Der Begriff Umlage beschreibt im Mietrecht die neben der Grundmiete zu zahlenden Betriebskostenvorauszahlungen, über die jährlich abzurechnen ist. Im Wohnungsmietrecht des freifinanzierten Wohnungsbaus kann zwischen einer abrechenbaren Umlage bzw. Betriebskostenvorauszahlung und einer nicht abrechenbaren Pauschale gewählt werden.
Zu umlagefähigen Betriebskosten zählen laut § 2 der Betriebskostenverordnung insgesamt 17 Positionen. Darunter werden in der gesetzlichen Aufzählung auch die „Sonstigen Betriebskosten“ aufgelistet. Dabei dürfen jedoch nicht einfach beliebige Kostenpositionen untergebracht werden – laut Rechtsprechung oder Betriebskostenverordnung sind nicht umlagefähige Kostenarten auch hier nicht zulässig.
Der Verteilungsmaßstab für die Umlage unterscheidet sich in Wohnflächenproportionen und teils Verbrauchseinheiten, soweit die Betriebskosten verbrauchsbedingt sind. Wichtig ist, dass die Abrechnung der Umlage innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraumes dem Mieter übersandt werden muss.
Nachforderungen können später nicht mehr geltend gemacht werden, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Demgegenüber kann auch der Mieter Einwendungen gegen die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Erhalt der Abrechnung geltend machen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwände nur noch vorbringen, wenn er selbst die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat.
Die jeweiligen Heiz- und Warmwasserkosten müssen stets nach einem in der Heiz- und Warmwasserkostenverordnung vorgegebenen Schlüssel umgelegt werden. Dem Bundesgerichtshof zufolge ist bei der Umlage von Heizkosten auf die Mieter der im Abrechnungszeitraum angefallene tatsächliche Verbrauch zugrunde zu legen – und nicht etwa die Beträge der in diesem Zeitraum bezahlten Rechnungen.
Bei preisgebundenem Wohnraum müssen die Betriebskosten stets umgelegt werden. Hinzu kommt zusätzlich noch das Umlageausfallwagnis (zwei Prozent der Betriebskosten).
Bei der Vermietung von Gewerberäumen ist die Umlagefähigkeit von Nebenkosten nicht gesetzlich geregelt. Die Umlage kann sich auch auf Kosten beziehen, die keine Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung sind, zum Beispiel Umlagen für einen beschäftigten Sicherheitsdienst.
