Der Begriff des digitalen Dokumentenmanagement ist definiert als datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Es beinhaltet das Erfassen, Verteilen, Ablegen, Bearbeiten und Archivieren ebenso wie das Löschen von und die Suche nach Dokumenten. In der Immobilienwirtschaft beispielsweise insbesondere Mietverträge oder Rechnungen.
Häufig wird neben dem Begriff „Dokumentenmanagementsystem“ (DMS) auch das Synonym Dokumentenverwaltung oder Dokumentenverwaltungssystem verwendet. Dabei können die Dokumente aus verschiedenen Quellen stammen. Ziel ist es, sie alle in ein elektronisches System zu überführen und dort vorzuhalten. Ein digitales Dokumentenmanagement sorgt so dafür, die Verarbeitung von Unterlagen und Dokumenten, insbesondere Rechnungen, soweit wie möglich zu automatisieren und manuelle Arbeitsschritte dauerhaft zu entfernen. Das schafft gradlinige und reibungslose Workflows, beschleunigt die Bearbeitung und trägt zu einem effektiven und effizienten Arbeiten bei.
Liegen Daten in analoger Form vor (beispielsweise Mietverträge, Baupläne oder auf Papier), müssen diese in ein digitales Format umgewandelt werden – klassischerweise durch Scannen. Hauptziel des Dokumentenmanagements ist es, eine schnellere Bereitstellung von Informationen zu erreichen und dadurch die Arbeitsproduktivität zu erhöhen. Eingescannte oder digitale Unterlagen lassen sich mithilfe eines professionellen Dokumentenmanagements binnen weniger Sekunden suchen, bearbeiten, speichern und rückverfolgen.
Besonders bei der Rechnungsverarbeitung erleichtert dein DMS die Arbeit aufgrund automatisierter Prozesse und Workflows mit Freigabemöglichkeiten. Ein digitales Dokumentenmanagement zur Rechnungsverarbeitung erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch. Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, lassen sich mittels DMS schnell auslesen und mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Rechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor. Und das alles ganz unabhängig davon, ob eine Rechnung auf Papier, per E-Mail oder als Scan in Ihr Unternehmen kommt.
Voll integriert in ein immobilienwirtschaftliches ERP-System, wie iX-Haus ermöglicht einDMS eine deutliche Zeitersparnis und sorgt für einen besseren Informationsstand durch permanenten Zugriff auf alle notwendigen Stammdaten. Erstellte Dokumente können zwischen beiden System ausgetauscht werden und lassen sich dabei direkt verschlagworten, um sie in beiden System einfach zu suchen und anzuzeigen.
