Die Digitalisierung durchdringt unsere gesamte Gesellschaft und macht auch vor der Immobilienwelt nicht halt. In der modernen Immobilienverwaltung spielen Bits und Bytes eine immer größere Rolle. Sind in den vergangenen Jahren viele digitale Prozesse in der Branche etabliert worden, steht sie jetzt erneut an der Schwelle eines bedeutenden technologischen Umbruchs, der durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz in der Immobilienverwaltung (KI) vorangetrieben wird. Diese Entwicklung ist nicht nur ein Trend und nicht ohne Grund in aller Munde.
Künstliche Intelligenz in der Immobilienverwaltung ist dabei, den Markt zu revolutionieren. Denn die KI bringt das Potenzial mit sich, traditionelle Prozesse zu automatisieren, zu optimieren oder gar zu revolutionieren. Damit entstehen zahlreiche neue Möglichkeiten, um Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit in der Immobilienwirtschaft zu fördern.
Aber was und wie? Bevor wir zu den konkreten Beispielen kommen, werfen wir einen Blick auf die Grundlagen der KI.
Was ist künstliche Intelligenz (KI) eigentlich?
Eines vorweg, die eine künstliche Intelligenz gibt es nicht – KI ist ein Sammelbegriff für smarte Technologien, die digitale Prozesse, Informationen oder ihre Umwelt bewusst wahrnehmen, diese verarbeiten und davon lernen können, um autonom zu reagieren und Entscheidungen treffen zu können. Es sind Computerprogramme, die in der Lage sind, zu lernen, zu verstehen, zu planen, zu denken und sich selbst zu korrigieren – und am Ende unterstützen sie damit die Nutzer*innen. Es gibt kaum eine Grenze für die Einsatzmöglichkeiten, bei denen KI nicht nützlich sein könnte, sowohl im persönlichen Bereich als auch für unternehmerische Prozesse.
Künstliche Intelligenz in der Immobilienverwaltung ist also eine hilfreiche, selbstlernende Technik, um riesige Datenmengen zu ordnen, Lösungen zu finden, Risiken zu beurteilen und Prozesse effizienter zu gestalten – alles mit dem Ziel, uns den Alltag und die Arbeit zu erleichtern. Und weil das in Zeiten der Digitalisierung so wertvoll ist, kehrt sie immer mehr in unser Leben ein.
Software erkennt Gesichter und entsperrt ihr Smartphone, Sprachassistenten, wie Siri und Alexa nehmen Befehle entgegen, die sie automatisiert ausführen, Chatbots bearbeiten Anfragen in vielen Dienstleistungsunternehmen, die Temperatur in Gebäuden steuert sich automatisch z. B. anhand der Belegung von Büros oder Räumen und die ersten Busse fahren autonom. Um nur ein paar Beispiele zu nennen.
Bildlich vergleichbar ist die künstliche Intelligenz mit einem sehr fleißigen Schüler, der immer weiter lernt. Man stelle sich vor, dieser Schüler liest jeden Text und jede neue Information über die Immobilienwirtschaft und die Immobilienverwaltung, die es gibt, und kann dann sagen, wann und wie sich Immobilien- oder Mietpreise entwickeln. Gleichzeitig saugt er jede Information aus seiner Umgebung auf und wird damit immer schlauer. So weiß er vielleicht, dass im vergangenen Winter ein Dach in seiner Schule undicht war und empfiehlt früh genug, das Dach im kommenden Jahr zu überprüfen.
Künstliche Intelligenz ist keine Science-Fiction
Während die Vorstellungen der künstlichen Intelligenz lange Zeit ein Thema aus der Science-Fiction Welt war, kommen immer mehr Menschen zunehmend in ihrem Alltag damit in Berührung. Denn eine Zukunftsvision ist KI schon lange nicht mehr. Die Weiterentwicklung für die KI-generierte, automatisierte Texterstellung, die Gestaltung von Bildern oder sogar Videos ist seit einiger Zeit bei vielen Menschen im Alltag angekommen – ChatGPT kennt mittlerweile fast jeder.
Daneben existieren heute viele weitere KI-Lösungen, die Menschen im digitalen Alltag unterstützen. Und weil der Mehrwert hinter den Lösungen so immens ist, haben natürlich auch die großen Softwareanbieter KI-Lösungen in ihre Systeme integriert. So hat Microsoft beispielsweise den “Microsoft Copilot”. Eine Assistentenfunktion mit künstlicher Intelligenz für viele Microsoft-365-Anwendungen, die Nutzer*innen dabei unterstützt, Texte zu schreiben, Tabellen in Excel zu organisieren, PowerPoint Präsentationen zu erstellen, Teams-Meetings schriftlich zusammenzufassen oder Informationen aus Dokumenten oder Tabellen auszulesen.
Künstliche Intelligenz für unternehmerische Prozesse
Insbesondere für unternehmerische Prozesse bringt der Einsatz digitaler Lösungen mitsamt der KI somit wertvolle Optimierungspotenziale mit sich – auch in der Immobilienwirtschaft. Das führt zu einer Welle der Automatisierung. Aufgaben, die sich wiederholen und vorhersagbar sind, können zunehmend von Softwarelösungen abgebildet werden. Das führt zu einer höheren Produktivität und einem Zeitgewinn bei der Bearbeitung von Aufgaben, einer individuelleren sowie schnelleren Erfüllung von einfachen Mieteranfragen oder Mängelmeldungen und somit zu beachtlichen Kostenreduktionen. Damit rückt künstliche Intelligenz in der Immobilienverwaltung immer mehr in den Fokus.
Eine smarte Heizungsanlage meldet automatisiert einen Defekt an ein digitales System für die Immobilienverwaltung. Mit KI ist das keine Science-Fiction mehr. Smarte Sensoren in Immobilien können kleine Probleme erkennen, bevor sie zu großen werden, diese melden und eine Bearbeitung auslösen. Das digitale System schlägt Alarm und der Dienstleister ist schon unterwegs, bevor der Schaden von den Mieter*innen gemeldet wurde und die Mitarbeiter*innen einer Immobilienverwaltung den Handwerker beauftragen konnten.
Doch damit nicht genug: Die KI kann beispielsweise auch die Mieterkommunikation verbessern. Dank Chatbots können viele Mieteranfragen heute rund um die Uhr beantwortet werden. Die digitalen, smarten Lösungen können also auch Tätigkeiten übernehmen, die zunehmend komplexer werden – Mitarbeiter*innen müssen sich dadurch nicht mit lästigen wiederkehrenden Aufgaben beschäftigen und können sich den vielen anderen Kernaufgaben im Alltag einer Immobilienverwaltung widmen.
Daten, Daten, Daten – auslesen und kennen
Dafür können KI-Lösungen, wie AlphaPrompt, beispielsweise automatisiert alle Daten aus gewerblichen Mietverträgen auslesen – und das mit einer höheren Genauigkeit als bei menschlicher Ausführung. Das Tool identifiziert in einem unstrukturierten Dokumentenstapel alle Mietverträge sowie Begleitdokumente und ordnet Nachträge, Optionsziehungen und weitere Dokumente den jeweiligen Verträgen zu. Anschließend extrahiert es alle verwaltungs- und transaktionsrelevanten Variablen inklusive des Änderungsverlaufs, sodass alle notwendigen Informationen nachgehend dann in das genutzte ERP-System, wie z.B. iX-Haus importiert werden können.
Eine ähnliche Möglichkeit besteht für die Verarbeitung eingehender Rechnungen. Eingescannte Papierrechnungen oder E-Rechnungen können mithilfe des digitalen Dokumentenmanagement-Systems, DocuWare, automatisiert ausgelesen und sicher abgelegt werden. Die aufwändige Eingabe von Kreditor, Rechnungsnummer und Co. entfällt hier für die Bearbeiter*innen.
Durch das Erkennen von Schlagwörtern, Zusammenhängen und Mustern in großen Daten- bzw. Dokumenten-Sets lassen sich aber auch nahezu alle weiteren relevanten Informationen aus Dokumenten extrahieren, um diese sinnvoll abzulegen und zu nutzen. Dies führt dazu, dass die Transaktionsgeschwindigkeit erhöht und der Such- und Sortieraufwand verringert wird. Alle digitalisierten Dokumente, können nach festgelegten Regeln abgelegt, sortiert und wieder aufgefunden werden. Und dabei reden wir nicht nur von der Suche nach dem Dokumentennamen – selbst einzelne Wörter, Namen oder Rechnungsnummern in dem Dokument werden mithilfe der KI gefunden.
Künstliche Intelligenz in der Immobilienverwaltung als Servicefaktor
Mit dem Automatisierungspotenzial im Bereich der Kommunikation bzw. der Dienstleistung wird die künstliche Intelligenz in der Immobilienverwaltung in Zukunft große Auswirkungen auf die Branche mit sich bringen. Wie schon oben kurz beschrieben verbessern KI-gestützte Kommunikationssysteme die Interaktion zwischen Mieter*innen und Vermieter*innen. Intelligente Chatbots und virtuelle Assistenten ermöglichen es Mieter*innen, rund um die Uhr Unterstützung zu erhalten, während Verwaltungsteams entlastet werden – diese Systeme tragen einerseits zur Verbesserung der Mieterzufriedenheit bei, indem sie schnelle und präzise Antworten auf häufige Anfragen bieten und entlasten die Verwaltungsteams damit ungemein.
Serviceportale, wie casavi, zur Kommunikation bzw. Vernetzung von Immobilienunternehmen mit ihren Mieter*innen, Immobilienbesitzer*innen und Dienstleister*innen haben sich in den letzten Jahren zunehmend etabliert. Neue, in das System integrierbare, Lösungen ermöglichen es dem Immobilienmanagement somit, viele alltägliche Prozesse dank künstlicher Intelligenz und Automatisierung noch einfacher, schneller und intuitiver zu gestalten.
KI-Anrufbeantworter und verbesserte Kommunikation
Beispielsweise kann ein intelligenter Anrufbeantworter Anrufe automatisiert über eine künstliche Intelligenz entgegennehmen und daraus Vorgänge erstellen. Anrufende werden über einen Abruf der Stammdaten aus iX-Haus identifiziert und der Anrufgrund anhand von Schlagworten ermittelt – bei unbekannten Anrufern erfolgt eine Ablage mit Kontaktdaten, Transkript und Audiodatei. So können Immobilienverwaltungen ganz einfach einen 24/7 Telefonservice unabhängig von Bürozeiten anbieten und sich auf die tatsächliche Bearbeitung des Vorgangs konzentrieren.
Der noch größte Zeitaufwand entsteht jedoch oft beim Lesen von E-Mails sowie Nachrichten und dem Erstellen von Antworten darauf. Eine der einfachsten Anwendungen moderner KI-Technologien ist die Analyse und Zusammenfassung von Texten. Smarte Assistenten im Kommunikationsportal bieten diese Funktion auch für die Immobilienverwaltung – mit nur einem Klick fasst die KI die erhaltene E-Mail zusammen und liefert alle wesentlichen Informationen, um den entsprechenden Vorgang zu starten. Auch bei der Beantwortung kann die integrierte KI helfen. Mit nur einem Klick im Textfenster des digitalen Assistenten wird eine passende Antwort entworfen. Wenn Nutzer*innen mit dem Ergebnis zufrieden sind, können sie den Text direkt absenden – natürlich besteht auch die Möglichkeit, den automatisch generierten Text nach eigenen Wünschen anzupassen.
Meldet eine Mieterin über das Kommunikationsportal “Heizung defekt”, antwortet der “KI-Roboter” dabei komplett automatisiert und veranlasst beispielsweise bei der Meldung, auf Wunsch vollkommen automatisiert, die Instandsetzung, indem eine Nachricht an das Facility Management oder einen Dienstleiter gesendet wird. Der Großteil an Kommunikation zwischen Mieter*innen und Verwalter*innen kann klar in derartige einzelne Vorgänge unterteilt werden und eignet sich dementsprechend sehr gut für eine Standardisierung beziehungsweise Automatisierung mithilfe von KI in digitalen Serviceplattformen.
Der beschriebene Ausfall der Heizanlage, ein defekter Fahrstuhl oder Rückfragen zur Betriebskostenabrechnung – der Alltag einer Immobilienverwaltung ist von zahlreichen dieser sich häufig wiederholenden Einzelvorgängen geprägt. Mit KI werden diesen Vorgängen Prozesse zugeordnet, die folglich automatisiert ausgeführt werden. Koppelt man derartige Plattformen beispielsweise über eine Schnittstelle mit Softwarelösungen für das Immobilienmanagement, wie iX-Haus, in denen alle Stammdaten zu Mieter*innen und Objekten gepflegt werden, kann die KI alle relevanten Daten für die Bewältigung vieler Aufgaben im System erkennen und nutzen, um beispielsweise die beschriebene Instandsetzung der Heizungsanlage zu einem großen Teil automatisch zu bearbeiten.
Künstliche Intelligenz in der Immobilienverwaltung – Smart Buildings
Digitale Prozesse zu optimieren sind eine Stärke der KI – ein weiterer Bereich, in dem “Künstliche Intelligenz” in der Immobilienwirtschaft eingesetzt werden kann, sind Smart-Buildings. In der Immobilienwirtschaft sind diese Smart-Building-Lösungen und künstliche Intelligenzen für verschiedene Prozesse zunehmend auf dem Vormarsch.
Welche Einsparpotentiale sich durch den Einsatz von Softwarelösungen für Energie- und Workplace-Management erzielen lassen und wie Datenanalysen zur Entscheidungsfindung beitragen, erfahren Sie kommende Woche in Teil 2 dieser Artikelserie.
