerorts zentralen Unternehmensprozess von Beginn an zu automatisieren. Aufgrund einer Standardisierung ist der vordefinierte Rechnungsprüfungsprozess optimal ausgestaltet und besticht durch eine kurze Einführungszeit sowie einen hohen Automatisierungsgrad.
Gleichzeitig können die Nutzer*innen natürlich auch die vorteilhaften Ablage- und Suchfunktionen in DocuWare und iX-Haus nutzen sowie weitere Freigabe- oder Verteilungsprozesse im Nachgang individuell anhand Ihrer Bedürfnisse automatisieren.
Jens Tschernow: Mit dem Best-Practice-Prozess für die Rechnungsprüfung haben Dein Team und Du wirklich eine super Arbeit geleistet. Das habe ich letztes Jahr schon von unserem Kunden Stephan Menze von der Bartsch Real Estate GmbH aus erster Hand erfahren können. Aber was gibt`s noch?
Igor Tschernow: Mittlerweile haben wir Best Practice Lösung nicht nur für die Rechnungsprüfung, sondern auch für die allgemeine Postverteilung und HR entwickelt und bieten ebenfalls eine standardisierte Ablagestruktur nach der GIF-Norm (Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche Forschung e. V.) an. Das nehmen die Kunden auch sehr gerne an, da in diesen vorkonfigurierten Lösungenen viel Know drinsteckt und die Kunden*innen von diesem Know im Projekt stark profitieren.
Am Ende entscheiden die Kunden*innen, ob sie eine vorkonfigurierte Lösung oder eine komplette Individuallösung einführen – beide haben ihre Daseinsberechtigung. Wichtig ist aber, dass die vielfältigen Möglichkeiten von DocuWare die komplette Automatisierung dokumentenbezogener Prozesse ermöglichen – von Standard bis passgenau auf das Unternehmen und die internen Arbeitsabläufe zugeschnitten. Seien es Freigabeprozesse für Rechnungen oder Aufträge, der Posteingang und dessen Verteilung oder in Kombination mit iX-Haus die direkte Ablage von Dokumenten in den Mieterakten.
Über die technische Vorbereitungen für digitales Dokumentenmanagement
Jens: Das sind wirklich vielfältige Optionen, die für unterschiedliche Unternehmen und ihre Bedürfnisse passend sind. Kannst du eventuell erklären, welche technischen Vorbereitungen dafür notwendig sind?
Igor Tschernow: Aber klar. Kunden*innen können DocuWare entweder als inhouse Lösung (Server bei dem Kunden) aufsetzen, im Rechenzentrum seiner/ihrer Wahl oder im Rechenzentrum unseres Partners, der speziell dafür ausgelegt ist, betrieben lassen. Das nimmt den Kunden*innen die IT-lastige Arbeit für den Aufbau der IT-Infrastruktur, die Wartung, Sicherstellung von Backups und der Security etc. ab. Je nachdem, welche Variante präferiert wird, sind unterschiedliche Voraussetzungen erforderlich.
Unabhängig von der gewählten Variante bietet DocuWare durch seine sehr moderne Architektur viele Möglichkeiten der Skalierung an. Der Zugriff auf das System erfolgt durch die aktuellen Browser. Durch die entsprechende Serverkonfiguration, welche die Verfügbarkeit der Server von außen bietet, werden die Dokumente, die Teilnahme an Prozessen und alle weiteren wichtigen Funktionen von überall auf der Welt verfügbar gemacht – im Büro, im Homeoffice oder im Urlaub – also ortunabhängig. Für Smartphones hat DocuWare sogar eine native App für ios- und androidfähige Geräte.
Jens Hoffstiepel: Das hört sich wirklich beeindruckend an! Vielen Dank, dass Du uns diese Einblicke in DocuWare gegeben haben. Abschließend, wie siehst Du die Zukunft von DocuWare und wie wird es unser Unternehmen und unsere Kunden unterstützen?
Igor Tschernow: Die Zukunft von DocuWare sehe ich äußerst vielversprechend. Man sieht am Beispiel der E-Rechnung, wie wichtig digitale Prozesse werden und wie wichtig es sein wird, dass Unternehmen sich darauf einstellen. Das ist vielerorts oft ein schleichender Prozess, doch dann stehen die Unternehmen plötzlich vor einer Herausforderung, wenn sowas dann von der Regierung vorgegeben wird. Ich freue mich, dass wir hier mit DocuWare schnell abhilfe leisten können und den Unternehmen in der Immobilienwirtschaft schnell eine Lösung zur Verfügung stellen können.
Die kontinuierliche Weiterentwicklung und Integration mit anderen Systemen wird es zudem auch in Zukunft ermöglichen, Arbeitsabläufe weiter zu optimieren und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Die Digitalisierung von Prozessen wird immer wichtiger, und DocuWare wird eine Schlüsselrolle dabei spielen, Unternehmen effizienter und wettbewerbsfähiger zu machen. Wir hier bei CREM SOLUTIONS werden uns weiterhin darauf konzentrieren, unseren Kunden*innen die bestmöglichen Lösungen zu bieten und DocuWare wird dabei eine entscheidende Rolle spielen.
Jens Hoffstiepel: Vielen Dank, Igor, für dieses informative Gespräch. Es war wirklich interessant, mehr über DocuWare und die Vorteile zu erfahren, die es unseren Kund*eninnen bieten kann.
Igor Tschernow: Ich danke Dir. Es war mir eine Freude, über DocuWare zu sprechen und die Vorteile dieses leistungsstarken Tools zu teilen. Wenn die Leser*innen weitere Fragen haben, stehe ich ihnen natürlich gerne zur Verfügung.
