DocuWare für die Süderelbe Immobilien GmbH

Die Süderelbe Immobilien GmbH bietet, neben der klassischen WEG-Verwaltung, die Mietverwaltung und die Vermarktung des Sondereigentums an. Das Unternehmen blickt auf eine über vierzigjährige Historie zurück. Wandel und moderner Anspruch in Verbindung mit Beständigkeit sind und bleiben Antrieb und Kern der Unternehmensphilosophie. Süderelbe Immobilien verwaltet Bestände im Hamburger Stadtgebiet, in Nord-Niedersachsen und in Schleswig-Holstein. Im Kerngeschäft vertrauen Eigentümergemeinschaften dem Unternehmen bereits seit über 30 Jahren.

Sie treffen auf Objektteams mit ausgebildeten, erfahrenen und freundlichen Immobilienkauffrauen und -kaufmännern und der spezialisierten WEG Buchhaltung. Diese werden durch Auszubildende, technische Mitarbeiter, Geschäftsführer und ein professionelles Backoffice ergänzt. Als Mitglied in den Verbänden IVD und VNWI stellt sich die Süderelbe Immobilien GmbH den Anforderungen an fachliche Qualität und verpflichten sich freiwillig zur ständigen Weiterbildung.

Ausgangssituation

Die Süderelbe Immobilien GmbH hat bereits sehr früh auf den Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagementsystems gesetzt. Das eingesetzte System war jedoch nicht in die Verwaltungssofware integriert, die Ablage der Dokumente erfolgte zum Teil unstrukturiert in verschiedenen Systemen, wodurch die Abbildung spezifscher Unternehmensprozesse nicht möglich war. Die systemseitig vorgegebene Ordnerbaumstruktur war nicht mehr zeitgemäß und erschwerte es mit den Dokumenten effizient und transparent zu arbeiten. Darüber hinaus war das Datenvolumen begrenzt und somit das nachhaltige Arbeiten mit Dokumenten und deren revisionssichere Ablage nicht sichergestellt.

Mit der Entscheidung für den Einsatz von iX-Haus, ging die Implementierung des vollständig in die Softwarelösung integrierten Systems für digitales Dokumentenmanagement, DocuWare, einher. Die erste große Herausforderung war es, die mehr als 125.000 vorhandenen Datensätze, überwiegend abgelegte Dokumente und E-Mails, strukturiert in das neue System zu überführen. Außerdem musste sichergestellt sein, dass das Zusammenspiel des Ablage- und Archivsystems mit der Verwaltungssofware prozessunterstützend abgebildet wird.

Projektbeschreibung

Die umfassende revisionssichere Archivierung der ein- und ausgehenden Dokumente inklusive der Ablage nach zuvor defnierten Workfows, bildete die Basis des Projekts. Der gesamte Schrifverkehr des Unternehmens wird gescannt, anschließend elektronisch verteilt und weiterbearbeitet. Darüber hinaus wurde der Prozess der Rechnungsverarbeitung digitalisiert und mit Hilfe der DocuWare-Integration von iX-Haus und entsprechenden Prozessen nahezu vollständig automatisiert.

Die zur Abbildung der digitalen Prozesse notwendigen Workfows, wurden im Projektworkshop mit der Geschäftsleitung und den handelnden Mitarbeitern der Süderelbe Immobilien erarbeitet und dokumentiert.

Das System wurde so konfguriert, dass sämtliche aus iX-Haus ausgehenden Dokumente automatisch archiviert, indiziert und der entsprechenden elektronischen Akte zugeführt werden. Der Prozess der Rechnungsbearbeitung sieht vor, dass die Rechnungen nachdem Sie eingescannt wurden mit Hilfe der OCR-Technologie (Optical Character Recognition), Intelligent Indexing, ausgelesen und in das Rechnungseingangsbuch von iX-Haus übertragen werden. Dort erfolgt die Rechnungsprüfung, um die nachgelagerten Prozesse wie Freigabe und Weiterleitung zur Zahlung, anzustoßen.

Mit iX-Haus und dem tiefgreifenden Funktionsumfang der DocuWare-Integration wird der schnelle Zugrif auf notwendige Dokumente jederzeit gewährleistet. Durch den konfgurierbaren Rechnungsfreigabeprozess im Rechnungseingangsbuch von iX-Haus, sowie bei Bedarf auch in DocuWare besteht die Möglichkeit die Verarbeitung von Rechnungen und Dokumenten ohne zeitliche Verzögerung abzubilden. Durch die Dokumentation vorgenommener Arbeitsschritte mithilfe von elektronischen Stempeln auf dem Dokument, kann der Bearbeitungsstand von den beteiligten Sachbearbeitern jederzeit eingesehen werden.

Fazit

Flexible Suchabfragen ermöglichen den direkten Zugriff auf Mieter-, Objekt,- Kreditor,- oder Projektakten. Die in DocuWare archivierten Dokumente lassen sich jederzeit aus allen Systemen aufrufen, der Anwender hat immer die Wahl, ob er in iX-Haus, iX-Haus plus oder in DocuWare sucht.
Zu jeder Buchung wird der Beleg in Sekundenschnelle gefunden - bei der Vorbereitung der Abrechnung, lassen sich auf Knopfdruck alle notwendigen Belege anzeigen.
Der E-Mail-Schriftverkehr wird gemäß gesetzlicher Bestimmungen (Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails) vorgangsbezogen und revisionssicher archiviert.

Die neuen Funktionalitäten bieten den Anwendern einen hohen Mehrwert und sind der Süderelbe Immobilien GmbH von großem Nutzen. Die Migration des Datenbestands erfolgte innerhalb zwei Wochen, die Einführung des neuen Systems verlief weitestgehend reibungslos und nach einer kurzen Eingewöhnungszeit, während der kleinere Anpassungen erarbeitet und durchgeführt wurden, ist die Nutzungsakzeptanz außergewöhnlich gut.

Kundenstimme

„Wir haben in unserem Unternehmen schon sehr früh erkannt, dass sich der Einsatz eines digitalen Ablagesystems für uns lohnt und haben bereits vor gut fünfzehn Jahren ein entsprechendes System installiert. Leider war dieser Anbieter zuletzt nicht mehr im Stande unsere Anforderungen abzubilden, so dass wir uns andere Produkte angesehen haben. Mit Crem Solutions haben wir bei der Einführung unserer kaufmännischen Lösung bereits gute Erfahrungen gemacht und wussten, dass das Unternehmen mit DocuWare ein leistungsfähiges System in iX-Haus integriert. Daher lag es für uns nahe uns für diese Lösung zu entscheiden. Dank der professionellen Unterstützung im Vorfeld und in der Umsetzungsphase, hat sich diese Entscheidung für uns bewährt.“

Petra Främbs
Projektleiterin DocuWare Einführung
Süderelbe Immobilien GmbH

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