In vielen Unternehmen der Immobilienwirtschaft findet die Verwaltung von Dokumenten, wie Mietverträgen, Rechnungen oder dem gesamten Posteingang analog statt. Das führt zu überquellenden Aktenordnern, vollen Schreibtischen und ineffizienten Suchprozessen. Doch das muss nicht sein: Digitales Dokumentenmanagement schafft Ordnung, reduziert Papierverbrauch und erleichtert die Verwaltung. 

Digitales Dokumentenmanagement: Effiziente Prozesse für die Immobilienbranche 

Ob kleine Hausverwaltung oder großes Immobilienunternehmen – ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) optimiert die Arbeitsabläufe, steigert die Produktivität und verbessert die Kommunikation mit EigentümerInnen, Mieter*innen und Dienstleister*innen. Es ermöglicht eine zentrale und sichere Ablage aller Dokumente und integriert Workflows für automatisierte Prozesse, z. B. für die Rechnungsfreigabe. 

Effiziente Dokumentenerfassung für den gesamten Posteingang

Ein digitales Dokumentenmanagement beginnt bereits beim Posteingang. Eingehende Papierdokumente wie Mietverträge, Rechnungen oder behördliche Schreiben können einfach digitalisiert, automatisch verschlagwortet und den zuständigen Mitarbeitern zugeordnet werden. So gehen keine wichtigen Informationen mehr verloren, und die Bearbeitung wird beschleunigt. 

Mietverträge und Dokumente digital verwalten 

Die Verwaltung von Mietverträgen ist eine zentrale Aufgabe in der Immobilienbranche. Anders als bei einer Ablage in der Ordnerflut in Aktenschränken sind digital abgelegte Verträge jederzeit auffindbar, lassen sich leicht durchsuchen und können mit Erinnerungsfunktionen für Fristen versehen werden. Das minimiert Risiken und erleichtert das Vertragsmanagement erheblich. 

Digitales Dokumentenmanagement: Die Rechnungsverarbeitung automatisieren 

Ein digitales Dokumentenmanagementsystem vereinfacht zudem die Verarbeitung von Rechnungen erheblich. In der Immobilienbranche fallen täglich Rechnungen für Dienstleistungen, Reparaturen und weiter Betriebskosten an. Mit einem digitalen Dokumentenmanagement wird die Rechnungsverarbeitung automatisiert und effizient gestaltet. Eingehende Rechnungen werden direkt im System erfasst, den entsprechenden Mietobjekten oder Abteilungen zugeordnet und durch vordefinierte Prüf- und Freigabeworkflows geleitet, bevor sie zur Zahlung angewiesen werden.  

Besonders die Verarbeitung von E-Rechnungen bietet dabei große Vorteile. Elektronische Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format lassen sich automatisch erfassen, ablegen und mit Buchhaltungssystemen synchronisieren. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem gewährleistet, dass alle Rechnungen – ob digital oder gescannt – zuverlässig archiviert und jederzeit auffindbar sind. 

E-Mail-Archivierung: Digitales Dokumentenmanagement schafft schnelle Auffindbarkeit 

In der Immobilienbranche werden viele wichtige Informationen heutzutage aber auch per E-Mail ausgetauscht. Eine integrierte E-Mail-Archivierung stellt sicher, dass alle relevanten Nachrichten revisionssicher gespeichert und schnell wiedergefunden werden. So können Unternehmen sicherstellen, dass sie auch im Falle von rechtlichen Auseinandersetzungen über alle relevanten Kommunikationsnachweise verfügen.

Digitales Dokumentenmanagement – Dokumentenchaos ade… 

Digitales Dokumentenmanagement ist für Unternehmen der Immobilienwirtschaft ein wichtiger Schritt in Richtung Zukunft. Es verbessert nicht nur die Effizienz und Transparenz, sondern trägt auch zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bei – wie z.B. der Vorgaben zur Verarbeitung von E-Rechnung seit Beginn 2025. Unternehmen, die auf digitale Dokumentenverwaltung setzen, sparen Zeit, senken Kosten und und verbessern ihren Service gegenüber den Mieter*innen und Kund*innen. 

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