Der Begriff Desksharing beschreibt ein Büronutzungskonzept, bei dem auf eine Zuordnung persönlicher Arbeitsplätze verzichtet wird. Desksharing wird auch als „Shared Desk“, „Flexible Office“ oder „Hot Desking“ bezeichnet. Bei dieser Art der Arbeitsplatzorganisation dürfen Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz im Büro täglich frei wählen. Unternehmen versprechen sich davon nicht nur mehr Flexibilität in der eigenen Organisation, sondern auch Kostenersparnis: Denn Arbeitsplätze sollen so optimal besetzt und ungenutzte Flächen besser genutzt werden.
Die einzelnen Beschäftigten arbeiten dabei jeweils an einem gerade verfügbaren Schreibtisch. Die einzelnen Büroarbeitsplätze sind dabei nach einem einheitlichen Standard gestaltet und ausgestattet. Persönliche Unterlagen und Arbeitsmaterialien werden nicht an den Arbeitsplätzen aufbewahrt, sondern beispielsweise in Rollcontainern („Caddies“), die jeweils an den gerade genutzten Arbeitsplatz mitgenommen werden.
Die Digitalisierung macht die Umsetzung dieses Arbeitskonzeptes heute relativ einfach. Digitale Softwarelösungen, Dokumentenmanagement-Systeme und Cloudlösungen sorgen dafür, dass alle Mitarbeiter jederzeit und von überall Zugriff auf benötigte Dokumente, Softwarelösungen oder die darin abgelegten Informationen haben.
Smart-Building-Planungs-Tools, wie Cobundu, unterstützen Unternehmen optimal beim Management von Arbeitsplätzen und Räumen. Arbeitsplätze oder Konferenzräume können mit ihrer Hilfe ganz simpel über eine App auf dem Smartphone oder aber über ein Touch-Display vor Ort im Büro gebucht werden. Auf einer visualisierten Bürokarte sieht jeder Mitarbeiter sofort, welcher Arbeitsplatz zur Verfügung steht – ohne langes Suchen. Zusätzlich verhelfen die mit der Smart-Building-Lösung gesammelten “Belegungsdaten” Unternehmen zu einer optimalen Ausnutzung ihrer Flächen.
Desk Sharing ist daher längst nicht mehr nur ein Konzept für die Tech-Konzerne des Silicon Valley. Auch renommierte deutsche Unternehmen wie die Lufthansa, Siemens oder der ADAC nutzen die Vorteile von Desk Sharing mittlerweile für sich.
