Junge GmbH & Co. Vermögensverwaltungs KG

Die Junge GmbH & Co. Vermögensverwaltungs KG ist ein inhabergeführtes Unternehmen und bereits seit mehr als 50 Jahren erfolgreich auf dem Münchener Immobilienmarkt tätig.
Große Teile des Immobilienportfolios befinden sich seit Jahrzehnten im Unternehmensbesitz. Ziel ist es, die Werterhaltung der Bestandsimmobilien unter dem Aspekt bezahlbaren Wohnraum zu sichern und durch die Ausnutzung von Baureserven neuen Wohnraum zu schaffen.

Das erfahrene Verwaltungsteam behandelt Anliegen oder Probleme immer professionell und lösungsorientiert und wird dabei von einem eingespielten Team von Handwerken, die bestens mit den Gebäuden und Wohnungen vertraut sind, unterstützt.

Ausgangssituation

Voraussetzung für die Einführung von DocuWare war die schnelle Implementierung wärend des laufenden Geschäftsbetriebs. Daher musste selbstverständlich sichergestellt sein, dass es für die Mitarbeiter keine Beeinträchtigungen des operativen Geschäftes gibt.

Die Anforderung des Unternehmens war, dass alle in iX-Haus und iX-Haus plus erzeugten Dokumente automatisch in DocuWare abgelegt und revisionssicher archiviert werden. Dabei musste sichergestellt werden, dass diese Dokumente mit einem Klick aus iX-Haus und iX-Hausplus aufgerufen werden können.

Darüber hinaus sollte sowohl die postalische als auch die elektronische Korrespondenz mithilfe des Systems archiviert werden.

Projektbeschreibung

Im gemeinsamen Projektworkshop wurden die Projektziele, -schritte und der -ablauf definiert. Der Projektplan sah vor, das gesamte Projekt, inklusive Schulung der Anwender, innerhalb eines Arbeitstages zu realisieren.

Die Implementierung der Integration in das bestehende System wurde sorgfältig vorbereitet und problemlos umgesetzt. Parallel dazu erfolgte die Schulung der Mitarbeiter. Die Bedienung des Systems ist intuitiv und schnell erlernbar. Bereits nach kurzer Zeit sind sämtliche Anwender in der Lage, die gewünschten Funktionalitäten mit dem Programm abzubilden und Dokumente abzulegen, zu archivieren und nach der Verschlagwortung schnell wiederzufinden.

Sowohl ein- als auch ausgehende E-Mails werden in DocuWare vollautomatisch abgelegt und verschlagwortet. Gleichzeitig werden E-Mails der entsprechenden Mieterakte hinzugefügt und können aus iX-Haus und iX-Haus plus aufgerufen werden.

Damit wird sichergestellt, dass Dokumente (z.B. Rechnungen, Mahnungen oder BK-Abrechnungen) und E-Mails revisionssicher archiviert werden sowie schnell und einfach per Mausklick aufzurufen sind. Darüber hinaus wird der Exchange-Server spürbar entlastet.

Fazit

Dank sorgfältiger Vorbereitung wurde das System innerhalb der vorgesehenen Zeit schnell und reibungslos eingeführt. Individuelle Geschäftsprozesse und Wünsche sind bei der Softwarekonfiguration stets berücksichtigt worden. Das Zusammenspiel beider Systeme funktionierte von Beginn an einwandfrei.

Kundenstimme

„Die Voraussetzung zur Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems war, dass die Implementierung innerhalb kürzester Zeit erfolgt und den laufenden Betrieb in keinem Fall beeinträchtigt. In den vorbereitenden Gesprächen und der anschließenden Planungsphase hat sich relativ schnell herauskristallisiert, dass die gesetzten Ziele ehrgeizig aber dennoch zu realisieren sind. Darüber hinaus sind wir vom Mehrwert des Systems absolut überzeugt. Unser gesamtes Team arbeitet inzwischen routiniert mit dem Programm.

Karl Mario Junge, Geschäftsführer Junge GmbH & Co. VermögensVerwaltungs KG

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