Zu den vielen zeitraubenden Aufgaben in der Immobilienverwaltung gehören Wohnungsübergaben. Dabei sollte bei Einzügen oder Auszügen der Zustand einer Immobilie sorgfältig dokumentiert werden – mit Text, Fotos und Zählerständen. Letztendlich muss aus allen Daten ein Übergabeprotokoll generiert werden, welches zentral im Unternehmen ablegt wird. In analogen Zeiten eine aufwendige Angelegenheit – heute funktioniert das digital und automatisiert. Wie dieser Prozess vereinfacht und verkürzt abgebildet werden kann erfahren Sie in diesem Artikel.
Immer mehr digitale Prozesse für die Immobilienverwaltung
Bei vielen Akteuren der Immobilienverwaltung macht sich die Digitalisierung der Branche bemerkbar. Viele Aufgaben können mit modernen Technologien heute automatisiert abgebildet werden. Die Art, wie Angestellte in der Immobilienwirtschaft arbeiten, wird sich in den kommenden Jahren aber weiterhin tiefgreifend verändern. So sind auch die Zeiten vorbei, in der Mitarbeiter einer Immobilienverwaltung für eine Wohnungsübergabe umständlich mit Fotoapparat und Klemmbrett hantieren müssen.
Digital verwalten – Zeit sparen und Service verbessern
Mit der Möglichkeit, Objekt- bzw. Wohnungsübergaben heute digital und mobil zu erstellen, zu verteilen und zu archivieren, ist ein weiterer Schritt in die digitale Immobilienverwaltung geschaffen. Der gesamte Prozess wird damit effizient und zeitsparend organisiert, sodass Mitarbeiter sich auf das Wesentliche konzentrieren können – die Betreuung der Kunden.
Daten, Informationen und Fotos – der einfache Weg für die Wohnungsübergabe
Direkt vor Ort in einer Immobilie können alle wichtigen Daten und Informationen, wie beispielsweise Zählerstände und andere wesentlichen Verbrauchsdaten oder aber Schäden, auf einem Tablet-PC in das System eingegeben und nach der Abnahme vom Mieter unterschrieben werden – die Erstellung von Abnahme- und Übergabeprotokollen inkl. einer möglichen Fotodokumentation findet so komplett digital statt und kann unproblematisch an eine Management-Software für die Immobilienverwaltung zur Archivierung und Dokumentation weitergegeben werden.
Umfassende Datenbasis mit Zugriff für alle Mitarbeiter
Mit einer derartigen mobilen Lösung zur digitalen Objektübergabe, im Zusammenspiel mit einer passenden Verwaltungssoftware, hat man alle wesentlichen Daten im Überblick und etabliert gleichzeitig die Basis zur Digitalisierung weiterer Geschäftsprozesse. Denn das digitale Übergabeprotokoll schafft eine umfassende Datenbasis, die anschließend zentral in der genutzten Immobilienmanagement-Software im Unternehmen abgelegt werden kann – damit haben alle Mitarbeiter, zu jeder Zeit, Zugriff auf alle relevanten Daten und können diese bei Bedarf weiterverarbeiten und Auskunft geben.
Schnittstelle zur Verwaltungssoftware macht es noch einfacher
Ob Neuvermietung oder Kauf – mit dieser Lösung führen Immobilienunternehmen Wohnungsabnahmen und -übergaben zukünftig einfach und effizient durch. Sie erstellen ganz einfach digitale Protokolle, verteilen und archivieren diese und pflegen im gleichen Arbeitsgang die Zustandserfassung für die Mängelbeseitigung von Objekten aus dem Portfolio. Die digitale Objektübergabe bildet damit alle wichtigen Prozesse für revisionssichere Abnahmen und Übergaben kompakt ab. Stammdaten, wie Personendaten des Mieters, Objekt-ID usw. lassen sich mithilfe einer Schnittstelle direkt aus der genutzten Software für das Immobilienmanagement übernehmen oder bequem in das Protokoll eingeben. Dazu lassen sich auch direkt Mängel per Foto belegen, um eventuell nötige Instandsetzungsmaßnahmen planen zu können.
Protokoll unkompliziert erstellen und versenden
Ohne lange Bearbeitung lässt sich nach der Abnahme aus dem Protokoll direkt ein PDF mit eingebetteten Fotos generieren, welches an die genutzte Software für das Immobilienmanagement weitergegeben werden kann, um es zu archivieren, an den Mieter oder Versorgungsunternehmen oder weitere Empfänger zu versenden – auf diese Weise steht das Ergebnis allen am Übergabeprozess beteiligten Personen zeitnah zur Verfügung.
Die Digitalisierung ist für viele Beteiligte der Immobilienwirtschaft noch immer eine Herausforderung, aber auch eine große Chance. Schaffen Sie ganz unkompliziert weitere effektive Prozesse und optimieren Sie den Arbeitsalltag Ihrer Immobilienverwaltung. Mit der Erstellung digitaler mustergültiger Wohnungsübergaben ohne Papierkram gestalten Sie ganz einfach einen weiteren effizienten Prozess für eine normalerweise zeitraubenden Aufgabe des Verwalteralltags.
