Insbesondere in der Immobilienwirtschaft gibt es viele unterschiedliche Aufgaben und Prozesse, die im Alltag umgesetzt werden müssen. Mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System und dessen tiefer Integration in ein immobilienwirtschaftliches ERP-System erhalten Unternehmen eine Systemkombination, die die Digitalisierung effektiv vorantreibt. Mit vielfältigen Möglichkeiten für die digitale Dokumentenablage sowie Suche, die Automatisierung dokumentenbezogener Prozesse und die Zusammenarbeit schafft die Kombination der Systeme eine moderne, digitale Arbeitsweise.
Digitales Dokumentenmanagement kann also mehr, als viele denken. Neben der digitalen Dokumentenablage und der digitalen Rechnungsverarbeitung bietet ein Dokumentenmanagement-System viele weitere Möglichkeiten, um Prozesse digital, schnell und unkompliziert abzubilden – so können nahezu alle dokumentenbezogenen Aufgaben mithilfe der Software auf Basis regelbasierter oder ad-hoc-Workflows koordiniert und automatisiert werden. Die mit dem Einsatz einer digitalen Dokumentenmanagement-Lösung geschaffene standortübergreifende Zusammenarbeit erleichtert dabei zudem viele interne Abläufe sowie Abstimmungen oder Freigaben und ist ein effektives Mittel für die ortsunabhängige, mobile Arbeitsweise.
Posteingang und Co.
Neben dafür optimal ausgestalteten Workflows für die Rechnungsfreigabe mit individualisierbaren Vertretungsregeln und Eskalationsmöglichkeiten, können so auch viele weitere dokumentenbezogene Prozesse digital bearbeitet werden – beispielsweise können Unternehmen den kompletten Posteingang bzw. die Postverteilung digitalisieren und schnell, sicher und einfach im Alltag umsetzen. Analoge Post, die aufwendig verteilt werden muss oder die klassische Postmappe gibt es so in Unternehmen zukünftig nicht mehr. Die Eingangspost wird zentral an einer Stelle gescannt, mithilfe des Dokumentenmanagement-Systems mit Schlagworten indexiert, digital verteilt und/oder abgelegt. Folglich kann sie ganz einfach dem richtigen Empfänger zugeordnet oder digital zugestellt werden. Aufgrund der digitalen Ablage können Dokumente und E-Mails so dann auch später jederzeit, immer wieder und von jedem Ort ganz einfach gesucht, gefunden und geöffnet werden. Ein großer Vorteil in der heutigen Zeit, in der ein regelmäßiger Bürobesuch nicht mehr zum Alltag eines jeden Unternehmens gehört.
Alle Freigabeprozesse optimal abbilden
Der sich hier ergebende weitere Vorteil der Prozessvielfalt mit digitalem Dokumentenmanagement ist die Optimierung von Freigaben. Vormals unübersichtlich und kompliziert dargestellte Freigabeprozesse werden mithilfe definierter Workflows, in denen die Dokumente eingebunden werden, übersichtlich und einfach abgebildet, sodass die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen standort- und abteilungsübergreifend prozessual organisiert wird. Hat beispielsweise das Einholen von Genehmigungen und Feedback bei der Auftragsvergabe vormals viel Geduld und Nerven gekostet, funktioniert das heute schnell und unkompliziert. Auf Grundlage der individuell anlegbaren Workflows, wie sie auch bei der Rechnungsverarbeitung eingesetzt werden, können nahezu alle dokumentenbezogenen Abläufe, an denen mehrere Personen beteiligt sind, optimiert werden – beispielsweise können hier komplette Auftragsprüfungsprozesse mithilfe des Dokumentenmanagements digital geordnet sowie automatisiert dargestellt werden.
Nachvollziehbare Ablage als Grundlage der Automatisierung
Die freigegebenen Aufträge werden zu guter Letzt dem jeweiligen Projekt oder Objekt im übergeordneten immobilienwirtschaftlichen ERP-System zugeordnet und direkt in beiden Systemen abgelegt. Diese nachvollziehbare Ablage aller Dokumente, wie z.B. digitale Rechnungen, Aufträge oder Verträge in beiden Lösungen schafft die Grundlage für die Automatisierung aller dokumentenbezogenen Abläufe. Verschlagwortet, den richtigen Datensätzen zugeordnet und archiviert, um sie immer leicht und schnell aufzufinden oder unkompliziert dem richtigen Workflow zuzuordnen, hebt das System den Umgang mit Dokumenten jeder Art auf eine neue Ebene. Mithilfe der digitalen Dokumentenablage verschwinden beispielsweise aber auch Wartungs- und Prüfprotokolle nicht mehr in unübersichtlichen Ablagesystemen. Die Berichte und Protokolle sind den im immobilienwirtschaftlichen ERP-System gepflegten technischen Anlagen und Objekten direkt zugeordnet und wenn gewünscht mit Workflows verknüpft, die eine folgerichtige Abarbeitung von Mängeln und das Einhalten von Prüfverpflichtungen erleichtert.
Beispiel Auftragsprüfungsprozess:
Besonders ein individuell eingerichteter Workflow für den Auftragsprüfungsprozess ist ein gutes Beispiel dafür, wie das Dokumentenmanagement-System einen derart aufwendigen Vorgang transparent und strukturiert abbildet. Im Dokumentenmanagement-System archivierte Angebote werden durch die bei der Auftragsvergabe beteiligten Personen freigegeben – dabei kann festgelegt werden, ob die Personen die Anfrage gleichzeitig oder nacheinander erhalten sollen. Die ausgewählten Benutzer sehen die ihnen zugeordneten Anfrage in ihren Aufgaben im Dokumentenmanagement-System und erhalten gleichzeitig eine automatische Benachrichtigung per E-Mail, die einen direkten Link zum Dokument und der Aufgabe im System enthält.
Nun können die Personen ihr Feedback oder einen Kommentar abgeben und den Auftrag ggf. flexibel anpassen. Initiator*innen der Anfrage haben dabei stets die Möglichkeit, den aktuellen Status der Bearbeitung sofort nachzuvollziehen.Wurden alle Entscheidungen getroffen, werden sie automatisch per E-Mail benachrichtigt und können den Vorgang durch Auslösen des Auftrags beim Auftragnehmer abschließen.
So werden Aufträge zielgerichtet und chronologisch den an der Vergabe beteiligten Personen vorgelegt. Gestaffelt nach Freigabegrenzen können sie nur dann ausgelöst werden, wenn alle erforderlichen Freigaben und Prüfschritte eingehalten werden. Damit gehören unübersichtliche E-Mail-Verläufe der Vergangenheit an und auch spontane Anfragen und selten anfallende Aufgaben können über einen effizienten digitalen Workflow zügig bearbeitet werden.
Objektabnahme und Mieterkommunikation
Mit im immobilienwirtschaftlichem ERP-System zusätzlich integrierten Lösungen für die mobile Objekt- bzw. Wohnungsabnahme und die Kommunikation mit Mieter*innen die auch in Kombination mit dem digitalen Dokumentenmanagement-System eingesetzt werden können, können Prozesse noch weitläufiger digitalisiert werden. Die Erstellung von Protokollen nach einer Wohnungsabnahme gestaltet sich über eine mobile Lösung auf dem Tablet PC so unkompliziert und schnell. Die gezielte Ablage der Protokolle mithilfe des digitalen Dokumentenmanagement-Systems in der immobilienwirtschaftlichen ERP-Lösung und ein von dort steuerbarer Versand mit der Serviceplattform für die “Mieter*innen”-Kommunikation vollendet den Prozess.
Die für die Erstellung des Protokolls notwendigen Stammdaten entnimmt das System für die Wohnungsübergabe via Schnittstelle anfangs dem führenden ERP-System. Die Anfertigung des Abnahmeprotokolls erfolgt ganz einfach im Objekt vor Ort via Tablet PC und das fertig erstellte Protokoll wird wieder an das zentrale System bestehend aus ERP-Lösung und Dokumentenmanagement-System für die geordnete Ablage zurückgegeben und ist von dem Zeitpunkt jederzeit schnell auffindbar und zum Versand an die Mieter mithilfe eines Serviceportals für die Kommunikation oder einfach per E-Mail bereit.
Mit einem immobilienwirtschaftlichem ERP-System als Kernsystem und den integrierten Speziallösungen für Dokumentenmanagement, Kommunikation, Wohnungsübergaben oder die Interessentenverwaltung ist die mögliche Prozessvielfalt immens vielfältig – so werden nahezu alle wichtigen kaufmännischen, buchhalterischen und technische Prozesse im modernen Immobilienmanagement effizient abgebildet.
