Das ABC des Immobilienmanagement - K wie Kautionsverwaltung

Mit dem Begriff Kaution ist die Mietkaution gemeint. Darunter versteht man eine Sicherheits­leistung, die der Vermieter vom Mieter zu Beginn des Miet­verhält­nisses verlangen kann. Die Kaution ist sowohl im frei­finanzierten als auch im öffentlich geförderten Wohnungs­bau zulässig. Eine Miet­kaution ist gesetzlich zwar nicht vorge­schrieben, in der Praxis aber üblich. Oft handelt es sich um einen Geld­betrag, der auf einem Bank­konto hinterlegt wird. Ein anderer Begriff für die Mietkaution ist Miet­sicherheit.

Die Miet­kaution darf höchstens drei Monats­mieten (Grundmiete ohne Betriebs­kosten) betragen – der Betrag der Kaution kann vom Mieter dabei in drei gleichen Monats­raten geleistet werden. Der erste Teil­betrag wird zu Beginn des Miet­verhältnisses fällig. Die weiteren Teil­zahlungen werden zusammen mit den unmittelbar folgenden Miet­zahlungen fällig (§ 551 Abs. 1 BGB).

Bei der Verwaltung der Mietkaution muss der Vermieter bestimmte Regeln einhalten. Nach § 551 Abs. 3 BGB ist er dazu verpflichtet, die Geldsumme wie folgt anzulegen:

• getrennt von seinem eigenen Vermögen
• auf einem verzinsten Sparkonto zu dem für solche Sparanlagen üblichen Zinssatz
• mit dreimonatiger Kündigungsfrist

Viele Banken bieten für die Hinter­legung einer Miet­kaution spezielle Konten an, die Bezeichnungen wie „Sonderkonto Mietkaution“ tragen. Solche Konten bekommen einen Sperr­vermerk und sind damit insolvenz­sicher. Das heißt, dass eine Bank oder ein Gläubiger nicht einfach auf das Konto zugreifen kann, falls der Vermieter plötzlich insolvent ist.

Der Bundes­gerichts­hof hat dafür 2015 klargestellt, dass ein einfaches gesondertes Konto nicht ausreicht. (Hintergrund: Die Kaution soll im Insolvenz­fall vor dem Zugriff von Gläubigern des Vermieters geschützt sein) Dies ist bei einem einfachen Extra-Konto nicht der Fall. Es muss sich also nach außen erkennbar um treu­händerisch verwaltetes Vermögen handeln und das Konto muss als Mietkautions­konto bezeichnet sein (BGH, Beschluss vom 9.6.2015, Az. VIII ZR 324/14).

Seit 01.09.2001 erlaubt § 551 Abs. 3 BGB auch die Anlage der Mietkaution in anderen Anlage­formen als dem klassischen Sparbuch. Erforderlich ist jedoch eine ausdrückliche vertragliche Verein­barung der Anlageform. Die Anlage der Miet­kaution muss dabei Erträge abwerfen, die die Sicherheit erhöhen und, soweit nicht im Rahmen der Sicherheit benötigt, nach Mietvertrags­ende dem Mieter zustehen und muss in jedem Fall vom Vermögen des Vermieters getrennt stattfinden, um insolvenz­sicher zu sein.

Die Mietrechts­reform 2013 hat dem Vermieter die Möglichkeit eröffnet, dem Mieter außer­ordentlich fristlos zu kündigen, wenn dieser mit einem Teil der Kaution in Verzug kommt, der der zweifachen Monatsmiete (ohne Betriebskosten) entspricht. Eine Abhilfe­frist oder Abmahnung sind nicht erforderlich (§ 569 Abs. 2a BGB).

Der Mieter hingegen darf die Zahlung der Kaution davon abhängig machen, dass ihm ein insolvenz­festes Konto genannt wird – er muss sich weder auf Barzahlung noch auf eine Überweisung der Kaution auf das herkömmliche private Konto des Vermieters einlassen. Das Versprechen des Vermieters, die in bar gezahlte Kaution später auf ein insolvenz­festes Konto einzuzahlen, reicht nicht aus.

Die Guthaben­zinsen für die Kaution unterliegen der Zins­abschlagsteuer. Den Kautions­betrag einschließlich der Zinsen erhält der Mieter bei seinem Auszug zurück, vorausgesetzt, er hat alle Verpflichtungen aus dem Miet­verhältnis erfüllt. Wann die Kaution spätestens zurück­gezahlt werden muss, ist bei den Gerichten umstritten. Dem Vermieter wird hier eine „Überlegungsfrist“ eingeräumt. Diese ist dem Bundesgerichtshof zufolge einzelfall­abhängig. Während manche Gerichte zwei bis drei Monate als angemessen ansehen, geht der BGH von einer bis zu sechs­monatigen Frist aus, die im Einzel­fall überschritten werden kann. Dies gilt allerdings nur, wenn tatsächlich noch Forderungen aus dem Mietverhältnis offen sind, deren Höhe unklar ist.

Besonders bei großen Portfolios ist die Verwaltung einer Vielzahl an Mietkautionen für Immobilienunternehmen unübersichtlich. Moderne Softwarelösungen für das Immobilien­management bieten hier Abhilfe. Speziell auf die Kautions­verwaltung ausgelegte Module generieren für den Austausch mit der Bank (DKB) eine dem Mieter zugeordnete Mietvertrags­nummer. Die DKB weist dieser Nummer eine eindeutige Kautions-ID zu. So kann die vom Mieter hinterlegte Kaution in der Software für das Immobilien­management immer direkt dem Kautions­geber zugeordnet werden.

Aufgrund dieser direkten Zuordnung können alle mit Mietkautionen verbundenen Aufgaben schnell und automatisiert abgebildet werden – das Anfertigen und Versenden von Anschreiben direkt aus der Software, beispielsweise für die Übermittlung des aktuellen Kontostandes genauso, wie die Auszahlung nach Vertragsende.