Das Management von Immobilien hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Durch die Möglichkeiten digitaler Prozesse und die Schnelligkeit der digitalisierten Kommunikation können Services und Dienstleistungen in vieler Hinsicht optimaler umgesetzt werden – eine wichtige Weiterentwicklung. Denn Kunden von Unternehmen fast aller Branchen sind heute ein schnelles Handeln gewohnt und stellen dadurch auch an die Immobilienwirtschaft höhere Ansprüche bei Service- und Dienstleistungsfragen. Damit Immobilienverwaltungen diesem Anspruch gerecht werden können, bedarf es zeitgemäßer digitaler Lösungen inklusive definierter Prozesse.
Qualität, Effizienz und Erträge im Immobilienamangement steigern
Besonders im Immobilienmanagement können die Verwaltungsqualität und die Wirtschaftlichkeit von Unternehmen durch eine effiziente Organisation von Arbeitsprozessen deutlich gesteigert werden. Mithilfe von digitalen Lösungen wird der Aufwand für die Bearbeitung von Aufgaben entscheidend reduziert und gleichzeitig die Qualität verbessert.
Unternehmen mit nachweisbar aktivem Prozessmanagement – unterstützt von digitalen Lösungen – arbeiten deutlich effizienter als Unternehmen, die ihre Prozesse nicht gut organisieren oder diese nicht regelmäßig an interne sowie externe Bedürfnisse bzw. Neuerungen orientieren. Optimieren Immobilienverwaltungen hingegen ihr Prozessmanagement, schlägt sich dies auf Qualität sowie Effizienz ihrer täglichen Arbeit, der Services sowie Dienstleistungen nieder und verbessert damit letztendlich den Ertrag – eine ziemlich einfache Rechnung.
Sich mit dem Thema Prozessmanagement bzw. der Optimierung von Prozessen mithilfe digitaler Lösungen auseinanderzusetzen ist daher mehr als lohnenswert – diese Tatsache hat mittlerweile wahrscheinlich alle Unternehmen der Immobilienwirtschaft eingeholt. Diejenigen, die in Zukunft nicht in der Lage sein werden, die zunehmenden technischen, rechtlichen und auch gesellschaftlichen Weiterentwicklungen, neuen Anforderungen und Kundenbedürfnisse an das Immobilienmanagement zu erfüllen, werden auf dem Markt nur schwer bestehen. Die Digitalisierung von Prozessen und die Umsetzung immobilienwirtschaftlicher Aufgaben mithilfe einer immer zeitgemäßen, also stets weiterentwickelten, Softwarelösungen für das Immobilienmanagement garantiert hier, einen stets aktuellen Service- und Dienstleistungslevel zu halten – mit der Kombination aus Qualität, Effizienz gepaart mit einem dazu passendem Preis.
Was ist Prozessmanagement im Immmobilienmanagement?
Aber was ist denn nun eigentlich Prozessmanagement, wie geht man dabei vor und wie wirkt es sich aus? Wie so viele unternehmerischen Maßnahmen, die letztendlich auch die Dienstleistungsbranche – und nichts anderes ist das moderne Immobilienmanagement – erreichen, stammt der Grundgedanke eines optimalen Prozessmanagements aus der Industrie. Um perfekte Arbeitsabläufe und Garantien zu gewährleisten, können Unternehmen dort kaum ohne gut organisierte Prozesse und wirksames Prozessmanagement auskommen – dies gilt genauso für die Immobilienwirtschaft. Denn letztendlich bedeutet Prozessmanagement nichts anderes als die Steuerung, Regelung und bestenfalls Automatisierung wiederkehrender Arbeitsabläufe. Dazu gehört es am Ende auch, die Ergebnisse der Prozesse zu überwachen, zu messen und zu dokumentieren, um sowohl Unternehmensintern als auch für Auftraggeber oder Kunden aussagekräftige Berichte erstellen zu können. All das kann mit einer zeitgemäßen Softwarelösung für das Immobilienmanagement ungesetzt werden.
Der Ausgangspunkt dafür ist, Arbeitsabläufe zu identifizieren, die in einer Immobilienverwaltung zur Anwendung kommen. Diese bestenfalls mithilfe einer Software für das Immobilienmanagement und möglicherweise darin integrierten Partnerlösung abzubilden und alltägliche Aufgaben/Prozesse so weitestgehend zu automatisieren.
Identifizieren von Arbeitsabläufen im Immobilienmanagement
Um sich bei dieser oft entscheidenden Aufgabe nicht im Detail zu verlieren, muss eine richtige Prozessebene gewählt werden. Oft gelten hier für alle Unternehmen unterschiedliche Anforderungen, denn so verschieden die Aufgabenbereiche im Immobilienmanagement ausfallen können, so individuell müssen die Prozesse für die jeweiligen Unternehmen gestaltet werden.
Müssen beispielsweise Objektkontrollen durchgeführt und dementsprechende Informationen abgelegt werden? Wie funktioniert ein Meldungsmanagement für beispielsweise Schadensmeldungen? Wie sieht der darauf folgende Prozess hinter einer Instandsetzung aus? Wie können Betriebskostenabrechnungen unkompliziert sowie schnell angefertigt, versendet und ggf. angepasst werden? Welcher Prozess steht hinter einem Mieter- oder Eigentümerwechsel und der dazugehörigen Pflege von Stammdaten?
Aufgaben wie diese und viele mehr gehören zum Alltag jeder Immobilienverwaltung. Werden aber Objekt- und Mieterdaten, Vertragsvorlagen und Musteranschreiben und alle nötigen Informationen regelmäßig ordentlich in eine zeitgemäße Software für das Immobilienmanagement eingepflegt, können nahezu alle immobilienwirtschaftliche Prozesse automatisiert, unkompliziert und effizient abgebildet werden. Schon bei der Implementierung einer solchen Lösung kann mit den Entwicklern der Software der richtige Prozessablauf geplant und individuell für ein Unternehmen umgesetzt werden.
Beispielprozess – Schadensmeldung
Ein für Immobilienverwaltungen oft vielfältig aufwendiger Prozess sind Schadensmeldung. Vom Eingang einer Meldung, über die Anfrage von Angeboten bei Handwerkern, die Auftragsvergabe, die Rechnungsstellung, die eventuelle Weiterbelastung an Mieter bis hin zu der Organisation eventueller Gewährleistungen falle hier viele Aufgaben an. Hier schaffen die Softwarelösungen für das Immobilienmanagement eine große Abhilfe und automatisieren nahezu den gesamten Ablauf.
Meldet beispielsweise ein Mieter eine defekte Heizungsanlage, kann der eingehende Anruf oder die entsprechende Meldung über ein integriertes Mieterportal mithilfe der Software sofort der entsprechenden Person bzw. der angemieteten Fläche zugeordnet werden. Mit einem Klick auf die verknüpfte (Mieter)Akte kann man alle zu der Person gehörenden Informationen aufrufen und die dementsprechende Meldung der defekten Heizung in das System aufnehmen.
Die erstellte Meldung kann hier als Startpunkt eines automatisierten Instandsetzungsprozesses betrachtet werden, indem anhand der “Person” sofort eine Verknüpfung mit Objekt, technischer Anlage sowie detailliertem Standort dieser Anlage und allen weiteren Informationen erzeugt wird.
Wenn nötig, kann direkt aus der Software heraus zu diesem Zeitpunkt ein Angebot von hinterlegten Handwerksunternehmen für die Instandsetzung der Schadensmeldung eingeholt werden – das Anschreiben dazu, an wahlweise mehrere Handwerksunternehmen gleichzeitig, kann mit wenigen Klicks direkt aus dem System erzeugt und per E-Mail versendet werden. Sofern man kein Angebot benötigt wird, weil man eventuell Verträge mit Dienstleistern für die Instandhaltung und Wartung von technischen Anlagen hat, kann die Instandsetzung von einem in die Software integrierten Instrument für das Management von Serviceverträgen automatisch ausgelöst, dokumentiert und nachverfolgt werden – das System meldet auch die fälligen Wartungstermine mit entsprechender Vorlaufzeit und der entsprechende Dienstleister kann beauftragt werden.
Nach Auswahl eines passenden Angebotes für die Reparatur oder aber der Systemmeldung eines Wartungstermins kann über die Software automatisiert ein Auftrag oder bei bestehenden Wartungsverträgen schlichtweg einen Termin an den ausgewählten Handwerker gesendet werden, der die Instandsetzung übernehmen soll – gleichzeitig wird der Mieter sofort über die Instandsetzung und den abgemachten Termin informiert.
Ist der Instandsetzungsprozess letztendlich vollzogen, kann ein der Reparatur entsprechender Termin in das System eingepflegt werden und man ist für ein mögliches Gewährleistungsverfahren abgesichert. Zugleich kann der Prozess für die Buchung der vom Handwerker gestellten Rechnung, wenn notwendig auch für die Weiterbelastung der angefallenen Kosten im Sinne einer Mieterbeteiligung inklusive der Erstellung eines Rechnungsdokumentes für den Mieter per Knopfdruck abgebildet werden.
Ohne hohen Arbeitsaufwand mit unzähligen Anrufen, Angebotsvergleichen und Rechnungsschreiben kann der Prozess für eine Instandsetzung auf diese Weise und mithilfe einer Softwarelösung für das Immobilienmanagement unkompliziert, schnell und automatisiert abgebildet werden.
Individualisierung von Prozessen
Derartige automatisierte Prozesse können natürlich für die unterschiedlichsten Aufgaben im Immobilienmanagement gestaltet werden und müssen bzw. können abhängig vom Aufgaben- und Dienstleistungsumfang einer Immobilienverwaltung individuell abgebildet und vervollständigt werden. So können in unserem Beispiel Bearbeitungsstände einer Meldung durch Hinweise (Wartet auf Angebot/Beauftragt/Wartet auf Bestätigung/Wartet auf Handwerkerrechnung) ergänzt und in der Software transparent gestaltet werden. Alle Mitarbeiter sind bei eventuellen Nachfragen von Eigentümern oder Mietern so in der Lage, Auskunft geben zu können oder die Beteiligten können den Status direkt in einer integrierten digitalen Service-Plattform abrufen.
Die Ziele können je nach Blickwinkel unterschiedlich sein, dienen aber immer dem gleichen Zweck – der optimalen Gestaltung von Arbeitsabläufen für eine Steigerung des Ertrages. Aus kaufmännischer Sicht sollen digital automatisierte Prozesse daher gewährleisten, dass Aufgaben mit geringem internem Aufwand verzugslos bearbeitet werden. Da die Dienstleistung und die Zufriedenheit der Kunden, Mieter und Eigentümer aber eine immer wichtigere Rolle spielt, steigert die schnelle Abwicklung einer Schadensmeldung mithilfe solcher digital gestalteter Prozesse aber schlichtweg auch die Servicequalität – ein erfreulicher Nebeneffekt.
Synergetische Effekte durch Zusammenarbeit
Dabei schafft die mit einer Software für das Immobilienmanagement gegebene Möglichkeit der Bearbeitung unterschiedlichster Prozesse, durch alle Mitarbeiter*innen mit entsprechenden Nutzungsrechten in der Software, viele Vorteile und ist von zentraler Bedeutung – jede*r Mitarbeiter*in bekommt Zugriff auf die Daten und kann Meldungen, Anfragen, oder andere Aufgaben schnellstmöglich bearbeiten. Die Möglichkeit, alle Arbeitsabläufe auf diese Weise auch einheitlich durchführen zu können führt zu einer weiteren Verbesserung von Prozessabläufen, der Verhinderung von Fehlern, der Erhöhung der Transparenz, sowie einer besseren Vertretbarkeit und somit letztendlich zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung einer Immobilienverwaltung.
Zukunftssicher denken.
Immobilienunternehmen sollten und müssen in Zukunft bei der Auswahl von Softwarelösungen verstärkt auf derartige Faktoren achten. Können wichtige Prozesse nicht abgebildet werden, sind Softwaresysteme nicht mehr aktuell oder die Technologieplattform der genutzten Software ändert sich aufgrund von Verkäufen oder Umstrukturierungen, bietet sich ein Neustart an – möglicherweise passt eine andere Immobilienverwaltungssoftware besser zu den modernen Anforderungen eines Unternehmens.
Oft ist ein Softwarewechsel der Garant für die Weiterentwicklung, die Flexibilität und die Zukunftssicherheit von Prozessen sowie für die Realisierung einer erfolgreichen Umsetzung zukunftsorientierter Unternehmensstrategien.
