Im Mietrecht fallen unter die Aufwendungen der Betriebskosten die gesetzlich geregelten Kosten, die durch die Immobilie verursacht werden. Betriebskosten sind vom Eigentümer zu tragen und stellen eine Teilmenge der Bewirtschaftungskosten einer Immobilie dar. Das gilt grundsätzlich auch, wenn eine Immobilie vermietet worden ist. Allerdings wird meist im Mietvertrag vereinbart, dass der Mieter dem Vermieter die Betriebskosten zu erstatten hat. §556 Abs. 2 Satz 1 BGB sieht die Möglichkeit vor, hierzu entweder Vorauszahlungen mit späterer Abrechnung zu vereinbaren oder eine angemessene Pauschale vorzusehen, mit der die Betriebskosten insgesamt abgegolten sind. Nach Erhalt der jährlichen Betriebskostenabrechnung haben Mieter*innen eine Prüfungsfrist düe die Betriebskosten von zwölf Monaten, um die Prüfung der Gesamtkosten einer Betriebs- und Heizkostenabrechnung an Hand der Rechnungsunterlagen vorzunehmen und während dieser Einwendungsfrist ggf. zu beanstanden.
Vermieter*innen sind den Mieter*innen gegenüber verpflichtet über die Einnahmen und Ausgaben Rechenschaft abzulegen. Zum Umfang der gesetzlichen Rechenschaftspflicht der Vermieter*innen gehört nicht nur die Erstellung einer geordneten Abrechnung, sondern auch die Vorlage der Belege. Innerhalb dieses Zeitraums kann er noch Einwände gegen die Abrechnung geltend machen, danach nicht mehr (§ 556 Abs.3 BGB).
Diese Ausschlussfrist bedeutet jedoch nicht, dass Mieter*innen mit der Nachzahlung grundsätzlich ein Jahr warten darf. Für die Prüfung der Abrechnung wird üblicherweise ein Zeitraum von vier Wochen als akzeptabel angesehen. Bestehen keine Einwendungen gegen die Abrechnung, haben Mieter*innen den Nachzahlungsbetrag nach Ablauf dieses Zeitraumes zu entrichten. Klare Verhältnisse können Vermieter*innen hier durch eine entsprechende Klausel im Mietvertrag schaffen.
Überweisen Mieter*innen stillschweigend die Nachzahlung, akzeptieren sie damit die Abrechnung der Vermieter*innen. Zumindest wegen offensichtlichen und erkennbaren Fehlern der Abrechnung kann er dann den überwiesenen Betrag nicht mehr zurückfordern (zum Beispiel OLG Hamburg WM 91, 598; AG Ludwigshafen, WM 91, 504). Anders kann es aussehen, wenn der Fehler nur durch einen Fachmann festgestellt werden kann. Vor einem Gerichtsverfahren in diesem Bereich sollte eine gründliche Abschätzung von Chancen und Risiken erfolgen: Wegen der Erforderlichkeit von Gutachtern können die Verfahrenskosten erheblich sein.
Nach einem Urteil des Bundesgerichtshofes ist die zwölfmonatige Frist auch dann einzuhalten, wenn Mieter*innen den gleichen Einwand bereits bei früheren Abrechnungen vorgebracht hat. Grund: Die Frist dient dazu, Klarheit über die Ansprüche aus der Betriebskostenabrechnung für ein bestimmtes Jahr zu erhalten (Urteil vom 12.5.2010, Az. VIII ZR 185/09). Was in den vorherigen Jahren stattgefunden hat, interessiert in diesem Zusammenhang also nicht.
Der Bundesgerichtshof hat am 08.12.2010 entschieden, dass der Zugang einer formell nicht wirksamen Betriebskostenabrechnung bei Mieter*innen den Lauf der Einwendungsfrist gar nicht erst in Gang setzt. Im Entscheidungsfall war aus der Abrechnung nicht klar hervorgegangen, welcher Umlageschlüssel für die einzelnen Kostenpositionen verwendet worden war. Außerdem wurden bei einer Verwendung der Wohnfläche als Umlagemaßstab nicht nachvollziehbare, unterschiedliche Flächenangaben zugrunde gelegt (Az. VIII ZR 27/10).
