Smart Workplace, Büro 4.0, digitaler Arbeitsplatz, Arbeit 4.0, Digital Workplace, Smart Working – die Liste der Begriffe für neue Arbeitsmodelle ist lang. Diese neue Arbeitswelt ist die Folge technologischer, wirtschaftlicher und gesellschaftlicher Entwicklungen, die nun sukzessive Einzug in die Geschäftswelt halten – und nun trägt auch die COVID-19-Pandemie ihren Teil dazu bei, dass neue Arbeitsmodelle, neue Raum- sowie Immobilienkonzepte und digitale Lösungen für das Management dieser in den Fokus rücken.
Cloud Lösungen für neue Arbeitskonzepte
Neue Arbeitsplatzkonzepte mit räumlich und zeitlich flexiblen Informations- und Arbeitsplattformen gewinnen dabei an Relevanz und umfassen – Stichwort Cloud Lösungen – mehr als nur die Möglichkeit, mit einem Smartphone unterwegs E-Mails abzurufen oder per Videochat mit Kollegen zu kommunizieren. Möglichkeiten des mobilen, ortsunabhängigen Arbeitens müssen weiter etabliert werden, um auf beruflicher Ebene zeitliche und örtliche Ungebundenheit eine praktische Vernetzung bei gleichzeitiger flexibler Individualität zu gewährleisten.
Der Einsatz einer technischen Infrastruktur, die es Mitarbeitern erlaubt, ortsunabhängig auf alle notwendigen Daten, Dateien und Informationen zuzugreifen, wenn sie diese benötigen, der Nutzung von Cloud- und Dokumentenmanagement-Systemen für Zusammenarbeit und Datenaustausch oder von Messengern und Serviceplattformen für die schnelle Kommunikation im Team und mit Kunden sind entscheidende Faktoren für eine gelungene Transformation der Arbeitswelt.
Wie steht es um die Office-Nutzung?
Weil einige Unternehmen digitale Lösungen schon heute in den Alltag integriert haben, mit denen Zugriff auf Systeme sowie ihre Daten in der Cloud oder in Rechenzentren gewährleistet wird, gehören flexible Arbeitsmodelle mittlerweile zum Alltag. Homeoffice-Konzepte sind derzeit vielerorts an der Tagesordnung und werden wohl auch nach der Corona-Krise einen festen Bestandteil einnehmen – hinzu kommen Mitarbeiter im Außendienst. Der übliche 9-to-5-Büroalltag an fünf Tagen in der Woche wird somit immer seltener. Sowohl für Unternehmen als auch für ihre Mitarbeiter bedeutet das, dass sie Tools benötigen, um ihre Arbeitsplätze, Tätigkeiten und Aufgaben zeitlich wie räumlich individuell zu organisieren. Das stellt das Management von Unternehmen genauso vor völlig neue Herausforderungen, wie auch die Anbieter von Büroimmobilien und die Immobilienverwaltung.
Hinzu kommt, dass modernen Büroflächen, die den heutigen Ansprüchen an Ausstattung und Technik genügen, vor allem in den Metropolen und dort in den prädestinierten Lagen teuer sind und in ihrer Fläche effizient genutzt werden müssen. Das richtige Büro zu finden ist für viele Unternehmen eine Mammutaufgabe – es dann auch noch kosteneffizient zu nutzen bzw. nutzen zu können ist eine mindestens genauso große Herausforderung.
Performance auswerten und Nutzung optimieren
Mit modernen Smart-Building-Lösungen, die unkompliziert auch in Bestandsimmobilien nachrüstbar sind, lässt sich diese Entwicklung in den Alltag projizieren. Die neuen Technologien, insbesondere die immer kleiner werdenden Sensoren, das Internet of Things (IoT) und die dadurch entstandenen Möglichkeiten „intelligenter“ Gebäude bzw. smarter Büros haben sich drastisch weiterentwickelt und können sowohl die Nutzung als auch das Management von Immobilien dem Trend entsprechend optimieren.
In vielen Büros wird diese strategische Möglichkeit allerdings oft noch als Science-Fiction empfunden – in der Tat ist dieses Szenario aber schon längst Realität und simpel umsetzbar. Mithilfe der Technologien können Immobilienmanagement und -nutzer heute besser als je zuvor die „Performance“ von Büros und komplexer Immobilien auswerten, die Nutzung von Arbeitsplätzen und Flächen an die spezifischen Anforderungen von Mitarbeitern anpassen und gegebenenfalls mehr Flächen anbieten oder freie, ungenutzte Flächen anderweitig nutzen bzw. vermieten.
Sensoren erfassen Nutzerverhalten, Software analysiert es
Die Voraussetzung dafür sind smarte Geräte, die über das IoT mit der jeweils genutzten Smart-Building-Plattform, aber auch miteinander und mit dem Menschen, kommunizieren können und so sowohl das Management als auch Mitarbeiter mit Echtzeitinformationen beim Arbeitsplatzmanagement unterstützen. Mit der vermehrten Nutzung von beispielsweise in Büros verbauten Messsensoren, die über das IoT mit Softwarelösungen für die Datenanalyse, wie z. B. Cobundu, kommunizieren, lassen sich Echtzeit-Datenerfassungen und -auswertungen für ein optimiertes Flächen- und Arbeitsplatzmanagement erstellen und direkt bereitstellen.
Einfache Buchung und übersichtliche Auswertungsmöglichkeiten
Dargestellt und abrufbar auf Displays direkt im Büro vor Ort, über eine App auf dem Handy oder den Browser auf dem PC gewähren sie Mitarbeitern mithilfe einer visualisierten Bürokarte eine einfache Raum- und Arbeitsplatzbuchung und liefern dem Management wertvolle Auswertungsmöglichkeiten mit Dashboards für eine effiziente Verwaltung von Flächen.
Mit Blick auf die aktuelle Situation kann mit diesem System auch eine geregelte Wiederaufnahme der Arbeit in Büroimmobilien noch während oder aber nach der COVID-19 Pandemie ermöglicht werden und Unternehmen können sowohl eine sichere, geregelte Rückkehr an den Arbeitsplatz als auch die kosteneffiziente Verwaltung gewährleisten und schon jetzt die Technologie für zukünftig veränderte Flächen sowie Raum- und Arbeitsplatzkonzepte umsetzen – Büros können planbar, monitorisierbar und mit allen Informationen zur Nutzung sowie Auslastung aller Flächen verwaltet werden.
Die Möglichkeit der persönlichen Buchung von Büros oder Arbeitsplätzen durch die Mitarbeiter (vor dem Bürobesuch via App oder direkt im Büro an Displays) ermöglichen die Einhaltung von COVID-19 bedingten Abstandregelungen und schaffen eine jederzeit transparente Nachverfolgung im Falle von COVID-19 Infektionen. Mithilfe der Kombination aus IoT-fähigen Technologien und der entsprechenden Software für Flächenoptimierung kann analysiert werden, wie Büros genutzt werden – und das in Echtzeit. Wo halten sich Mitarbeiter beispielsweise auf und welche bestimmten Bereiche einer Immobilie oder eines Büros werden besonders häufig und intensiv genutzt.
Informationen über Nutzung von Flächen
Das Immobilienmanagement bzw. das Unternehmen, welches das Büro angemietet hat, erhält mit dem System regelmäßig wichtige Informationen, um die Auslastung des Büros optimal zu koordinieren und die Produktivität der Büronutzung fördern zu können. Für die Immobilienunternehmen ein überzeugendes Argument, um ihre Bestandsimmobilien effektiv zu vermarkten und ihr Portfolio auszubauen – evtl. schafft man es, mit optimierter Flächenplanung aus einem Büro zwei zu machen.
Für die Mieter und Mitarbeiter liefert eine Smart-Building-Plattform einen großen Mehrwert, indem es Räume und Arbeitsplätze auch für unregelmäßige Besuche im Büro ganz simpel buchbar und reservierbar macht und auf Grundlage der gesammelten Belegungsdaten Analysen ermöglicht, um die Flächennutzung in Büroimmobilien exakt zu steuern.
Einsparmöglichkeiten
Einsparmöglichkeiten ergeben sich neben der langfristigen Chance Fläche und somit Kosten zu sparen beispielsweise auch durch die Nutzung der Technologie für ein optimiertes Energie- und Facility-Management. Räume, in denen ein entsprechender Sensor keine Nutzung meldet, müssen beispielsweise nicht beheizt bzw. klimatisiert und am Ende des Tages auch nicht gereinigt werden.
Daten und Datenerfassung
Die technische Grundlage sind Funksensoren, die die benötigten Daten von zahlreichen Punkten im Gebäude liefern. Ein IoT-Gateway, also ein zentrales Schaltgerät, vernetzt diese Sensoren über das Internet mit cloudbasierten Plattformen, wie Cobundu. Hier werden die Daten gesammelt und den Bedürfnissen sowie Einstellungen der Nutzer entsprechend aufbereitet, sodass sie jederzeit abrufbar sind. Die Erfassung von Daten ist die Quelle des gesamten Mehrwertes. Dazu erfordern die verbauten Sensoren eine Anbindung an das IoT mithilfe einer passenden Infrastruktur, um die Daten an die Smart-Building-Plattform zu übermitteln. In der Realität lässt sich das in der Regel nicht mit einer einzigen Technologie verwirklichen, vielmehr sind hybride Systeme die Lösung, die sich meist aus einigen Kernelementen zusammensetzen – Cobundu als Softwarelösungen zur Auswertung der gesammelten Daten kann jedoch mit den Sensoren und Empfängern unterschiedlichster Hersteller verbunden werden.
Das ist wichtig, denn über 90 Prozent der verwalteten Immobilien sind Bestandsimmobilien. Für die Nachrüstung einer umfassenden digitalen Infrastruktur kommen deshalb vor allem drahtlose Lösungen infrage. Nur dadurch stehen der Kosteneinsatz und der zukünftig erbrachte Nutzen der Lösung im Verhältnis.
Mit den neuen Technologien modernen Anforderungen anpassen
Auf diese Weise wird der Einsatz von Smart-Building-Lösungen mit einer derartigen Technologie immer umsetzbarer für interessierte Anwender. Immobilienunternehmen sollten sich der Transformation auf dem Arbeitsmarkt und den damit einhergehenden neuen Anforderungen der Unternehmen daher nicht verschließen und die Trends mit in ihre Zukunftsplanung aufnehmen. Der Einsatz smarter Technologien in Büros erlaubt nicht nur den Unternehmen der Immobilienverwaltung, ihr Portfolio proaktiv managen zu können, auch wird den anmietenden Unternehmen und deren Mitarbeitern ein komfortables Tool an die Hand gegeben, ihren Alltag mit neuen Arbeitskonzepten optimal zu organisieren. Mit den wichtigsten Messgrößen zu jeder Zeit und von überall parat, können sie besser und schneller fundierte Entscheidungen treffen.
Mit der voranschreitenden Digitalisierung wird das Immobilienmanagement zukünftig immer weniger nur allein für die Instandhaltung und Betriebstüchtigkeit von Immobilien, sondern vermehrt auch für die Optimierung bei der Nutzung und den Dienstleistungen für Mieter, Verantwortung tragen. Der Service-Aspekt rückt immer weiter in den Vordergrund. Smart-Buildings und smarte Büros werden dabei eine wichtige Rolle einnehmen – die Transformation von Büros hin zu Konzepten, wie „open space“ und „clean desk“ werden sich mit der Zeit durchsetzen und den Mitarbeitern von Unternehmen gewähren, in einem Büro dort zu arbeiten, wo sie möchten. Den entsprechenden Service anbieten zu können, Arbeitsplätze sowie Räume einfach zu buchen, die Nutzung bzw. Auslastung der verschiedenen Flächen in den Bürokonzepten zu analysieren und so die benötige Fläche dem Mieternutzen anzupassen oder die Energieversorgung bzw. das Facility Management kostensparend steuern zu können, wird ein unerlässlicher Mehrwert für Immobilienunternehmen.
