Die Nutzung von digitalen Tools und die Anpassung von Arbeitsmethoden, hin zu digitalen Arbeitsprozessen und Dienstleistungen, wird in der Immobilienwirtschaft zunehmend sichtbar – mitunter ein Grund, warum auch die Softwarelandschaft für die Branche immer weitläufiger wird. Neben etablierten Softwareherstellern findet man viele neue Onlinedienste und Anbieter moderner Speziallösungen (Proptechs) auf dem Markt. Alleinstehend bilden diese “Insellösungen” jedoch häufig nur einen Teil der Aufgaben im Immobilienmanagement ab – einen großen Mehrwert generieren sie erst mit der Integration in eine bestehende umfassende Unternehmenssoftware. Dieser Aspekt ist mittlerweile bei allen Beteiligten der Branche präsent. Daher ist die Offenheit von etablierten Entwicklern immobilienwirtschaftlicher Softwarelösungen für eine Integration von Proptechs ein aktuelles Thema. Doch wie werden die Brücken zwischen den verschiedenen Systemen geschlagen? Wie können Unternehmen alles verknüpfen, sodass sie ihre Prozesse bestenfalls auf einer “Plattform” abbilden? Die Offenheit der Softwareentwickler, das Etablieren von Schnittstellen und ein gelungener Datenaustausch spielen dabei eine entscheidende Rolle.
Mehr Anforderungen schaffen neue Herausforderungen
Gestiegene Anforderungen von Kunden, in der Immobilienwirtschaft besonders Mietern, veranlassen die Unternehmen der Branche dazu, die Bearbeitung ihrer alltäglichen Aufgaben und Prozesse mehr und mehr mithilfe digitaler Lösungen abzubilden. Neben einer umfassenden Software für das Immobilienmanagement erhalten dafür zusätzliche Softwareprodukte und Erweiterungsmodule für spezielle Aufgaben den Einzug in die Immobilienunternehmen – denn ein Immobilienportfolio effizient zu managen, indem man allein pünktlich die Betriebskostenabrechnung versendet, ist heute nicht die einzige Aufgabe. Die digitale Kommunikation mit Mietern, ein digitales Dokumentenmanagement, digitale Wohnungsübergaben und die zunehmende Integration smarter Lösungen für das Management von Immobilien stellen die Unternehmen der Immobilienwirtschaft vor neue Herausforderungen.
Mehr digitale Lösungen – höhere Komplexität der Prozesse
In der Zukunft genügt die Nutzung einer einzigen Software wohl nicht mehr, um moderne Nutzer- und Mieterbedürfnisse, die vielfältige Bandbreite der Aufgaben im Immobilienmanagement und die dafür notwendigen Arbeitsprozesse abzudecken. Mit der voranschreitenden Digitalisierung und der steigenden Anzahl eingesetzter Softwareanwendungen erhöht sich die Komplexität des Digitalisierungsprozesses deutlich. Die Möglichkeit einer unproblematischen Anbindung bzw. Integration von Erweiterungsmodulen, spezialisierten Softwarelösungen und Proptechs ist daher ein essenzieller Wettbewerbsfaktor geworden – sowohl für die Hersteller etablierter Softwarelösungen als auch für die Unternehmen der Immobilienwirtschaft und den Aufbau ihrer digitalen Infrastruktur.
Kombination einer “offenen” Softwarelösung als Herzstück mit angrenzenden Speziallösungen
Eine Kombination aus einer Softwarelösung für das Immobilienmanagement als Herzstück dieser digitalen Infrastruktur, in die angrenzende Lösungen für verschiedene weitere Aufgaben über Schnittstellen integriert werden können, ist dabei die effektivste Lösung, um den aktuellen und auch den sich zukünftigen schneller entwickelnden Marktanforderungen gerecht zu werden. Die Konnektivität genutzter Softwaresysteme, mit denen die Unternehmen der Immobilienwirtschaft heute ihre Prozesse abbilden, mit den Speziallösungen sowie Proptechs muss bestmöglich mit einfachen Integrationsmöglichkeiten gewährleistet werden.
Anbindung über API-Schnittstellen
Eine Art von Integration bzw. Schnittstelle verspricht und liefert schon lange Abhilfe – die “Programmier-Schnittstelle”. In der Fachsprache auch Application Programming Interface (API) genannt. Eine API bietet die Möglichkeit der programmierbaren (Programming) Interaktion (Interface) zwischen Anwendungen (Application). Die Schnittstelle ist hier gleichzusetzen mit einer Benutzeroberfläche, die Menschen die Interaktion mit Software ermöglicht, nur dass im Falle der API eine Software mit der anderen interagiert. Schnittstellen haben dabei hauptsächlich zwei Funktionen – sie ermöglichen die Nutzung von Services und dienen zum Datenaustausch zwischen Anbietern verschiedener Systeme und Tools.
APIs, die zwei Softwareanbieter direkt miteinander einrichten, schaffen bestenfalls eine nahtlose Integration, die es ermöglicht, an festgelegten Punkten Daten abzufragen und auszutauschen. Derartige Schnittstellen sind besonders zur Anbindung von spezialisierten Lösungen und Proptechs vorteilhaft, um eine hohe Konnektivität zwischen Systemen zu schaffen und auch neuen Anbietern die Möglichkeit des Datenaustausches mit etablierten Softwarelösungen für die Immobilienwirtschaft zu bieten, ohne dass jedes Mal Entwicklungsaufwand auf beiden Seiten entsteht.
“Offenheit” wichtigster Faktor bei der Auswahl einer Softwarelösung für das Immobilienmanagement
Die “Offenheit” für die Einbindung zusätzlicher hilfreicher Lösungen sowie die Verfügbarkeit von Schnittstellen ist also bei der Auswahl einer geeigneten Softwarelösung für Immobilienunternehmen ein entscheidendes Merkmal, um die vielen spezialisierten Lösungen sowie neuen Proptechs, wie Mieter- und Kundenportale, Dokumentenmanagement, digitale Objektabnahme bzw. -übergabe oder Tools für das Vermietungsmanagement einzubinden. Faktoren, wie Partnering, Kooperation und Schnittstellen rücken mit dieser Entwicklung immer mehr in den Fokus.
Einige Softwarehersteller für die Immobilienwirtschaft haben das schon lange erkannt und sind dementsprechend offen gegenüber Neuem. Mit zunehmendem Aufkommen spezialisierter Lösungen setzen sie auf deren unproblematische Integration für die Prozessoptimierung von Teilbereichen des Immobilienmanagements und die Realisierung moderner Anforderungen. Für die Nutzer von Softwarelösungen ist das hochrelevant, denn nur so erhalten sie eine hohe Sicherheit, dass auch künftige Anwendungen in ihre bestehende Systemlandschaft passen bzw. integriert werden können – nur mit dieser Möglichkeit kann, die durch Software und Technologie versprochene Effizienzsteigerung für Immobilienunternehmen auch umgesetzt werden.
Schnittstellen mit unterschiedlichen Funktionen
Dass dieser Fakt, also die Anbindung von Proptechs oder spezialisierter Services und Dienste für Teilbereiche der Immobilienwirtschaft in genutzten Softwarelösungen, immer wichtiger wird, rührt nicht zuletzt daher, dass diese Funktionalitäten zum einen sehr komplex und aufwendig zu programmieren sind und zum anderen oft nicht den Kern des Geschäftsmodells etablierter Anbieter von Softwarelösungen für das Immobilienmanagement darstellen.
Die Integration spezialisierter Programme über Schnittstellen ist ein unumgängliches Thema in den etablierten Softwarehäusern, um zukünftige Anforderungen an digitale Systeme umsetzen zu können. Neben der Anbindung der schon angesprochenen Mieterportale oder digitaler Dokumentenmanagementsysteme kommen schon heute wieder die nächsten Steine ins Rollen. Beispielsweise wird der Einsatz von Smart-Building-Systemen für das Arbeitsplatz- oder Energiemanagement in Büro- und Gewerbeimmobilien zukünftig ein zentrales Thema sein – die effiziente Nutzung von Flächen und von Energie ist aufgrund der momentanen gesellschaftlichen Gegebenheiten im Sinne von Gesundheit, Nachhaltigkeit oder Flächenmangel unumgänglich – die Einbindung geeigneter Systeme zur besseren Steuerung auf Basis detaillierter Nutzerinformationen wird daher ein wichtiger Faktor für die Immobiliennutzung und das Immobilienmanagement.
Weniger Aufwand durch Datenaustausch zwischen Softwarelösungen
Damit der Digitalisierungsprozess letztendlich gelingen kann, sind also umfassendere Softwaremodelle und miteinander verzahnte Systeme notwendig. Genauso relevant für die Immobilienwirtschaft ist neben der Schaffung von Schnittstellen dabei auch der Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen und deren Anbietern. Denn erst dadurch können viele manuelle Arbeitsschritte und Prozesse automatisiert abgebildet werden, um beispielsweise moderne Anforderungen an die Kommunikation oder die Übermittlung von Daten und Dokumenten sicher und effizient zu gestalten.
Immobilienunternehmen sollten und müssen in Zukunft bei der Auswahl von Softwarelösungen verstärkt auf deren Kompatibilität achten. Hier werden offene Schnittstellen und zahlreiche Integrationsmöglichkeiten ein Garant für die Weiterentwicklung, die Flexibilität und Zukunftssicherheit von Prozessen. Die Qualität digitaler Lösungen hängt heute demnach auch direkt mit dem Vorhandensein oder der möglichen Entwicklung von Schnittstellen zusammen. Bei der Auswahl von Softwarelösungen werden folgende Fragen daher entscheidend sein. Ist das Softwareunternehmen offen für Neues? Kann das System andere Softwarelösungen integrieren oder mit der schon genutzten Software interagieren? Wenn nicht, wie aufwendig ist es, eine Schnittstelle oder eine Integration zu schaffen?
