Bald ist es wieder so weit. Die Wohnungsunternehmen und Immobilienverwaltungen müssen die Betriebskostenabrechnung anfertigen. Für die Beteiligten der Branche ein riesiger Aufwand und eine der arbeitsintensivsten Aufgaben im Jahr – besonders, wenn die Abrechnung noch analog erstellt wird. Für jede Einheit müssen alle Daten zusammengesucht, aufgelistet, berechnet und letztendlich versendet werden. Und letzten Endes muss die Abrechnung sowohl für den Kunden als auch für Wirtschaftsprüfer transparent und nachvollziehbar sein. Viele Anforderungen, die es zu erfüllen gibt. Mit digitalen Lösungen können es sich die Unternehmen heute aber einfacher machen. Wie das funktionieren kann, erfahren Sie in diesem Artikel.
Herausforderung Betriebskostenabrechnung: Hunderte Mietobjekte
Eine stressfreie Immobilienverwaltung und zufriedene Mieter – das wünscht sich jedes Unternehmen der Immobilienwirtschaft. Aber oft kommt zum Ende des Jahres beim Thema Abrechnungen doch Stress auf, denn Betriebskostenabrechnung zählen zu den Prozessen in Immobilienunternehmen, die am meisten Aufwand erfordern.
Der Prozess für die Erstellung von Betriebskostenabrechnung kann sich schnell potenzieren und aufgrund des Arbeitsaufwandes ist das Interesse der Immobilienunternehmen daher umso größer, diese Prozesse so schlank und effizient wie möglich zu halten. Daher sollte die Zeit, in denen Mitarbeiter regelmäßig Daten und Zählerstände in einen Notizblock schreiben, dann im Büro in eine Excel Tabelle übertragen und später ausgedruckt in einem Ordner ins Regal stellen, eigentlich längst vorbei sein. Denn auch für die Abrechnungen müssen Daten heute nicht mehr erst in einer Tabellenkalkulation angelegt werden, um die Zählerstände und Kosten dort zu berechnen, sie dann auszudrucken, in einem Ordner abzulegen und sie am Ende des Jahres für die Abrechnung wieder herauszusuchen, um sie in eine Abrechnungssoftware zu übertragen.
Trotz der vielfältigen digitalen Möglichkeiten gibt es aber genau dieses Vorgehen leider auch heute noch häufig – ein derartiger Arbeitsablauf ist für Unternehmen aber aufwändig, teuer und gefährlich. Er kostet nicht nur Zeit und damit Geld in Form von Personalkosten, sondern er ist aufgrund von manuellen Datenübertragungen vor allem extrem fehleranfällig. Und das in einem Bereich, in dem Immobilienunternehmen besonders fehlerfrei arbeiten müssen – der Korrektheit der Abrechnung und der Revisionssicherheit.
Vorteile der digitalen Erstellung von Betriebskostenabrechnungen
Die Lösung des Problems ist der Einsatz einer Software für das Immobilienmanagement mit einer systematisierten Datenablage, integrierten Erweiterungsmodulen, sauberen Prozessen und angebundenen Lösungen für Zusatzaufgaben. Der damit einhergehende hohe Grad an Automatisierung kann Massenprozesse für Betriebskostenerstellung effizient gestalten – Immobilienunternehmen sparen Zeit, Geld und vermeiden Fehler.
Besonders im Bereich der Betriebskostenabrechnungen lässt sich schon heute sehr viel digitalisieren und automatisieren. Angefangen bei der Pflege von Stamm- und Verbrauchsdaten der Mieter, dem Rechnungseingang oder der Prüfung bis hin zur Erstellung digitaler Abrechnungsdokumente mithilfe eines integrierten Dokumentenmanagementsystems und dem folgenden elektronischen Versand der Abrechnung bzw. einer Ablage digitaler Dokumente in einem Serviceportal für Mieter – das bietet einerseits die Möglichkeit Papier und Versandkosten einzusparen und schafft andererseits einen besseren Service für die Mieter, die egal wann und von wo auf ihre Dokumente, wie in diesem Fall die Betriebskostenabrechnung, zugreifen können.
Betriebskostenabrechnungen automatisiert mit einer Lösung erstellen
Sobald alle für die Abrechnung relevanten Daten standardisiert und regelmäßig in eine Softwarelösung für das Immobilienmanagement eingepflegt werden, kann die Berechnung für die verwalteten Objekte sicher und fehlerfrei stattfinden und die Erstellung der Betriebskostenabrechnung erfolgt komplett automatisiert. Die Zuordnung von Flächen, den Daten der Mieter und den zugehörigen umlegbaren bzw. nicht umlegbaren Kosten findet dabei genauso automatisch statt, wie die Zuordnung der im System, über Erweiterungsmodule wie eine digitale Zählerverwaltung, eingepflegten Zählerstände. Über in die Software integrierte Module können auch direkt die Aufstellungen der Heizkosten angefertigt werden, die das System der Anbindung an die Heizkostendienstleister entnimmt. Zur Vorlage beim Mieter werden diese Dokumente der Betriebskostenabrechnung angehangen und können natürlich über das digitale Dokumentenmanagementsystem automatisiert zugeordnet und abgelegt werden. So wird der gesamte Prozess der Abrechnungserstellung mit nur wenigen Mausklicks in kürzester Zeit, automatisiert und sicher abgebildet.
Darf die Betriebskostenabrechnung auch digital übermittelt werden?
Generell gilt – je mehr Prozessschritte digital ablaufen, umso mehr Arbeitsaufwand wird eingespart und desto mehr Potenziale zur Kosteneinsparung eröffnen sich für die Immobilienunternehmen. Wird die Abrechnung den Mietern im letzten Prozessschritt digital via E-Mail, in einem Serviceportal oder einer dazugehörigen App zur Verfügung gestellt, spart sich das Wohnungsunternehmen weitere Sachkosten, wie Porto- oder Personalkosten.
Um seinen Mietern die Betriebskostenabrechnung digital übermitteln zu dürfen bedarf es allerdings einer vertraglichen Zustimmung der Mieter. Mit dieser Zustimmung jedoch steht einer digitalen Übermittlung der Abrechnung per E-Mail nichts mehr im Weg.
Übermittlung der Betriebskostenabrechnung über ein Serviceportal
Verfügen Unternehmen der Immobilienwirtschaft über ein Serviceportal zur die Mieterkommunikation, lassen sich die Abrechnung auch auf diesem Kanal zur Verfügung stellen – allerdings auch hier nur, wenn es zwischen Mieter und Vermieter ausdrücklich vereinbart wurde und wenn dem Mieter eine E-Mail mit einem Hinweis über die Ablage der Abrechnung im Serviceportal zugestellt wird – derartige E-Mails werden automatisiert von der Software für das Immobilienmanagement versendet.
Analog und digital im Zusammenspiel
Auch in der heutigen Zeit verfügt aber nicht jeder Mieter über einen Internetzugang oder ist für die digitale Kommunikation über Web und App zugänglich. Immobilienunternehmen müssen daher in vielen Fällen noch parallel zwischen analog und digital arbeiten. Was aufwendig klingt, ist in der Praxis relativ einfach umzusetzen. In den Stammdaten von Mietern, die in der Softwarelösung für das Immobilienmanagement eingepflegt werden, wird ein Vermerk gesetzt, ob er die Abrechnung analog oder digital bekommen soll. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass der jeweilige Empfänger seine Abrechnung auf dem gewünschten Weg erhält.
Fazit
Aufgrund des hohen Automatisierungsgrades kann eine Softwarelösung für das Immobilienmanagement maßgeblich dazu beitragen, den aufwendigen Prozess der Erstellung und dem “Versanden” von Betriebskostenabrechnung schnell und sicher abzubilden. Die immensen Kosteneinsparengen in diesem besonders umfangreichen Arbeitsbereich rechtfertigen nach kurzer Zeit den finanziellen Einsatz für die Implementierung einer Softwarelösung. Starten bestenfalls also auch Sie in die digitale Arbeitsweise und schaffen sich Freiraum für die weiteren Aufgaben in der Immobilienverwaltung.
