In der Immobilienwirtschaft geht es oft um große Datenmengen, die verarbeitet werden müssen. Neben Stammdaten von Personen und Gebäuden gilt dies insbesondere für Dokumente – die Rechnungsverarbeitung, den Posteingang, die Dokumentation von Immobilienkäufen, Mietverträgen, Grundbuchauszügen und andere wichtige Papiere. Ein professionelles System für die digitale Dokumentenverarbeitung kann hier helfen, die Daten effizient zu verwalten, zu organisieren und vor allem auch schnell und einfach zugänglich zu machen.
Prozesse in der Immobilienwirtschaft, die durch digitale Dokumentenverarbeitung unterstützt werden können
Die Aufgaben und Prozesse in der Immobilienwirtschaft erfordern aufgrund ihres immensen Umfangs ein hohes Maß an Dokumentation bzw. Datenverarbeitung und werden heute häufig digital abgebildet. Als Herzstück der modernen Prozessarbeit nutzen Unternehmen dazu oft eine moderne Software für das Immobilienmanagement oder ein ERP-System, womit nahezu alle anfallenden Aufgaben übersichtlich, schnell und automatisiert abgebildet werden können.
Ergänzt durch voll integrierte Lösungen, wie ein digitales Dokumentenmanagement-System können diese Lösungen um die Verarbeitung von Dokumenten, wie z.B. Mietverträgen oder die Freigaben von Rechnungen ergänzt werden. Es entsteht ein ineinandergreifendes, ganzheitliches System für das Management von Immobilien während der gesamten Nutzungsphase. Ein entscheidender Faktor für die zukunftsorientierte Digitalisierung von Immobilienunternehmen.
Denn ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) kann dazu beitragen, den Austausch, die Ablage und die Suche aller Dokumente zu vereinfachen, zu beschleunigen und einen ortsunabhängigen Zugriff zu ermöglichen. Die Verarbeitung von Rechnungen, beispielsweise mithilfe individueller Workflows und Freigabeprozesse, kann mithilfe des Systems automatisiert werden, was Zeit und Kosten spart. Voll integrierbar in unterschiedliche Softwarelösungen bzw. ERP-Systeme für die Immobilienwirtschaft kann das Dokumentenmanagement-System auch die Verwaltung von Versicherungsdokumenten, Grundbuchauszügen und anderen wichtigen Dokumenten übersichtlicher und effizienter gestalten. Unabhängig vom eingesetzten “Grundsystem“ trägt das DMS somit dazu bei, Prozesse in der Immobilienwirtschaft zu optimieren und eine höhere Transparenz zu schaffen.
Kompetenz in der Prozessentwicklung für die Integration eines Systems zur digitalen Dokumentenverarbeitung in Immobilienunternehmen
Sowohl für die Unternehmen in der Immobilienwirtschaft als auch für die Entwickler immobilienwirtschaftlicher ERP-Systeme ist die Integration von angrenzenden Lösungen, z.B. einem digitalen Dokumentenmanagement-System, entscheidend, um dokumentenbezogene Prozesse übergreifend abbilden zu können. Wir hier bei CREM SOLUTIONS haben das früh erkannt und verfügen über langjährige Erfahrung in der Integration des digitalen Dokumentenmanagement-Systems in viele Systeme wie SAP, Datev, Coor, iX-Haus oder Wodis Sigma. Diese umfassende Expertise nutzen wir, um alle dokumentenbezogenen Prozesse von Nutzer*innen in der Immobilienwirtschaft individuell zu gestalten und auf ihre Bedürfnisse anzupassen.
Auf Grundlage der langjährigen Erfahrung entwickelt das Team hier Prozesse und Workflows, die speziell auf die Bedürfnisse der Kund*innen in der Immobilienbranche zugeschnitten sind. Die Experten*innen haben die Kompetenzen, das Dokumentenmanagement-System DocuWare in unterschiedlichste Softwarelösungen und ERP-Systeme zu integrieren, sodass wir DocuWare heute in allen Immobilienunternehmen übergreifend, schnell und unkompliziert implementieren können.
Aber… Auch wenn man immobilienwirtschaftliche Prozesse aus dem Effeff kennt, ist eine umfassende Beratung, Analyse und Konzeption entscheidend, um sicherzustellen, dass die Nutzer*innen die bestmögliche Lösung erhalten – die enge Zusammenarbeit mit Unternehmen ist für das Verständnis von individuellen Geschäftsprozessen und Abläufen daher immens wichtig, um die Entwicklung einer maßgeschneiderten Lösung, die letztendlich alle Prozesse und Anforderungen erfüllt, zu gewährleisten. Nicht umsonst sind wir mit CREM SOLUTIONS aber ein langjähriges Mitglied des DocuWare Diamond Clubs und gehören zu den vertriebsstärksten DocuWare Partnern weltweit.
Vorteile einer digitalen Dokumentenverarbeitung in der Immobilienwirtschaft
Aufgebaut auf eine bestmögliche Beratung und der Implementierung individueller Prozesse bietet ein System zur digitalen Dokumentenverarbeitung in Verbindung mit einer Immobilienmanagement-Software oder einem ERP-System die heute notwendigen Automatisierungen und eine Vielzahl an Vorteilen. Angefangen bei der Möglichkeit, nicht nur E-Mails, sondern auch Papierdokumente nach der Digitalisierung gesetzeskonform zu verwalten. Dies vereinfacht die Organisation und den Zugriff auf alle Informationen, insbesondere in Unternehmen, die noch viele physische Dokumente haben. Durch die Integration eines DMS können Dokumente einfach gescannt, verschlagwortet und automatisch in allen angrenzenden Systemen bereitgestellt werden.
Das verschafft folglich die Möglichkeit, diese Dokumente sowohl im genutzten ERP-System als auch in DocuWare zentral abzulegen und zu verwalten. Durch einen ortsunabhängigen, schnellen und einfachen Zugriff auf die Dokumente und Informationen können Mitarbeiter*innen folglich schneller Entscheidungen treffen und Prozesse beschleunigen. Dadurch werden Fehler minimiert und die Effizienz gesteigert. Immobilienunternehmen können so ihre Bearbeitungszeit verkürzen, ihren Service verbessern und somit am Ende Kosten sparen, indem sie Dokumente schnell und einfach finden und abrufen oder über Workflows zuordnen und freigeben können.
Ein zusätzlicher Vorteil ist die mit dem DMS verbesserte Sicherheit und Compliance. Durch die zentrale Speicherung von Dokumenten können Zugriffs- oder Freigaberechte sowie die Bearbeitung einfach und sicher organisiert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen auf sensible Informationen zugreifen können oder an dokumentenbezogenen Prozessen beteiligt werden. Das System ermöglicht die Nachverfolgung von Änderungen und Aktivitäten, was die Compliance und rechtliche Verpflichtungen erfüllt. Sowohl die Erfüllung der GOBD als auch der DSGVO findet hierbei Beachtung.
Integration eines Systems zur digitalen Dokumentenverarbeitung in Immobilienunternehmen
Bei der Implementierung eines Systems zur digitalen Dokumentenverarbeitung, wie DocuWare, in ein Immobilienunternehmen kommt es daher auf eine sorgfältige Planung an. Auf Grundlage langjähriger Erfahrung und eines umfassenden Verständnisses für die Geschäftsprozesse und Anforderungen in der Immobilienwirtschaft können individuelle Lösungen oder Zugriffsrechte, die auf die Bedürfnisse der Nutzer*innen zugeschnitten sind, sicherer und schneller entwickelt werden. Insbesondere die langjährige Expertise in der Integration von DocuWare in bestehende Software-Lösungen sowie der Entwicklung von maßgeschneiderten Prozessen für Immobilienunternehmen kann dabei helfen, individuelle und spezifische Anforderungen sowie Prozesse zu verstehen. Auf dieser Grundlage können wir von CREM SOLUTIONS maßgeschneiderte DMS-Lösungen für alle Unternehmen mit Immobilien-Background entwickeln, die nahtlos in ihre bestehenden Systeme integriert werden können.
Maßgebliche Unterstützung liefert dabei ein Team von erfahrenen Consultants und Projektmanager*innen, das darauf spezialisiert ist, Kund*innen während des gesamten Implementierungsprozesses zu unterstützen und individuelle Workflows für sie zu gestalten, um alle dokumentenbezogenen Prozesse optimal zu gestalten – von der Rechnungsverarbeitung bis hin zum kompletten Posteingang.
Ein System zur digitalen Dokumentenverarbeitung als wichtiger Baustein in der Immobilienwirtschaft
In der heutigen digitalen Welt ist eine digitale Dokumentenverarbeitung für Immobilienunternehmen nahezu unerlässlich – mit der Integration von DocuWare in Ihr immobilienwirtschaftliches ERP-System können Immobilienunternehmen ihre internen und externen Geschäftsprozesse optimieren und die Sicherheit ihrer Daten verbessern. DocuWare bietet die entscheidenden Vorteile, um die Reduzierung manueller Prozesse, die Verbesserung der Zusammenarbeit und die Steigerung der Effizienz voranzutreiben.
Die schnelle und optimale Integration von DocuWare in Immobilienunternehmen erfordert aber eine umfassende Erfahrung und Kompetenz. Wir stellen sicher, dass die Implementierung nahtlos und ohne Unterbrechungen verläuft. Unsere proaktive Herangehensweise und unsere umfassende Betreuung, die wir unseren Kund*innen bieten, haben uns zu einem geschätzten Partner von DocuWare und für viele Immobilienunternehmen gemacht.
Als erfahrenes Softwareunternehmen für immobilienwirtschaftliche ERP-Systeme sind wir in der Lage, Unternehmen mit der Implementierung von DocuWare eine maßgeschneiderte DMS-Lösung anzubieten, die auf Ihre spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse zugeschnitten ist. Unsere Expertise in der Prozessentwicklung und der Integration von DocuWare in unterschiedliche Software-Lösungen hilft Ihnen, das DMS schnell zu implementieren und Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.
Aufgrund dieser Kompetenz sind wir in der Lage, Immobilienunternehmen einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Wir verstehen die besonderen Anforderungen und Herausforderungen der Branche und entwickeln Dokumentenmanagement-Lösungen, die genau darauf abgestimmt sind.
