Ein Verwaltervertrag regelt das Verhältnis zwischen der Wohnungseigentümergemeinschaft und dem von ihr bestellten WEG-Verwalter – die einzelnen Wohnungseigentümer werden nicht Vertragspartei. Der Verwaltervertrag dient dem Zweck, den Parteien eine entsprechende Rechts- und Handlungssicherheit hinsichtlich ihrer gegenseitigen Rechte und Pflichten zu gewährleisten.
Ein Verwaltervertrag kommt noch nicht allein durch die Bestellung in der Eigentümerversammlung zustande, sondern ist von den dazu berechtigten oder delegierten Eigentümern mit dem Verwalter zu schließen. Nach Mehrheitsbeschluss ist die Mehrheit berechtigt, den Vertrag auch im Namen der überstimmten Minderheit abzuschließen. Zu beachten ist, dass die Bestellung des Verwalters und der Abschluss eines Verwaltervertrages juristisch zwei unterschiedliche Akte darstellen. Es sollte darauf geachtet werden, dass die Amtszeit des Verwalters und die Laufzeit des Verwaltervertrages deckungsgleich sind.
Der Verwaltervertrag wird zwischen Verwalter und (teilrechtsfähiger) Wohnungseigentümergemeinschaft geschlossen. Der Abschluss eines formellen Vertrages ist aber nicht zwingend erforderlich. Übernimmt der Verwalter nach Kenntnisnahme seiner Bestellung die Verwaltung, kommt auf diese Weise stillschweigend ein Verwaltervertrag zustande.
Regelmäßig wird ein Verwalter, der bestellt werden soll, im Vorfeld seiner Bestellung seine Vertragsvorstellungen darlegen und wenn möglich ein Angebot auf Abschluss eines Verwaltervertrages vorlegen, das dann auch Grundlage für den Bestellungsbeschluss ist. Der Bestellungsbeschluss kann hier gleichgesetzt werden mit der Annahme des Angebots auf Abschluss eines Verwaltervertrages. Überwiegend wird aber im Bestellungsbeschluss der Verwaltungsbeirat ermächtigt, den Vertrag mit dem Verwalter auch formell abzuschließen. Ähnliches gilt auch für die erstmalige Bestellung eines Verwalters in der Teilungserklärung. Auch hier wird im Vorfeld mit dem in Aussicht genommenen Verwalter der Inhalt des Verwaltervertrags abgesprochen. Die Bestellung erfolgt hier mit Wirksamwerden der Gemeinschaftsordnung.
Da die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) weitgehend geregelt sind und zumindest die in § 27 WEG genannten nicht eingeschränkt werden können, geht es beim Verwaltervertrag vorwiegend darum, festzulegen, ob der Verwalter noch weitere Verpflichtungen, als im WEG genannt, übernehmen soll. Dies kann sich teilweise aus der Gemeinschaftsordnung ergeben (zum Beispiel Zustimmung bei Wohnungsveräußerungen, wenn nach der Gemeinschaftsordnung eine solche Zustimmung erforderlich ist). Andere Aufgaben, die sich nicht aus dem WEG ergeben können zum Beispiel die Planung und Durchführung von Um- und Ausbauten, Verfolgung von Mängelbeseitigungsansprüchen, Beschaffung fehlender Verwaltungsunterlagen und ähnliche sein.
Weiterer Gegenstand des Verwaltervertrages ist die Festlegung der Verwaltervergütung für reguläre und besondere Leistungen. Sofern sich aus der Gemeinschaftsordnung nichts anderes ergibt, ist der Maßstab für die Verteilung der Verwaltervergütung auf die Wohnungseigentümer bzw. deren Miteigentumsanteil zurückzuführen. Wenn die Verwaltervergütung nach Wohneinheiten umgelegt werden soll, kann dies nach § 16 Abs. 3 WEG auch mehrheitlich beschlossen werden. Im Verwaltervertrag ist in solchen Fällen die Höhe der Vergütung pro Wohnungs-/Teileigentumseinheit zu bestimmen. Ebenso sind im Verwaltervertrag besondere Vergütungen zu regeln, z. B. Vergütung für die Zustimmungserklärungen des Verwalters bei Wohnungsveräußerungen, Höhe einer Mahngebühr (als Aufwendungsersatz), Höhe der Vergütung für die Betreuung von großen Instandsetzungs-, Modernisierungs- oder Umbauarbeiten. Hier reicht ebenfalls auch ein gesonderter Mehrheitsbeschluss aus.
Weitere Regelungen des Verwaltervertrages beziehen sich auf Pflichten des Verwalters bei Beendigung des Vertragsverhältnisses, sowie auf Haftung und Verjährung von Ansprüchen. Besonders bei Verwendung von Formularverträgen unterliegen diese Verwalterverträge den Vorschriften über die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gemäß §§ 305 ff. BGB. Dies gilt insbesondere für formularmäßige Vergütungsregelungen.
