Die Rechnungsverarbeitung findet in vielen Unternehmen der Immobilienwirtschaft noch immer analog statt. Genauso, wie das Verwalten von Mietverträgen und einer Unmenge an weiteren Dokumenten. Die Papierstapel auf vielen Mitarbeiterschreibtischen der Branche türmen sich daher immer höher und die Aktenordner füllen schon ganze Regalwände und sogar Räume. Das funktioniert heutzutage auch anders – ohne Platzverschwendung, ohne komplizierte Ablage und ohne langes Suchen.
Es wird höchste Zeit, sich über das papierlose Büro Gedanken zu machen. Cloud-Anbieter und Lösungen für digitales Dokumentenmanagement optimieren die tägliche Arbeit in Immobilienunternehmen. Zudem helfen die modernen Lösungen dabei, mehr Ordnung in Unterlagen zu bringen, diese automatisiert weiterzuverarbeiten und problemlos jeder Zeit wieder aufzufinden. Wir erklären, welche Möglichkeiten das digitale Büromanagement bietet und wie die Abkehr vom Papier effizient für die Immobilienverwaltung nutzen.
Die Vorzüge des papierlosen Büros
Wahrscheinlich sind verschiedenste Utensilien aus Papier in diversen Bereichen des Geschäftslebens längst verabschiedet. Das Adressbuch oder der Kalender wird von vielen Anwendern bereits ausschließlich in digitaler Form genutzt. Und auch die Briefpost ist zugunsten von E-Mails stark zurückgegangen.
Warum verzichten Unternehmen also nicht auch bei den vielen Dokumenten ihres Geschäftsalltags auf Papier? Viele Argumente sprechen für das papierlose Büro. Betrachte man nur den Umweltaspekt – jeder Deutsche verbraucht jährlich im Schnitt 200 Kilogramm Papier, wofür trotz hoher Recyclingraten immer noch riesige Mengen an Holz benötigt werden.
Mit dem Papierverzicht steigern Unternehmen der Immobilienwirtschaft aber nicht nur ihre Nachhaltigkeit, sondern auch die Effizienz ihrer Arbeitsabläufe. Sie können Dokumente auf allen Rechnern und Mobilgeräten verfügbar machen und auf vielfältigste Art organisieren. Zudem sparen die Nutzer eines digitalen Dokumentenmanagement Systems durch die Digitalisierung ihrer Unterlagen Platz, Papierkosten und vor allem Zeit. Die digitalisierten Dokumente können, aufgrund von Verschlagwortung und Stichwortsuche, schlichtweg schneller gefunden und sogar durchsucht werden als die Aktenordner im Schrank.
Dokumente online speichern und organisieren
Schon die kostenlosen Funktionen diverser Cloud-Anbieter helfen Hausverwaltern bei der täglichen Arbeit. Google Drive etwa ist ein geeigneter Dienst, da er PCs, Smartphones und Tablets unterstützt. Der Suchmaschinenkonzern stellt 15 Gigabyte Gratisspeicher zur Verfügung, den man für PDFs und andere Dokumente nutzen kann. Sobald eine Datei hochgeladen ist, synchronisiert sie sich mit allen Endgeräten, die via Google Drive verbunden sind. Auch eingescannte Papiere finden hier einen sicheren Platz. Zu beachten sind aber die geltenden Gesetze über die Verwendung von Cloud-Diensten. Beispielsweise müssen Sie Kunden informieren, wenn Sie deren Daten auf Nicht-EU-Servern ablegen. Gleiches gilt für die angebotenen Dienste der Softwareriesen, wie Microsoft oder die Apple-Cloud.
Ein großer gebotener Vorteil der Cloud Lösungen ist, dass sich Inhalte für beliebig viele Personen papierlos verfügbar machen lassen. Nutzen Mitarbeiter im Immobilienmanagement beispielsweise während eines Besichtigungstermins ein Tablet, können sie Dokumente, wie Grundrisse oder aber sogar PDF Dateien von anderen Wohnungen die eventuell noch infrage kommen präsentieren.
Benötig ein Mitarbeiter im Außendienst ein bestimmtes Dokument oder eine Kopie, kann ihm dieses unmittelbar als Datei in der Cloud verfügbar gemacht werden. Dazu bieten viele Systeme direkt die passende Textverarbeitung mit Team-Funktionen an, sodass das Dokument auch direkt noch bearbeitet werden.
Als Tipp: Über Dropbox, einer alternativen Cloud-Lösung, sind Microsofts Office-Dokumente auf ähnliche Weise bearbeitbar, ohne dass Sie dafür extra ein kostenpflichtiges Office-365-Abo abschließen müssen.
Und noch ein Tipp: Verschlüsselungswerkzeuge wie Cryptomator helfen als Sicherungsmaßnahme, um Ihre Daten vor fremden Blicken des Cloud-Anbieters oder Dritter zu schützen.
Digitales Dokumentenmanagement als integrierte Lösung
Eine bessere Alternative zu Google Drive und Dropbox ist DocuWare. Das Dokumentenmanagementsystem ist auf die revisionssichere Archivierung und die rechtssichere Speicherung von sensiblen Dokumenten und Daten spezialisiert. Trotzdem haben autorisierte Mitarbeiter von überall einen Zugriff auf einen übersichtlichen, zentralen Dokumenten-Pool.
Das System optimiert so nicht nur die Ordnung, die Suche und den Zugriff auf Dokumente, es bildet auch komplizierte Workflows für bestimmte Prozesse in Unternehmen ab. So kann für die interne Rechnungsfreigabe beispielsweise ein Workflow mit exaktem Zeitplan und mit Vertretungsregelungen geplant werden.
Vorteile in der Umsetzung der EU-DSGVO
Aber damit nicht genug. Auch im Zuge der im vergangenen Jahr in Kraft getretenen EU-DSGVO kann ein System, wie DocuWare hilfreich sein. Denn was ist mit Dokumenten, die sich außerhalb von genutzten Systemen, wie beispielsweise einer Software für das Immobilienmanagement irgendwo auf einem PC im Unternehmen befinden (Ordner, E-Mails, Papiere, etc…)? Auch diese müssen im Sinne der EU-DSGVO gefunden und gegebenenfalls gelöscht werden – und je mehr sich davon angesammelt haben, desto größer und zeitaufwendiger wird die Aufgabe, dem gerecht zu werden.
Die Vorteile von DocuWare beim Datenschutz haben sich in solchen Fällen bewährt – dank der tiefen Integration in z. B. ein ERP-System für das Immobilienmanagement verfügt DocuWare in Kombination mit dem System über effektive Möglichkeiten, um die allgemeinen Anforderungen der EU-DSGVO einzuhalten. Denn ist ein System vollständig mit DocuWare verknüpft, kann die Suche sowie die Anonymisierung von Indexbegriffe von Dokumenten und die Löschung der Dokumente in DocuWare zentral, zuverlässig und automatisiert nach einer eingestellten Logik gesteuert werden.
Notiz-Apps bringen Ordnung in Ihre Zettelwirtschaft
Selbst für Notizen benötigen Unternehmen kein Papier mehr – statt überall gelbe Post-It-Zettel hinzukleben oder Notizblöcke handschriftlich auszufüllen, kann man Erinnerungen oder spontanen Gedanken einfach und strukturiert via App sammeln
Evernote beispielsweise bündelt diverse Funktionen unter einer Oberfläche und hält die Einträge auf allen genutzten PCs, Smartphones und Tablets synchron. Notizen lassen sich mit Schlagwörtern (Tags) versehen und in Ordnern speichern. Zusätzlich bietet die App die Möglichkeit, jedem Eintrag Fotos und PDF-Dateien anzuhängen. Auch die Zusammenarbeit mit anderen Evernote-Anwendern ist möglich. Alternativen sind OneNote von Microsoft und Google Notizen.
Online-Tools für die Immobilienverwaltung
Wenn Unternehmen nach digitalen Lösungen für spezifische Anwendungsszenarien der Immobilienverwaltung suchen, finden Sie ebenfalls diverse Online-Werkzeuge. Mit Bluebeam Revu können CAD-Gebäudepläne in PDF-Dateien umgewandelt und per Cloud mit anderen Nutzern geteilt werden – das kann etwa bei Renovierungen hilfreich sein. Weitere nützliche Immobilien-Apps für das papierlose Büro finden Sie in unserem Beitrag “Immobilien-Apps: 5 ausgewählte Apps für die Immobilienverwaltung“.
Um den Briefverkehr mit Mietern auf ein Minimum zu reduzieren, empfiehlt sich die Kommunikationsplattform Casavi. Mit dem Dienst erfassen Immobilienverwaltungen Mieteranfragen, kommunizieren mit Mietern und stellen Dokumente zum Download bereit. So können sie bei wichtigen Mitteilungen zusätzlich zum obligatorischen Din-A4-Zettel am Hauseingang auch einen Online-Aushang erstellen, den alle entsprechend vernetzten Mieter umgehend erhalten.
Wenn es doch Papier sein muss
Trotz der Entwicklung hin zu Online-Lösungen müssen manche Dokumente weiterhin in Papierform vorliegen. Beachten Sie folgende Tipps, um das Papieraufkommen trotzdem so gering wie möglich zu halten:
- Schrift verkleinern: Mit einer kleineren Schrift bekommen man mehr Textinhalt auf eine Seite. Arial etwa eignet sich ab einer Schriftgröße von 10 pt für Geschäftsbriefe.
- Doppelseitig drucken: Bei mehrseitigen Dokumenten kann man beide Seiten eines Din-A4-Blattes verwenden.
- Ausdrucke kontrollieren: Es ist sinnvoll, ein System zu entwickeln, das den monatlichen Papierverbrauch jedes Mitarbeiters zeigt. So erkennt man, bei wem Optimierungsbedarf besteht.
Im Zweifelsfall sollten Unternehmen in der heutigen Zeit die digitalen Lösungen dem traditionellen Papierdruck vorziehen, da diese flexibler, zukunftsorientierter und umweltverträglicher sind.
Das digitale Büromanagement spart Zeit und Ressourcen
Durch das digitale Dokumentenmanagement erscheinen Papierberge immer mehr wie ein Relikt aus einer längst vergangenen Zeit. Nutzen Sie die zeit- und papiersparenden Möglichkeiten, die ihnen die digitale Dokumentenverwaltung liefert. Besonders Lösungen, wie DocuWare aber auch andere Cloud-Dienste vereinfachen es Unternehmen ungemein, Dokumente zu speichern, zu suchen, zu bearbeiten und mit Kollegen oder Kunden auszutauschen.
Mit der Gestaltung digitaler Prozesse im Dokumentenmanagement schaffen sich Unternehmen der Immobilienverwaltung so einen Mehrwert, der ihnen mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben verschafft – die persönliche Betreuung von Kunden und Mietern.
